Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kończy już prace nad przepisami wykonawczymi do nowelizacji kodeksu pracy pozwalającej na cyfryzację archiwów pracowniczych. Świadczy o tym najnowsza wersja projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, jaka ukazała się właśnie na stronach Rządowego Centrum Legislacji. Okazuje się, że przedsiębiorcy, którzy będą chcieli zrezygnować z konieczności przechowywania papierowych dokumentów, powinni przyszykować się na rewolucję.

Czytaj także: Dokumentacja pracownicza w elektronicznej formie to same korzyści

– W stosunku do poprzedniej wersji projektu najnowszy tekst oceniam jako bardziej dostosowany do potrzeb i możliwości służb kadrowych – komentuje Piotr Wojciechowski, adwokat, specjalista w zakresie prawa pracy. – Przybędzie nowa teczka, w której będą gromadzone informacje o karach nakładanych na pracowników, dzięki czemu łatwiej niż dotychczas będzie można usuwać z akt informacje na ten temat po zatarciu kary. Mam jednak wrażenie, że ustawodawca zatrzymał się w połowie drogi z cyfryzacją dokumentów pracowniczych. Zgodnie z kodeksem pracy umowę o pracę nadal można podpisać wyłącznie w formie papierowej. To samo dotyczy ewidencji czasu pracy, informacji o warunkach zatrudnienia, jakie każdy pracownik musi otrzymać.

Zdaniem Wojciechowskiego dobrze byłoby, gdyby wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników mogły być generowane i udostępniane im w formie elektronicznej.

Prawnicy wczytujący się w nowe przepisy obawiają się jeszcze jednego. Chodzi o zapisany w projekcie obowiązek przetrzymywania przez pracodawcę potwierdzania, że pracownik zapoznał się z danym dokumentem. Nawet jeśli otrzymał go w drodze cyfrowej. Nowe przepisy nie mówią jednak, czy wystarczy w takiej sytuacji zwykła odpowiedź przesłana przez pracownika mailem typu: „zapoznałem się z treścią dokumentu", aby uznać ten obowiązek za wypełniony. Tym bardziej że kontrolą jego przestrzegania zajmie się po zmianach Państwowa Inspekcja Pracy, która bardzo restrykcyjnie podchodzi do takich obowiązków. Może się więc skończyć na tym, że po przeczytaniu maila od pracodawcy zatrudniony będzie musiał zanieść do kadr papierowe potwierdzenie, że zapoznał się z informacją. A obowiązek potwierdzenia dotyczy przecież dość poważnych spraw. Jak np. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacjami o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu w miejscu pracy.

Idąc dalej, pracodawca, który będzie prowadził dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie elektronicznej, będzie musiał poddać te papierowe dokumenty cyfryzacji. Wtedy zaś (zgodnie z nowelizacją kodeksu pracy, której rozwiązania rozporządzenie tylko powtarza) będą one mogły zostać zeskanowane wyłącznie przez pracownika dysponującego kwalifikowanym podpisem elektronicznym czy tzw. pieczątką cyfrową. Może się okazać, że mniejsze firmy, by tego uniknąć, zostaną przy starym sprawdzonym papierze.

Opinia

Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP

Przedsiębiorcy, którzy będą chcieli skorzystać z możliwości przechowywania akt pracowniczych w formie cyfrowej, staną przed trudnym zadaniem. Nowe regulacje przewidują bowiem rozrost gromadzonej dokumentacji w kierunku przechowywania także potwierdzenia od pracownika, że zapoznał się z cyfrowym dokumentem. Najlepszym tego przykładem może być określony w § 6 pkt 1 obowiązek przetrzymywania rozkładów czasu pracy z potwierdzeniem, że pracownik je otrzymał. Takie potwierdzenie w praktyce można uzyskać jedynie na piśmie, a następnie zeskanować do systemu cyfrowego. A będzie mógł to zrobić wyłącznie pracownik kadr dysponujący kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Potrzeba będzie wielu miesięcy, aby stworzyć systemy informatyczne zdolne obsłużyć nowe przepisy.

Autopromocja
Historia Uważam Rze

Teraz z darmową dostawą i e‑wydaniem gratis!

ZAMÓW