W czasie epidemii praca zdalna stała się normą w wielu branżach. Mamy dobrą wiadomość dla pracodawców, którzy wypłacają rekompensaty z powodu większego zużycia energii i internetu oraz zakupu sprzętu elektronicznego czy biurowego. Skarbówka interpretuje przepisy na korzyść podatników. Wypłaconych pieniędzy nie trzeba doliczać do przychodu pracowników.

Ekwiwalent dla załogi

Pozytywną odpowiedź fiskusa (nr 0114-KDIP3-2.4011.817.2020.2.AK) otrzymała ostatnio spółka, która w marcu 2020 r. wprowadziła jako podstawową formę pracę zdalną, w trosce o zdrowie publiczne oraz własnych pracowników. Teraz postanowiła wypłacić załodze jednorazowy ryczałt w wysokości 300 euro. Ma im to zrekompensować zwiększone koszty mediów, m.in. prądu i wody oraz organizacyjne. Spółka wyjaśniła, że chodzi o koszty dostępu do internetu (w tym właściwej przepustowości), zakupu sprzętu elektronicznego, np. monitora, oraz mebli, czyli biurka i fotela. Przyjęcie jednakowej kwoty ryczałtu dla wszystkich pracowników wynika z zasady równego traktowania przy jednoczesnym ograniczeniu ingerencji w sprawy osobiste, które obejmują m.in. wysokość ponoszonych opłat.

Czytaj też: Przy pracy zdalnej nie ma podatku od rekompensaty za prąd

Spółka zapytała, czy w tej sytuacji musi doliczać załodze przychód i odprowadzać zaliczki na podatek. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odpowiedział, że nie. Przypomniał, że specjalne rozwiązania dla pracodawców wynikają z art. 3 ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19. Przepis ten stanowi, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz do trzech miesięcy po ich odwołaniu pracodawca może polecić załodze wykonywanie pracy zdalnej. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania zadań z domu oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca (art. 3 ust. 4 ustawy).

Może to mieć zatem charakter rzeczowy w postaci wyposażenia stanowiska pracy w narzędzia i materiały. Firma może także wypłacić świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Poza tym nie zostały spełnione kryteria wskazane w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2014 r. (sygn. K 7/13) dotyczące nieodpłatnych świadczeń. Zgodnie z wyrokiem świadczenie jest przychodem pracownika, jeśli skorzystał z niego dobrowolnie, we własnym interesie i poniósł korzyść.

Korzyść pracodawcy

Tymczasem w opisanej sytuacji – jak uzasadnia dyrektor KIS – kontynuacja pracy zdalnej ma na celu uchronienie pracowników przed zakażeniem oraz zapewnienie ciągłości pracy, więc pozostaje w ścisłym interesie spółki.

Autopromocja
PRENUMERATA 2022

Znacznie więcej o biznesie, finansach oraz prawie

Zaprenumeruj

„Świadczenie pieniężne przyznane przez wnioskodawcę w formie ryczałtu za zwiększone koszty prądu i wody oraz koszty organizacyjne pracownikom świadczącym pracę zdalną nie stanowią przychodu ze stosunku pracy" – uznał dyrektor KIS. Na wnioskodawcy jako płatniku nie ciąży więc obowiązek pobierania zaliczek na PIT.

Podobne rozstrzygnięcie zawarł fiskus w innej interpretacji (nr 0115-KDIT2.4011. 739.2020.1.RS). Sprawa dotyczyła spółki, która chce wypłacać pracownikom stały ekwiwalent, w wysokości 100–150 zł miesięcznie. Otrzymają go osoby, które co najmniej 60 proc. swojego wymiaru czasu pracy poświęcają na wykonywanie zadań zdalnie. Nie będą przedstawiać faktur ani innych dokumentów. Skarbówka zgodziła się, że taki ekwiwalent nie będzie ich przychodem.

Z danych GUS za 2020 r. wynika, że z powodu epidemii 10 proc. ogółu pracowników wykonywało swoje zadania zdalnie. W niektórych branżach, np. związanych z informacją i komunikacją, było to aż 60 proc.

Grzegorz Grochowina, szef zespołu zarządzania wiedzą w dziale doradztwa podatkowego w KPMG w Polsce

Od pewnego czasu organy podatkowe jednoznacznie wskazują, że wypłata ekwiwalentu za media czy niezbędny sprzęt potrzebny do wykonywania pracy zdalnej nie stanowi przychodu pracownika. Co ważne, nie ma znaczenia forma zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów. Pozytywne interpretacje to jednak rozwiązanie tymczasowe. Szkoda, że po roku od wybuchu epidemii nadal czekamy na przepisy, które kompleksowo uregulowałyby kwestię pracy zdalnej. Rozwiązałoby to wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców, zwłaszcza biorąc pod uwagę rosnącą popularność tej formy pracy. Przedstawione przez rząd propozycje wskazują, że zapisy w kodeksie pracy regulujące pracę zdalną mają mieć charakter na tyle ogólny, by pozostawić furtkę do uzgodnień między pracodawcami i pracownikami. Szczegółowe rozwiązania miałyby być zawarte np. w porozumieniach lub regulaminie wewnętrznym.