Roczne sprawozdania finansowe - zamieszanie z numerami PESEL członków zarządu

Zgodnie z nowymi przepisami złożenie rocznych sprawozdań finansowych oraz uchwał w sprawie ich zatwierdzenia i podziału zysku albo pokrycia straty powinno nastąpić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego w tym celu przez ministra sprawiedliwości.

Publikacja: 30.03.2018 06:30

Roczne sprawozdania finansowe - zamieszanie z numerami PESEL członków zarządu

Foto: 123RF

15 marca br. weszła w życie ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, która – oprócz szeregu innych zmian – zawiera dość niepozorny przepis. Art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, bo o nim mowa, stanowi w swoim ust. 1, że sprawozdania finansowe, uchwały je zatwierdzające itp. należy odtąd składać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości (dotąd zgłoszeń dokonywało się we właściwym sądzie rejestrowym w formie papierowej). To, co istotnie niepozorne w art. 19e ustawy o KRS, to fragment ust. 2, który stanowi, że takiego zgłoszenia dokonuje (opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) „co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze [przedsiębiorców], wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator".

Przepis ten budzi wiele wątpliwości i prowokuje do zadania szeregu pytań. Odnieśmy się przynajmniej do części z nich. Dla uproszczenia będziemy odwoływać się wyłącznie do członka zarządu, z jednym tylko zastrzeżeniem – o którym będzie mowa pod koniec.

- Co z członkiem zarządu (jeszcze) nieujawnionym w KRS

Wpis w KRS dotyczący członka zarządu ma charakter deklaratoryjny. Oznacza to, że nowo powołany członek zarządu zyskuje pełne prawo reprezentowania spółki (w granicach określonych w umowie spółki albo statucie) bez względu na datę wpisania jego danych do rejestru. Art. 19e ust. 2 ustawy o KRS wydaje się wprowadzać wyjątek od tej ogólnej zasady. Na mocy tego przepisu pełne prawo reprezentowania spółki można bowiem uzyskać dopiero z chwilą wpisu do rejestru (wcześniej, nawet gdyby w spółce ustanowiony był jednoosobo- wy zarząd, nie będzie on spełniał ustawowych kryteriów określonych w art. 19e ust. 2 ustawy o KRS).

- Czy ustawa wprowadza wyjątek od ogólnych zasad reprezentacji

W przypadku spółek kapitałowych ogólną zasadą jest reprezentacja spółki przez dwóch członków zarządu. Często zasada ta bywa modyfikowana i poszczególnym członkom zarządu przyznawany jest różny rodzaj uprawnień do reprezentacji (np. prezes zarządu jednoosobowo, zaś inni członkowie zarządu wyłącznie dwuosobowo). Art. 19e ust. 2 ustawy o KRS wydaje się modyfikować tę regułę. Nie tylko (wbrew Kodeksowi spółek handlowych, ale i konkretnej umowie spółki czy statutowi) przyznaje jednoosobowe prawo dokonywania zgłoszeń każdemu z członków zarządu lub raczej tylko temu członkowi zarządu, który posiada numer PESEL i jest wpisany do KRS, ale także wyłącza to prawo w odniesieniu do innych członków (odpowiednio, nieposiadających numerów PESEL lub niewpisanych do KRS).

- Czy zatem w zarządzie spółki powinna być co najmniej jedna osoba posiadająca numer PESEL

Na to pytanie należy odpowiedzieć jednoznacznie negatywnie. Brak jest bowiem podstaw do tego by przyjąć, że art. 19e ust. 2 ustawy o KRS stanowi lex specialis w stosunku do art. 18 § 1 k.s.h., zgodnie z którym członkiem zarządu może być w zasadzie każda osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.

- Co zrobić, gdy w zarządzie nie ma żadnej osoby posiadającej numer PESEL – najczęściej tak jest, gdy w zarządzie są sami cudzoziemcy i to niezamieszkujący w Polsce?

Choć w art. 19e ust. 7 ustawy o KRS przewidziano możliwość dokonania zgłoszenia w przypadku, gdy weryfikacja danych (numeru PESEL i faktu wpisania do KRS) okaże się negatywna, w praktyce system teleinformatyczny tego jednak w tej chwili nie umożliwia. To zaś oznacza, że uczynienie zadość obowiązkowi zgłoszenia dokumentów finansowych, wynikającemu z art. 69 ustawy o rachunkowości, może ukazać się niemożliwe, gdy w zarządzie brak jest osób spełniających kryteria z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS.

Uprzedzając – słuszne zresztą – postulaty, by w takim przypadku dopuścić składanie dokumentów na dotychczasowych zasadach (ale z odpowiednim wyjaśnieniem), warto zauważyć, że obecnie nie jest to możliwe, ponieważ 19e ust. 1 ustawy o KRS wyraźnie stanowi, że złożenie dokumentów finansowych następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Co więcej, od 1 października br. sprawozdania finansowe będą musiały być sporządzane w formie elektronicznej (i oparzone kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi albo podpisami potwierdzonymi profilem zaufanym ePUAP). Tym samym złożenie ich w formie papierowej stanie się ostatecznie niewykonalne.

