Kiedy wspólnik nie może działać sam, a kiedy potrzeba uchwały

- Trzech wspólników chce założyć spółkę cywilną w celu prowadzenia w niej działalności gospodarczej. Mamy pytanie: o jakich sprawach wynikających z prowadzenia firmy może każdy decydować samodzielnie, a w jakich kwestiach musi mieć zgodę pozostałych? Jak to wygląda z prawnego punktu widzenia?

– pytają czytelnicy.

Zasada zapisana w art. 865 § 1 kodeksu cywilnego (k.c.) jest taka, że każdy wspólnik spółki cywilnej ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki.

Chodzi przede wszystkim o  czynności faktyczne zapewniające normalne jej funkcjonowanie, np. załadunek towaru, nadzorowanie produkcji, wykonanie naprawy (o prawie reprezentowania spółki na zewnątrz). Może więc działać w tym zakresie samodzielnie.

Jednakże umowa między wspólnikami może ograniczyć prawo danego wspólnika do  określonego zakresu czynności, np. spraw zatrudniania, prowadzenia księgowości spółki. Podział kompetencji nie musi być równomierny. Taka umowa ma znaczenie w relacjach między wspólnikami. W stosunku do  partnerów spółki obowiązuje, jeśli zostali o niej poinformowali.

Ograniczona swoboda

Nie oznacza to jednak, że każdy wspólnik ma pełną swobodę w prowadzeniu spraw spółki lub w obrębie wyznaczonego mu zakresu czynności. Jest to swoboda względna, ograniczona przede wszystkim wskutek reguły ustanowionej w art. 865 § 2 k.c., a mianowicie każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zwykłych czynności spółki.

Zatem swoboda dotyczy tylko prowadzenia spraw nieprzekraczających tego zakresu. Do  podjęcia czynności przekraczających zakres zwykłych czynności spółki potrzebna jest uchwała wspólników.

I tu powstaje pytanie, jakie czynności należą do jednej, a jakie do drugiej grupy? Trzeba zaznaczyć, że sprawa nie jest oczywista. Pojęcia zwykłych czynności spółki ani czynności przekraczających ten zakres nie zostały nigdzie zdefiniowane.

Ani kodeks cywilny, ani inne przepisy nie wskazują żadnych kryteriów delimitacji między tymi czynnościami. Gdy przychodzi do konkretów, pojawiają się liczne wątpliwości i spory. Najpewniej jest sięgać do orzecznictwa sądowego, a zwłaszcza Sądu Najwyższego.

Granica podziału zależy przede wszystkim od charakteru działalności prowadzonej przez spółkę, wartości jej majątku, rozmiaru jej działalności, stanu finansów (np. uchwała SN z 13 lutego 1997, 49/96).

Przede wszystkim jednak to sami wspólnicy mogą już w umowie spółki zadecydować, jakie sprawy i jakie decyzje nie należą do zwykłych czynności spółki, a jakie przekraczają ten zakres. Wolno im ustalić, że tylko nieliczne czynności albo o bardzo niskiej wartości należą do tej pierwszej grupy.

Jeśli w umowie spółki został uzgodniony podział zadań między wspólników niewprowadzający żadnych ograniczeń, np. kwotowych, przyjmuje się, że zwykłe czynności dany wspólnik może podejmować samodzielnie (wyrok SN z 5 czerwca 1997, I CKN  70/97).

Z aprobatą wszystkich

Jeśli szczegółowych ustaleń nie ma w umowie wspólników, uważa się, że poza zakresem zwykłych czynności są sprawy o szczególnej doniosłości dla spółki. Chodzi o sprawy, które w myśl zwyczajów kupieckich lub ukształtowanej praktyki powinny być aprobowane przez wszystkich wspólników.

Do nich należą np. decyzje inwestycyjne, kupno i sprzedaż nieruchomości, chyba że mieści się to w profilu zwykłej działalności spółki, przyjęcie nowego wspólnika, zmiana firmy, udzielenie zgody na zajmowanie się przez wspólnika działalnością konkurencyjną czy wystąpienie do sądu o wyłączenie wspólnika.

Za takie uważa się umowy o długotrwałe dostawy, decyzje o budowie nowych budynków, zakładaniu oddziału, o udzieleniu zabezpieczenia kredytu na znaczą kwotę.

Tak samo należy zakwalifikować kupno środków trwałych, np. samochodu, zwłaszcza o większej wartości, i ich sprzedaż. Jeśli jednak spółka zajmuje się handlem samochodami danej marki, ich nabycie od producenta będzie należało do  zwykłych jej czynności.

Nie można zaliczyć do zwykłych czynności spółki działań, które łączą się ze szczególnym ryzykiem, np. udzielenie poręczenia na znaczną kwotę. To samo dotyczy spraw grożących kolizją interesów spółki i wspólnika, np. dokonanie wspólnej transakcji spółki i wspólnika z osobą trzecią.

