Do tych regulacji należą procedury postępowania w określonych sytuacjach występujących między pracownikami a przełożonymi, klientami czy kontrahentami oraz kodeksy etyczne. Przywędrowały do nas z europejskich krajów zachodnich oraz Stanów Zjednoczonych i zyskują na popularności. Standardem jest już, że jeśli działająca w Polsce firma jest spółką córką lub oddziałem zagranicznego koncernu, w niej też obowiązuje kodeks etyczny.

Jak daleko może u nas sięgać moc takich przepisów, świadczy wyrok Sądu Najwyższego z 5 marca 2007 r. (I PK 228/06). Uznał w nim, że pracodawca może zwolnić dyscyplinarnie menedżera, jeśli nie chce on podpisać deklaracji lojalnościowej wobec firmy. Grupa kapitałowa, do której należała spółka zatrudniająca menedżera, ustanowiła szczególne wymogi dotyczące norm etycznych, klarowności struktur oraz zasad kontrolowania obiegu poufnych informacji o działaniu firmy. Wszystkich zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych zobowiązano do zapoznania się z zasadami oraz podpisania dokumentu zawierającego ich określenie. Jeden z menedżerów, właśnie ten, którego dotyczył wyrok SN, jako jedyny spośród 366 osób po przeczytaniu dokumentu odmówił podpisania deklaracji. Nie podobało mu się to, że formularz zawierał zbyt wiele odniesień do prawa amerykańskiego i firma każe go stosować kierownikom.

Tymczasem SN przyznał, że pracodawcy mogą formalizować zasady postępowania kadry kierowniczej, dążąc do zapewnienia właściwych relacji między pracownikami, a także zabezpieczenia tajemnic związanych z działalnością i strukturą firmy. Zamierzone cele można osiągnąć, wprowadzając specjalne procedury lub przedstawiając kierownikom deklaracje zobowiązujące do ich przestrzegania. Ponieważ kadra kierownicza jest obdarzana zaufaniem władz oraz bezpośrednio zarządza zatrudnionymi, wolno rozwiązać umowę o pracę z osobą, która odmawia podpisania przygotowanego przez pracodawcę zbioru reguł postępowania.

Kodeks etyczny nie zawiera norm prawnych, ale normy postępowania ustanowione przez firmę. Mogą one dotyczyć najróżniejszych zagadnień, od bardzo ogólnych, dublujących ogólne przepisy, np. zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu, poprzez ustalone zasady obiegu dokumentów czy dokonywania płatności przez firmę, aż do warunków e-mailowej korespondencji między pracownikami czy obowiązku przestrzegania zasad dotyczących służbowego stroju. Jak zauważa Grzegorz Orłowski, radca prawny w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak, zasady te konkretyzują sposób wykonywania obowiązków pracowniczych u pracodawcy i służą dyscyplinowaniu podwładnego.

W polskich oddziałach zagranicznych koncernów wszystkie dokumenty z zakresu prawa pracy muszą być przygotowane po polsku

Jeśli jednak staną się elementem stosowanego w zakładzie układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub umowy o pracę, to za ich złamanie mogą grozić surowe konsekwencje, łącznie z natychmiastowym rozstaniem z pracownikiem. Warunek: wewnętrzne regulacje muszą być wprowadzone zgodnie z polskimi przepisami, nie mogą zawierać postanowień sprzecznych z powszechnie obowiązującymi regulacjami, a pracownik musi je znać. Tu trzeba więc odwołać się do zasad dotyczących regulaminu pracy.

W myśl art. 104 § 1 k.p. regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u pracodawcy. Jakie to mogą być sposoby? Są to wszelkie formy umożliwiające zatrudnionym zapoznanie się z jego treścią. Przykładowo będzie to rozesłanie tekstu regulaminu na skrzynki e-mailowe pracowników, wywieszenie jego postanowień na tablicy ogłoszeń czy indywidualne ich wręczenie każdemu pracownikowi.

Z treścią regulaminu trzeba zapoznać pracownika, zanim rozpocznie pracę. Szef musi mieć pisemne tego potwierdzenie. Przechowuje je w aktach pracowniczych (§ 1 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Pracownicy powinni wystrzegać się podpisywania oświadczeń bez uprzedniego przeczytania regulaminu pracy. Dlaczego? Mogą w nim być np. sprecyzowane informacje, które pracodawca uważa za objęte jego tajemnicą (art. 100 § 2 pkt 4 k.p.). Wówczas, gdy podwładny ją naruszy, a bez czytania podpisał regulamin, skutecznie pociągnie się go do odpowiedzialności. Nie może się wtedy bronić, że nie zapoznał się z jego treścią.

Autopromocja
FIRMA.RP.PL

Sprawdzona, pogłębiona i kompleksowa wiedza dla MŚP

CZYTAJ WIĘCEJ

Szefom przypominamy też o jeszcze jednym obowiązku. Na żądanie pracownika muszą wyjaśnić wątpliwości wynikające z treści regulaminu (art. 94 pkt 1 k.p.).

Pracownik naruszył obowiązujący w firmie kodeks etyczny, zabraniający zamieszczania w serwisie firmowym tekstów reklamowych. Pracodawca postanowił go ukarać, powołując się na to, że choć kodeks etyczny jest oddzielnym dokumentem, jednocześnie jest częścią obowiązującego w firmie regulaminu pracy. Tymczasem przed podjęciem zatrudnienia pracownik nie został z nim zapoznany, a tym bardziej nie potwierdzał podpisem, że przeczytał kodeks etyczny. Dzięki temu uniknął odpowiedzialności za swoje zachowanie.

Najczęściej firmy przy zatrudnieniu wręczają pracownikowi komplet dokumentów, z którymi musi się on zapoznać i podpisać. Jednym z nich bywa także kodeks etyczny, choć lektura tego zbioru – z powodu jego obszerności – może zająć nawet kilka godzin. Brak podpisu pracownika pod tym dokumentem nie oznacza jednak, że może on czuć się zwolniony z obowiązku przestrzegania jego postanowień. Pracodawcy nie będzie trudno udowodnić, że zdołał podwładnego zapoznać z tym aktem. A to dlatego że najczęściej jego pisemna forma nie jest jedyna. Funkcjonuje on także wśród firmowych dokumentów w wewnętrznej sieci. Często też jest wywieszony na zakładowej tablicy ogłoszeń. Jego znajomość wynika także z dyskusji nad postanowieniami, które mają się zmienić lub zostaną dopiero wprowadzone. Ponadto sam fakt zaznajomienia się z tymi przepisami wynika z wcześniejszego nienagannego postępowania pracownika. Na ogół bowiem firmowe zasady etyczne nie odbiegają od tego, co powszechnie uważa się za właściwe zachowanie w zakładzie. Przykładowo chodzi o odpowiednie relacje między pracownikami a przełożonymi czy pracownikami a klientami i dostawcami, przestrzeganie zasad i przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, zakaz dyskryminacji, zakaz konkurencji, zakaz korupcji.

Problem może być jednak w tych firmach, które usiłują przekonać swoich pracowników do podpisania kodeksu etycznego, a dokument ten jest spisany w języku obcym, np. angielskim. Zwraca na to uwagę Marcin Wojewódka, radca prawny w Wojewódka Pabisiak Kancelaria Radców Prawnych. Najczęściej zdarza się to w polskich oddziałach zagranicznych koncernów. Tymczasem zgodnie z ustawą o języku polskim wszystkie dokumenty z zakresu prawa pracy muszą być przygotowane po polsku. Pracownik może więc skutecznie odmówić podpisania kodeksu etycznego, nawet gdy biegle posługuje się językiem, w którym jest on sporządzony, i zażądać przedstawienia mu tego dokumentu w języku polskim.

Uwzględniając te ograniczenia, pracodawcy wolno samodzielnie kształtować obowiązujące u niego regulacje dotyczące etycznego postępowania w zakładzie. Jedyny jednak wymóg dotyczy wydania regulaminu pracy i wiąże pracodawców zatrudniających 20 pracowników (art. 104 § 2 k.p.), jeśli nie obowiązuje u niego układ zbiorowy pracy.

Nie wszędzie więc układowi czy regulaminowi pracy będą towarzyszyć dodatkowe postanowienia sformalizowanego kodeksu etycznego. Nie w każdej firmie zresztą przybierają one taką postać. Niekiedy są to luźne zasady lub procedury postępowania, o czym piszemy obok.

— współpraca Adam Maciejewski

I. Przestrzeganie podstawowych praw

1. Przestrzeganie prawa

2. Zakaz pracy dzieci

3. Eliminacja wszelkich form pracy przymusowej

4. Poszanowanie środowiska naturalnego

5. Propagowanie bezpieczeństwa i higieny pracy

II. Rozwój dialogu gospodarczego i społecznego

1. Wolność słowa i dialogu społecznego

2. Prawo do stowarzyszania się i wolność związków zawodowych

3. Polityka umów

4. Reorganizacje przemysłowe i socjalne

III. Rozwój kompetencji

1. Równe traktowanie

2. Integracja i rozwój szkoleń

3. Ewolucja zawodowa i kompetencje

IV. Etyka i zasady postępowania

1. Wykorzystywanie środków, usług i majątku koncernu

1.1. Zakaz finansowania działalności politycznej

1.2. Zakaz dokonywania niezgodnych z prawem płatności

na rzecz władz administracyjnych lub ich pracowników

1.3. Zgodność z prawem sprawozdań finansowych, ksiąg rachunkowych i dokumentacji

2. Kontakty z klientami, usługodawcami i dostawcami

2.1. Ograniczenia dotyczące prezentów i rozrywek dla klientów i/lub usługodawców

2.2. Wybór dostawców towarów i usług

2.3. Konsultanci i inni usługodawcy

2.4. Zakaz dokonywania inwestycji u dostawców

2.5. Zakaz dokonywania zakupów towarów i usług na potrzeby prywatne od dostawców

3. Przestrzeganie prawa w zakresie konkurencji

4.1. Poufność danych osobowych pracowników

4.2. Poufność i ochrona majątku, dokumentów i danych koncernu

5. Lojalność i wyłączność

6. Konflikt interesów

7. Dbałość o majątek koncernu

V. Przypadki naruszenia kodeksu etycznego

1. Wewnętrzna procedura zawiadamiania o naruszeniach

2. Specjalna procedura zawiadamiania o naruszeniach

Znajomość kodeksu etycznego wśród załogi hamuje niepożądane zachowania w firmie, np. korupcję czy mobbing. Pozwala to uniknąć ewentualnych procesów sądowych

Dzięki ustaleniu jednolitych standardów zachowań pracowników w dużych firmach można spodziewać się, że to co w Polsce będzie nagannym postępowaniem zatrudnionego, tak samo zostanie potraktowane przez niemiecki czy meksykański oddział firmy. Przykładowo we wszystkich jednostkach Faurecii na świecie (fabryka wyposażenia samochodowego), a ma ona 190 zakładów i 28 centrów analiz rozwoju i zatrudnia w nich 60 tys. osób (w tym ponad 6 tys. w Polsce), obowiązuje kodeks etyczny. Jego najnowsza wersja pochodzi z września 2007 r.

Małgorzata Zięba z public relations Faurecii zastrzega jednak, że zasady podane w kodeksie etycznym nie są wyczerpujące. – Łącznie jednak z poczuciem odpowiedzialności naszych pracowników stanowią podstawowe reguły postępowania i etyki obowiązujące wszystkich zatrudnionych i kontrahentów Faurecii. Ale zasady te nie zastępują przepisów ani zasad wynikających z innych regulaminów i procedur obowiązujących w grupie Faurecia – podkreśla Małgorzata Zięba.

Choć firmy zastrzegają, że są to wewnętrzne dokumenty firmy, na ogół dostęp do nich nie jest utrudniony, często figurują na stronie internetowej.

Sposób wprowadzenia kodeksu etycznego ilustruje przykład grupy Faurecia. W 2004 r. przystąpiła ona do Światowego Paktu Narodów Zjednoczonych (Global Compact). Zobowiązała się w ten sposób przestrzegać i propagować w swoim przedsiębiorstwie wartości i zasady wynikające z międzynarodowych konwencji dotyczących praw człowieka, norm pracy i ochrony środowiska naturalnego.

Zanim kodeks etyczny został wprowadzony w grupie, w kwietniu 2007 r. z jego projektem zapoznał się europejski komitet zakładowy. Następnie był on omawiany z partnerami społecznymi w poszczególnych spółkach krajów, gdzie działa grupa. Po akceptacji zarządu grupy poinformowano o nim każdego pracownika indywidualnie. Tekst kodeksu otrzymuje każda nowa osoba przychodząca do pracy. Można też zapoznać się z nim na intranetowych stronach firmy.

Każdy pracownik i kierownik grupy Faurecia musi przestrzegać kodeksu etycznego, a także dbać o jego rozpowszechnianie i przestrzeganie przez współpracowników.

Faurecia deklaruje, że zachowania niezgodne z kodeksem mogą być przedmiotem dochodzenia wszczętego z wyłącznej inicjatywy zarządu. Firmie wolno stosować kary za naruszenie jego przepisów i mogą one obejmować m.in. upomnienie lub zwolnienie pracownika, zależnie od znaczenia naruszenia i odpowiednich przepisów prawa.