- Jakie są sankcje za niezłożenie dokumentów

Warto pamiętać, że w przypadku niezłożenia dokumentów finansowych (jak się wydaje – w wymaganej formie) członkom zarządu grożą określone sankcje. W szczególności chodzi o odpowiedzialność karną przewidzianą w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Stąd płynie wniosek, że konieczne jest znalezienie rozwiązania, które mogłoby zadziałać w przypadku, gdy w zarządzie danej spółki brak jest osoby spełniającej kryteria wskazane w art. 19e ust. 2.

- Powtarzając więc zadane wcześniej pytanie – czy w takiej sytuacji należy uzupełnić skład zarządu o osobę spełniającą wymogi z art. 19e ust. 2?

Oczywiście można i, być może, w praktyce, okaże się to rozwiązaniem najłatwiejszym. Ale, mając na uwadze czysto techniczny charakter przepisu, trudno uznać, że jest wystarczającym uzasadnieniem dla dokonywania zmian (zważywszy na to jaki jest zakres kompetencji zarządu, ale i odpowiedzialność jego członków).

- Czy można więc nadać numery PESEL członkom zarządu, a jeśli tak, to któremu

Można. Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 3 ustawy o ewidencji ludności o nadanie numeru PESEL może ubiegać się cudzoziemiec zamieszkujący w Polsce.

- Co jednak w przypadku, gdy członek zarządu, będący cudzoziemcem, nie mieszka w Polsce

W takim przypadku można by uznać, że na gruncie art. 7 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności w zw. z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS, prawo (a w zasadzie obowiązek) uzyskania numeru PESEL przysługiwałoby każdemu z członków zarządu. Tym samym, art. 19e ust. 2 ustawy o KRS stanowiłby ów przepis szczególny nakładający obowiązek posiadania numeru PESEL ( bez tego numeru nie byłoby przecież możliwe uczynienie zadość normie z art. 19e ust. 2).

- Problemów jest jednak więcej

Oczywiście poruszone kwestie to tylko wierzchołek góry lodowej. Dalsze problemy wiążą się z samą procedurą uzyskiwania numeru PESEL (tę, szczęśliwie, można przejść za pośrednictwem pełnomocnika) i dalej uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego (jak się wydaje, wyłącznie „polskiego") albo profilu zaufanego ePUAP. Są to oczywiście kwestie techniczne, niemniej bardzo istotne w przypadku cudzoziemców (członków zarządu), którzy nie zamieszkują w Polsce.

Powyższe rozważania w praktyce dotyczą przede wszystkim spółek kapitałowych (choć odpowiednio odnoszą się do spółek osobowych). To, czego ustawodawca w ogóle nie przewidział, to jednak sytuacja spółek osobowych, w których jedynymi wspólnikami prowadzącymi sprawy spółki są zagraniczne osoby prawne.

Zdaniem autorów

Izabela Zielińska- Barłożek, radca prawny, wspólnik w praktyce transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Maciej Szewczyk, radca prawny w praktyce transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Podsumowując, wydaje się, że za sprawą dość niefortunnego odwołania do numeru PESEL w art. 19e ust. 2 ustawy o KRS w praktyce wprowadzono spory zamęt. O tym, że jest to odwołanie niefortunne świadczą także okoliczności, w jakich w przepisie to odwołanie się pojawiło. Miało to bowiem miejsce w trakcie prac podkomisji sejmowej, zaś jedynym (!) uzasadnieniem dopisku dotyczącego numeru PESEL była chęć „podkreślenia, że zgłoszenie podpisuje wyłącznie osoba fizyczna". Zupełnie nie uwzględniono więc przy tym faktu, iż nie każda osoba fizyczna posiada numer PESEL.

W analizowanej kwestii wiele będzie zatem zależało od podejścia sądów rejestrowych rozpatrujących konkretne zgłoszenia oraz od organów odpowiedzialnych za nadawanie numerów PESEL.

15 marca br. weszła w życie ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, która – oprócz szeregu innych zmian – zawiera dość niepozorny przepis. Art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, bo o nim mowa, stanowi w swoim ust. 1, że sprawozdania finansowe, uchwały je zatwierdzające itp. należy odtąd składać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości (dotąd zgłoszeń dokonywało się we właściwym sądzie rejestrowym w formie papierowej). To, co istotnie niepozorne w art. 19e ustawy o KRS, to fragment ust. 2, który stanowi, że takiego zgłoszenia dokonuje (opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) „co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze [przedsiębiorców], wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator".

Pozostało 89% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów