Monitoring w miejscu pracy: kiedy nie można stosować takiej formy nadzoru

Pracodawca może stosować monitoring nie tylko w celu zapewnienia bezpieczeństwa, ale i kontroli jakości pracy pracowników. Bez względu na to, jaki jest to rodzaj monitoringu, trzeba spełnić pewne warunki, aby był on legalny.

Mimo że nie ma żadnych przepisów prawa, które wprost regulowałyby tę kwestę, należy uznać, że monitoring nie może naruszać prawa do prywatności ani dóbr osobistych pracownika. Ważną kwestią jest także obowiązek uprzedniego poinformowania pracownika o zakresie i rodzaju kontroli.

Monitoring musi mieć uzasadniony cel, a także być proporcjonalny (adekwatny) do tego celu. Oznacza to, że jeżeli można uzyskać zamierzony rezultat w formie, która w sposób mniej dokuczliwy ingeruje w prywatną sferę pracowników niż monitoring, to właśnie ta forma powinna być zastosowana w pierwszej kolejności. Monitoring musi więc być stosowany racjonalnie i jego zakres nie powinien wykraczać poza działania niezbędne do realizacji założonego celu. Przykładowo jeśli celem monitoringu jest zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pracy narażonych na podwyższone czynniki ryzyka, monitoring winien obejmować jedynie ten teren zakładu pracy, na którym narażeni na te czynniki pracownicy wykonują swoje obowiązki, a nie teren całego zakładu.

Priorytetowym zadaniem monitoringu powinno być stosowanie go w celu ochrony mienia (np. w sklepach, bankach) lub zapewnienia bezpieczeństwa (fabryki, kopalnie). Pracodawca jest również uprawniony do tego, aby sprawdzać jakość i sumienność pracy świadczonej przez pracowników, a także kontrolować, czy przekazane im narzędzia pracy nie są wykorzystywane do innych niepożądanych celów, np. prywatnych czy rozrywkowych. Stosowany monitoring nie może przy tym naruszać godności ani dóbr osobistych pracownika. Oznacza to m.in., że nie wolno instalować kamer w szatniach ani toaletach.

W związku z trwającymi pracami legislacyjnymi nad dostosowaniem polskiego prawa do Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) Parlamentu Europejskiego i Rady UE 27 kwietnia 2016 r., należy się spodziewać istotnych zmian w tym zakresie. Projekt zmian kodeksu pracy w tym zakresie został przygotowany przez Ministerstwo Cyfryzacji i zawiera szczegółowe regulacje w zakresie dopuszczalności stosowania monitoringu w zakładach pracy. Zgodnie z planowaną nowelizacją (dodanie w kodeksie pracy art. 22

) monitoring będzie mógł być stosowany wyłącznie dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoring w postaci rejestracji obrazu nie będzie mógł już stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika.Pracodawca będzie obowiązany informować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty w danej firmie nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu. Dodatkowo przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy, Pracodawca będzie zobowiązany poinformować go o stosowaniu monitoringu. Ostateczny kształt przepisów może ulec jeszcze zmianie, gdyż prace legislacyjne są w toku i nie zostały one do tej pory uchwalone przez parlament. Warto więc śledzić doniesienia prasowe na ten temat aby w razie uchwalenia nowelizacji w planowym brzmieniu, w porę dostosować wewnętrzne regulaminy i praktyki związane z monitoringiem do nowych przepisów prawa. Po wejściu w życie nowelizacji może się bowiem okazać, że monitoring stosowany w zakładzie pracy wyłącznie w celu kontroli wykonywania pracy jest działaniem nielegalnym.