W jaki sposób firma może dowiedzieć się o naruszeniach kodeksu etycznego? Faurecia ma co najmniej dwie drogi określone w tych przepisach. Każdy pracownik grupy, który wie o sprzeniewierzeniu się kodeksowi, może powiadomić zarząd, korzystając:

- z wewnętrznej procedury zawiadamiania o naruszeniach,

- ze specjalnej procedury zawiadamiania o naruszeniach stosowanej wyłącznie w razie znacznego ryzyka dla przedsiębiorstwa w zakresie rachunkowości, kontroli finansowej i walki z korupcją. Także poważne przypadki zagrożenia zdrowia fizycznego lub psychicznego pracownika mogą być objęte specjalnym zawiadomieniem. Ten tryb polega na poinformowaniu instytucji zewnętrznej, której Faurecia powierzyła przyjmowanie i wstępną obsługę procedur zawiadamiania o naruszeniach kodeksu.

Choć żadnego pracownika nie wolno karać, zwolnić ani bezpośrednio lub pośrednio dyskryminować, gdy w dobrej wierze poświadczył lub zgłosił działania naruszające kodeks, to nadużycie tych postanowień może pociągnąć sankcje dyscyplinarne i prawne. Zawiadamiający o czynach przypisywanych innej osobie ujawnia swoje dane, ale będą one traktowane poufnie. Ten sposób proponowany pracownikom nie zastępuje kanałów informacyjnych istniejących zgodnie z prawem poszczególnych krajów. Dotyczy to przekazywania danych przedstawicielom załogi, biegłym rewidentom i organom władz publicznych.

Jeżeli w przedsiębiorstwie nie ma kodeksu etycznego, to bardzo szczegółowo rozpisuje ono procedury postępowania, np. obiegu zakładowych dokumentów. Tak robią choćby firmy farmaceutyczne

Muszą one nie tylko przestrzegać kodeksu pracy, ale także prawa farmaceutycznego (ustawa z 6 września 2001 r., DzU nr 126, poz. 1381 ze zm.). Ono dość skrupulatnie wylicza, ile np. próbek rocznie danego leku czy preparatu można zostawić jednemu lekarzowi do bezpłatnego rozdania.Stąd szczegółowo rozpisuje się niemal każdą formę działania w firmie i to dla wielu działów. Odnosi się to także do aktywności zewnętrznej koncernów farmaceutycznych. Przykładowo może to być procedura:

- aktywności marketingowej,

- organizowania spotkań,

- obiegu dokumentów i faktur,

- rozliczania zaliczek w firmie,

- wynajmu powierzchni wystawienniczej,

- uzyskiwania podpisów,

- użytkowania samochodu służbowego.

Każdy pracownik – w zależności od stanowiska i działu – przy przyjęciu do firmy i podpisywaniu umowy o pracę deklaruje, że zapoznał się z tymi procedurami. Z reguły jednak jest to tylko deklaracja, bo potem długie tygodnie spędza na studiowaniu stron zawierających zasady określonego postępowania np. z dokumentami.

Szefowie firm farmaceutycznych nie mają jednak złudzeń. Tylko naruszenie najpoważniejszych procedur, np. dotyczących niezgodności w dysponowaniu budżetem promocyjnym, powoduje dla pracownika przykre konsekwencje i ewentualne natychmiastowe z nim rozstanie. Nie oznacza to jednak, że innych nagannych działań, np. naruszenia dyscypliny pracy, przekroczenia kompetencji czy pijaństwa w firmie, kierownictwo nie potraktuje podobnie. Ale będzie to już skutek złamania samego regulaminu pracy czy kodeksu pracy.

Naruszenie przez pracownika kodeksu etycznego może być podstawą rozwiązania z nim umowy o pracę za wypowiedzeniem, a nawet tzw. dyscyplinarki. Ale muszą być spełnione co najmniej dwa warunki.

Po pierwsze, pracodawca musi być w stanie udowodnić, że podwładny zapoznał się z tym kodeksem, który naruszył, i wiedział, że dane zachowanie jest naruszeniem. A po drugie, że ten dokument jest źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 kodeksu pracy i i obowiązek przestrzegania jego postanowień wchodzi do treści stosunku pracy.