Stosownie do rodzaju działalności

Sprawy wynikające z przedmiotu działalności spółki należą do jej zwykłych czynności. Jeśli więc np. spółka ma pełną księgowość, do zwykłych czynności należy organizowanie i nadzorowanie prawidłowości tych rozliczeń, ale podpisanie spisu inwentarza czy bilansu uznawane jest za czynność przekraczającą ten zakres.

Jeśli spółka zajmuje się np. handlem towarami spożywczymi, to do zwykłych jej czynności należy nabywanie tych towarów od dostawców czy producentów, ich sprzedaż, inkasowanie należności za towar czy usługi.

Nie należą do zwykłych czynności spółki istotne decyzje personalne, np. przyjęcie głównego księgowego. Jednakże w spółkach prowadzących działalność w znacznym rozmiarze do zwykłych czynności należy zaliczyć przyjmowanie i zwalnianie szeregowych pracowników.

Są wyjątki

Ale zasada, że każdy wspólnik może samodzielnie prowadzić sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki, nie obowiązuje bezwzględnie. W art. 865 § 2 k.c. zapisano, że jeśli choć jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się prowadzeniu takiej sprawy przed jej zakończeniem, potrzebna jest uchwała wspólników.

Taki sprzeciw pozwala też na zakwestionowanie ważności czynności prawnych podjętych przez danego wspólnika wbrew ich woli (wyrok SN z 7 lutego 2002, IV CKN  1111/ 00).

Zasadniczo sprzeciw nie wymaga zachowania jakiejś szczególnej formy, byle był wyraźny i dotarł do wspólnika, którego działań dotyczy. Przepisy nie wymagają jego uzasadniania. Jednakże jeśli wspólnik sprzeciwiający się nie uzasadni przekonująco jego powodów, pozostali go po prostu nie poprą. Musi się też liczyć z odpowiedzialnością za szkodę, jaką może wyrządzić zablokowaniem przedsięwzięcia wskutek bezzasadnego sprzeciwu.

W art. 865 § 3 k.c. przewidziano z kolei odstępstwo od zasady, że prowadzenie spraw przekraczających zakres zwykłych czynności spółki wymaga uchwały wspólników. Otóż każdy wspólnik spółki cywilnej uprawniony jest do wykonania czynności nagłej, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty (art. 865 § 3 k.c.).

Jest też w tym zakresie, na zasadzie domniemanej zgody, umocowany do podejmowania takiej czynności. Jednak traci to umocowanie, jeśli któryś z pozostałych wspólników sprzeciwi się temu.

Chodzi o sprawy pilne, niecierpiące zwłoki, gdy nie ma zasadniczo możliwości zwrócenia się o zajęcie się sprawą przez upoważnionego, kompetentnego wspólnika ani podjęcia uchwały.

Reprezentowanie spółki

Kwestią odmienną od prowadzenia spraw spółki jest jej reprezentacja na zewnątrz. Reprezentacja spółki przejawia się głównie w zawierania umów w jej imieniu, składania w jej imieniu oświadczeń i przyjmowania ich od kontrahentów spółki oraz innych osób trzecich.

Zgodnie z regułą zapisaną w art. 866 k.c. w razie braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw.

Jest w sposób oczywisty logiczne, że w tych sprawach, które wspólnik może prowadzić samodzielnie w ramach spółki (jej przedsiębiorstwa), jest też uprawniony do reprezentowania spółki na zewnątrz. Zasadniczo więc może ją reprezentować w granicach zwykłych czynności spółki.

Przepis art. 866 k.c. daje jednak przede wszystkim możliwość odmiennego ukształtowania reprezentacji spółki w stosunkach z osobami trzecimi. Prawo reprezentowania spółki można też przyznać niektórym tylko wspólnikom. Umowa lub uchwała ma moc wiążącą w stosunkach między wspólnikami.

Wobec innych jest skuteczna, tylko gdy poinformowano ich o takich ustaleniach. Jeśli więc kontrahent spółki nie wiedział, że dany wspólnik może zawierać tylko umowy do pewnej niewysokiej kwoty, kontrakt, którego wartość ją przekracza, ale obiektywnie mieści się w zakresie zwykłych jej czynności, będzie ważny.

Istotna w kontekście reprezentacji spółki jest uchwała Sądu Najwyższego z 9 lutego 2011 (III CZP 130/10), w której uznał, że wspólnik spółki cywilnej nie może samodzielnie dochodzić przed sądem należności wchodzących w skład majątku wspólnego tej spółki. Powodami z takich sprawach muszą być wszyscy jej wspólnicy.