Urlop oddelegowanego pracownika - które przepisy obowiązują pracodawcę

Pracodawca, który wysyła pracowników do pracy w innym państwie członkowskim UE w ramach swobody świadczenia usług, musi zapewnić tym osobom płatny urlop wypoczynkowy na poziomie nie niższym niż obowiązujący w państwie przyjmującym (artykuł 3 ust. 1 pkt b Dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady). Od tej zasady Dyrektywa przewiduje pewne wyjątki.

Po pierwsze, ten obowiązek nie ma zastosowania w razie wstępnego montażu i/lub pierwszej instalacji wyrobów na dostawę wyrobów stanowiących nieodłączną część umowy, a które są niezbędne do uruchomienia dostarczonych wyrobów i wykonywane przez wykwalifikowanych i/lub wyspecjalizowanych robotników z przedsiębiorstwa dostawczego, jeśli okres delegowania nie przekracza 8 dni. Wyjątek ten nie ma jednak zastosowania do działań w dziedzinie prac budowlanych wymienionych w załączniku do Dyrektywy 96/71/WE.

Po drugie, przepisy danego państwa członkowskiego mogą wprowadzać dalej idące odstępstwa od obowiązku zapewnienia minimalnego wymiaru urlopu rocznego ze względu na niewielki zakres prac do wykonania. Zatem jeżeli pracodawca deleguje pracownika na stosunkowo krótki okres, warto, żeby sprawdził, czy państwo, do którego wysyła pracownika, wprowadziło takie dodatkowe odstępstwo, i czy zadania, które oddelegowany ma tam wykonać, odpowiadają kryteriom pracy o „niewielkim zakresie". Kryteria te określają poszczególne państwa członkowskie, które wprowadziły taki wyjątek.

Jeżeli pracodawca nie może skorzystać z żadnego wyjątku, musi dostosować wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika delegowanego w okresie jego pracy w innym państwie, tak aby nie był mniejszy niż gwarantowany osobom wykonującym stale pracę w tym państwie.

Roczny wymiar

Ustalenie właściwego wymiaru urlopu wymaga porównania przepisów prawa polskiego i państwa przyjmującego, określających roczny wymiaru urlopu. Przy czym proste porównanie liczby dni urlopu należnego w Polsce i za granicą może być mylące z powodu różnic w określeniu wymiaru urlopu.

Długość urlopu może być uzależniona od dodatkowych okoliczności dotyczących indywidualnego pracownika. Zgodnie z polskimi przepisami takimi okolicznościami są np. staż pracy i wykształcenie oraz to, czy jest to pierwszy urlop czy kolejny.

Przykład

Wynik porównania

W Hiszpanii minimalny wymiar urlopu wynosi 30 dni kalendarzowych. Przysługuje każdemu pracownikowi bez względu na staż pracy. W Irlandii minimalny urlop roczny wynosi 4 tygodnie robocze w każdym roku zatrudnienia. Z kolei w Wielkiej Brytanii każda osoba pracująca w pełnym wymiarze godzin (5 dni w tygodniu) ma prawo do co najmniej 28 dni wolnego (5 dni x 5,6). Pracodawca może jednak wliczyć do tego wymiaru tzw. Bank Holidays, czyli dni ustawowo wolne od pracy, jeżeli faktycznie daje pracownikom wolne w te dni (nie jest to obowiązkowe).

Tymczasem w Polsce roczny wymiar urlopu wynosi 20 lub 26 dni i udziela się go na dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Prawo do urlopu w wymiarze 26 dni urlopu wynikające z polskich przepisów jest bardziej korzystne niż urlop w wymiarze 30 dni kalendarzowych wynikający z przepisów hiszpańskich albo 4 tygodni roboczych wynikający z przepisów irlandzkich. Natomiast wymiar roczny urlopu wypoczynkowego w Wielkiej Brytanii może być wyższy niż przewiduje polskie prawo. Będzie tak, gdy pracodawca, u którego wykonuje pracę delegowany pracownik, przyznaje wolne za święta religijne lub państwowe w innych dniach.