Z tym pierwszym nie powinno być kłopotów, nawet gdy pracownik formalnie nie podpisze deklaracji, że przeczytał i zapoznał się z kodeksem. Wystarczy, że szef wskaże, że miał taką możliwość, korzystając z licznych sposobów, jak intranet czy tablica ogłoszeń. Pośrednim dowodem zapoznania się z tymi postanowieniami może być także dotychczasowy przebieg pracy i postępowania pracownika w firmie. Wskazuje on, że wcześniej nie naruszał tych zasad.

Wątpliwości miałbym natomiast przy kwalifikowaniu tych przepisów jako wewnętrznego źródła prawa. A to z powodu trybu wprowadzenia ich w firmach, gdzie działają związki zawodowe, które mogą nie zgadzać się z niektórymi regulacjami kodeksu, a także z tego powodu, że niektóre ich postanowienia nie mogą wiązać stron stosunku pracy.

Przykładowo firmy czasami próbują w nich przemycić zasady nawet niezgodne z innymi przepisami. Dotyczy to np. zobowiązania pracownika, aby w razie wystąpienia w firmie jakiejś nieprawidłowości powiadomił o niej natychmiast tylko pracodawcę, powstrzymując się od poinformowania o tym uprawnionych organów państwa, np. prokuratury czy inspekcji sanitarnej.

Szef może pociągnąć do odpowiedzialności podwładnego, który sprzeniewierzy się nawet niepisanym zakazom firmowym

Przykładowo w giełdowej spółce Ergis SA, produkującej m.in. tworzywa sztuczne, nie istnieje jeden dokument, kodeks etyczny, ale firma ma wiele zasad, które – gdyby je poskładać w całość – stanowiłyby taki akt. Do najważniejszych należą zakazy:

- przyjmowania od dostawców prezentów o wartości przewyższającej 50 zł,

- pracy, współpracy, zasiadania w organach spółek konkurencyjnych,

- namawiania pracowników do podjęcia zatrudnienia u innego pracodawcy,

- ujawniania jakichkolwiek informacji dotyczących tajemnic spółki niepodanych do wiadomości publicznej (zbieg ustawy o obrocie papierami wartościowymi i tajemnicy spółki),

- wchodzenia na teren oddziałów pod wpływem/po spożyciu alkoholu lub innych substancji odurzających,

- dyskryminacji.

Co się dzieje, gdy pracownik złamie któryś z tych zakazów, bo np. namówi pracowników do podjęcia zatrudnienia u innego pracodawcy lub zasiada w radzie nadzorczej konkurencyjnej spółki? Czy grozi za to tylko kara porządkowa, czy szef może za to rozwiązać z zatrudnionym umowę bez wypowiedzenia?

Małgorzata Kot z Ergis SA przyznaje, że zdarzyło się kilka przypadków złamania zasad obowiązujących w firmie. Przykładowo chodziło o przyjęcie korzyści od dostawcy. Przy wszystkich zakazach spółka stosuje, przynajmniej teoretycznie, tryb dyscyplinarny. Zależy on jednak od indywidualnego przypadku, a każdy jest wnikliwie badany i wyjaśniany przez kierownictwo firmy.

Nie zawsze jednak pracownicy mogą liczyć na taką wyrozumiałość. Działanie wbrew tym zakazom traktowane jest przez Ergis jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i pociąga za sobą rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z przyczyn dotyczących pracownika. Ergis zastosowałby więc wtedy tzw. dyscyplinarne zwolnienie (art. 52 § 1 k.p.).

To niejedyna firma, która natychmiast rozstałaby się z nierzetelnym pracownikiem. Wątpliwości nie miała też taka, która udzielała rzetelnym klientom opustów w cenach towarów. Zamiast tego główny menedżer dał bonus w gotówce, i to klientowi z zaległościami płatniczymi. Kierownictwo natychmiast zwolniło menedżera. Zarzuciło mu naruszenie wewnętrznych regulacji pełniących rolę kodeksu etycznego. Zgodnie z nim bonusy można było przyznawać tylko klientom bez zaległości i wyłącznie w formie opustów w fakturze.

Nie przesądzałbym o automatycznej dopuszczalności zwolnienia pracownika za to, że nie przestrzegał firmowego kodeksu etycznego. O tym decydują co najmniej dwa czynniki.

Jest to ciężar gatunkowy naruszonych przepisów, a także indywidualna ocena każdego przypadku. Nie należy więc wyciągać zbyt pochopnych wniosków, że za każde złamanie ustalonych w kodeksie zasad postępowania etycznego grozi rozstanie z firmą.