Start lub koniec w trakcie roku

Może powstać wątpliwość, czy w przypadku, gdy pracownik przez część roku kalendarzowego wykonuje pracę w Polsce, a przez część roku jest delegowany za granicę, wymiar przysługującego mu urlopu można ustalić proporcjonalnie do okresu wykonywania pracy w każdym z państw. Literalne brzmienie Dyrektywy 96/71/WE wskazuje, że pracownik powinien mieć prawo do rocznego wymiaru płatnego urlopu i nie uzależnia tego prawa od okresu delegowania. Co więcej, również w świetle polskich przepisów pracownik, co do zasady, nabywa prawo do urlopu z początkiem roku kalendarzowego. Teoretycznie może on od razu wykorzystać cały przysługujący mu urlop, co wskazywałoby na brak podstawy do wyliczania urlopu proporcjonalnie. Należy jednak uznać, że dopuszczalne będzie ustalenie proporcjonalnego wymiaru urlopu na czas oddelegowania krótszego niż rok kalendarzowy, jeżeli przepisy państwa przyjmującego przewidują proporcjonalne nabywanie prawa do urlopu w trakcie danego roku.

Wydaje się, że ustalenie proporcjonalnego wymiaru urlopu zależy od tego, czy prawo danego państwa przewiduje stopniowe nabywanie tego prawa w trakcie roku kalendarzowego lub urlopowego.

Przykład

Praca w Irlandii

W Irlandii faktyczny wymiar urlopu wypoczynkowego w danym roku (liczonym na użytek urlopów: od kwietnia do marca kolejnego roku) zależy od czasu przepracowanego przez pracownika. Osobom zatrudnionym na pełny etat przysługuje tydzień urlopu co 3 miesiące. Osobom, które przepracowały 1365 godzin w danym roku przysługuje pełny, 4-tygodniowy urlop, chyba że pracownik zmienił w czasie tego roku miejsce zatrudnienia. Jeżeli ogólna liczba godzin przepracowanych w ciągu roku, za który przypada urlop, nie osiągnie 1365 godzin, wtedy pracownik nabywa prawo do urlopu w oparciu o faktycznie przepracowany okres w danym roku. Przy obliczaniu liczby dni płatnego urlopu, poza przepracowanymi godzinami, pracodawca uwzględnia czas spędzony na urlopie wypoczynkowym, urlopie macierzyńskim, urlopie rodzicielskim, urlopie „z powodu siły wyższej", urlopie adopcyjnym, a także okres pierwszych 13 tygodni urlopu opiekuńczego. Pracownicy nie nabywają prawa do urlopu wypoczynkowego za okres zwolnienia lekarskiego, zwolnienia z powodu wypadku przy pracy, czasowego zwolnienia z pracy lub przerwy w pracy zawodowej. Podane reguły mogą mieć zastosowanie do obliczania wymiaru rocznego urlopu wypoczynkowego polskiego pracownika w okresie delegowania do pracy w Irlandii.

Zasady udzielania

Urlop powinien być planowany i udzielany pracownikowi na zasadach wynikających z polskich przepisów – a więc zgodnie z planem urlopów przy uwzględnieniu wniosków pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy albo po porozumieniu z zatrudnionym.

W państwie, do którego pracownik jest delegowany, pracodawca może mieć jednak większy niż w Polsce wpływ na określenie terminów urlopu pracownika (np. może mieć prawo odmowy udzielenia urlopu przez 14 dni kalendarzowych), a nawet może mieć prawo ustalić urlop dla wszystkich pracowników w tym samym czasie w związku z zamknięciem zakładu pracy na okres świąteczny lub wakacyjny. Prawo państwa przyjmującego może również nie przewidywać prawa pracownika do skorzystania z urlopu na żądanie w trybie wynikającym z polskich przepisów.

W takim przypadku rodzi się wątpliwość, czy inny sposób ustalania terminów urlopu wypoczynkowego może obejmować także pracownika delegowanego.

Przykład

angielskie reguły

W Wielkiej Brytanii termin składania podań o urlop jest co najmniej dwa razy dłuższy niż liczba dni urlopu. Zatem jeżeli pracownik chce skorzystać z jednego dnia urlopu, musi złożyć podanie minimum 2 dni przed, chyba że umowa o pracę mówi coś innego. W Polsce pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie w wymiarze do 4 dni w roku składając wniosek najpóźniej w dniu udzielenia urlopu.

Dyrektywa 96/71/WE nie daje żadnych wskazówek, w jaki sposób rozstrzygnąć kolizję norm prawnych w tym zakresie. Wydaje się, że nie ma prawnych argumentów za tym, aby odmówić pracownikowi delegowanemu skorzystania z zasad, jakie obowiązują w Polsce. Takie rozwiązanie kolizji norm może być jednak znaczącym utrudnieniem dla organizacji pracy zakładu w państwie, gdzie pracownik jest delegowany, a w określonych przypadkach może być w ogóle niemożliwe do wykonania – np. gdy zakład jest zamknięty przez określony czas w roku kalendarzowym. Dlatego jedynym wyjściem w takiej sytuacji jest:

- odpowiednie ustalenie zasad udzielania urlopu wypoczynkowego w porozumieniu z pracownikiem jeszcze przed rozpoczęciem delegowania (w aneksie na czas delegowania) i wyłączenie pewnych zasad dotyczących korzystania z urlopu, albo

- ustalenie z góry po porozumieniu z pracownikiem terminów urlopu w okresie oddelegowania, w których zatrudniony na pewno powinien mieć wolne z uwagi na wymagania organizacyjne zakładu, do którego jest kierowany.

Ryzyko naruszeń

Należy również wziąć pod uwagę, że w państwie przyjmującym mogą obowiązywać bardziej liberalne lub bardziej rygorystyczne przepisy dotyczące udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych w danym roku. Gdyby pracownik nie korzystał z urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym z uwagi na to, że jest oddelegowany do innego kraju, po ustaleniu z polskim pracodawcą, że skorzysta z tego urlopu już po zakończeniu okresu delegowania, do 30 września kolejnego roku, może wystąpić ryzyko, że takie uzgodnienie zostanie ocenione przez organ kontroli państwa przyjmującego za naruszenie obowiązku zapewnienia pracownikowi minimalnego wymiaru urlopu wypoczynkowego obowiązującego w państwie przyjmującym.

Przykład

minimalny wypoczynek

W Wielkiej Brytanii umowa o pracę powinna zawierać informacje, jak wiele dni urlopu może być przeniesione na następny rok. Jeżeli pracownik otrzymuje minimalne 28 dni urlopu, z jego urlopu na następny rok można przenieść maksymalnie 8 dni. Pozostałe dni wypoczynku trzeba wybrać w danym roku. Pracodawca nie ma prawa odmówić wykorzystania urlopu w wymiarze 20 dni. Jeżeli pracownik otrzymuje urlop dłuższy niż 28 dni, pracodawca może pozwolić na przeniesienie „nadwyżki" niewykorzystanego urlopu. Część lub całość niewykorzystanego urlopu można przenieść na następny rok urlopowy jedynie wtedy, gdy pracownik nie może wykorzystać całego urlopu, bo np. jest już na innego rodzaju urlopie (np. urlop chorobowy, macierzyński lub wychowawczy).

Prawo pracodawcy do odwołania pracownika z urlopu, czy też prawo do co najmniej jednej części urlopu trwającej nie mniej niż 14 dni kalendarzowych, wykonywać należy zgodnie z polskimi przepisami.

Podstawa prawna

Dyrektywa 96/71/WE przewiduje obowiązek zapewnienia minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych obowiązującego w państwie przyjmującym. Obowiązek ten nie obejmuje korzystania z innych urlopów czy płatnych zwolnień od pracy. W tym zakresie zastosowanie powinny znaleźć polskie przepisy, którym podlega umowa o pracę pracownika.

Pracownik delegowany zachowa więc prawo do zwolnienia od pracy w razie swojego ślubu w wymiarze 2 dni, natomiast nie musi mieć zapewnionego prawa do skorzystania z urlopu czy zwolnienia, które nie wynika z polskich przepisów.

Przykład

Urlop okolicznościowy

W Hiszpanii obowiązują znacznie dłuższe terminy urlopów okolicznościowych i wynoszą:

- 15 dni w przypadku ślubu,

- 3 dni w razie urodzenia się dziecka pracownika,

- 3 lub 4 dni w razie wypadku lub śmierci bliskiej osoby,