Dokumenty płacowe zlikwidowanej firmy oddaj do archiwum

Pewne jest jedno: należy przekazać je do archiwum. Jest jednak problem, kto ma płacić za ich przechowywanie?

Przez 50 lat

Akta osobowe (umowy o pracę, świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe itp.) muszą być przechowywane przez 50 lat. Akta płacowe (listy płac, karty zarobkowe i zasiłkowe) przechowywano do 1991 r. przez 12 lat od wytworzenia, od 1991 r.  przez 20 lat, a od 2002 r. istnieje obowiązek przechowywania ich przez 50 lat.

W likwidacji lub upadłości

Zasad przechowywania dokumentacji (zarówno osobowej, jak i płacowej) w razie postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości należy szukać przede wszystkim w art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej ustawa).

Wynika z niego, że pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. Co więcej, ma obowiązek zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Okres ten jest liczony:

- od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej,

- od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Jeżeli na wniosek pracodawcy sąd stwierdzi, że nie ma możliwości zapewnienia środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania, wówczas dokumentację przejmuje archiwum państwowe.

Tylko w Milanówku

Jedynym w Polsce archiwum, które przyjmuje na przechowanie dokumentację pracowniczą upadłych i zlikwidowanych firm, gdy nie ma środków na jej przechowywanie do końca 50-letniego okresu, jest Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku przy ul. Okrzei 1.

Przejmuje ono na przechowanie dokumentację pracowniczą na podstawie:

- postanowień sądowych o braku środków na koszt dalszego przechowywania dokumentacji wydanych podmiotom znajdującym się w stanie upadłości lub likwidacji,

- decyzji naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych w przypadku podmiotów wykreślonych z  Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej,

- umów cywilnoprawnych zawieranych z syndykami i likwidatorami podmiotów będących w stanie upadłości lub likwidacji  bądź z firmami lub osobami fizycznymi będącymi w posiadaniu dokumentacji.

Na podstawie postanowienia

Ten tryb ma zastosowanie w sytuacji, gdy akta pracownicze zostały porzucone przez firmę, która nie prowadzi już żadnej działalności, nie ma żadnych władz, ale jej likwidacja nie została jeszcze zakończona i firma cały czas formalnie istnieje (jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej).

W takiej sytuacji archiwum w Milanówku przejmie dokumentację pracowniczą, pod warunkiem że sąd rejestrowy wyda w tej sprawie odpowiednie postanowienie.

Prawo do złożenia wniosku o wydanie postanowienia o braku środków finansowych na pokrycie kosztów przechowywania akt pracowniczych ma przede wszystkim likwidator lub syndyk rozwiązywanej spółki. Uprawnionym może być również kurator ustanowiony dla osoby prawnej, powołany na podstawie art. 42 kodeksu cywilnego.

Jak informuje milanowskie archiwum na swojej stronie internetowej (www.apdop.gov.pl) „uprawnionym do złożenia wniosku będzie każda osoba mająca interes prawny w wyznaczeniu kuratora (np. były pracownik spółki, który nie może uzyskać wymaganego przez organy emerytalno-rentowe zaświadczenia, firma, w której pomieszczeniach znajduje się porzucona dokumentacja spółki), a także prokurator (na podstawie art. 7 kodeksu postępowania cywilnego).

Wyznaczony przez sąd kurator będzie miał prawo do wystąpienia do właściwego sądu rejestrowego z wnioskiem o stwierdzenie niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Gdy uprawomocni się postanowienie sądu rejestrowego w tej sprawie, kurator przekaże dokumentację pracowniczą niedziałającej firmy Archiwum Państwowemu Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

Nie dla wykreślonych

Z wyjaśnień archiwum w Milanówku wynika jednoznacznie, że „firma, w której pomieszczeniach znajduje się porzucona dokumentacja spółki” (np. biuro rachunkowe) mogłaby wnioskować o wyznaczenie kuratora. A ten mógłby wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o stwierdzenie, że nie można zapewnić środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Niestety jest jeden problem: wniosek o wydanie tego postanowienia powinien zostać złożony, gdy trwa jeszcze procedura postawienia w stan upadłości lub likwidacji, czyli zanim jeszcze firma zostanie wykreślona z KRS lub z ewidencji działalności gospodarczej.

„Ważne jest, aby podmiot znajdował się w stanie upadłości lub likwidacji (czyli w dalszym ciągu funkcjonował w obrocie prawnym) zarówno w chwili składania wniosku o przejęcie dokumentacji do Archiwum, jak też w momencie faktycznego złożenia dokumentacji w Archiwum.

Postanowienie wydawane jest bowiem przez sąd w stosunku do konkretnego podmiotu i tylko w odniesieniu do niego może być zastosowane. W chwili wykreślenia z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej przestaje istnieć podmiot, którego postanowienie dotyczy, w związku z czym postanowienie staje się bezprzedmiotowe i nie może być przez Archiwum zrealizowane” – czytamy na stronie internetowej archiwum.

Wystarczy decyzja

Co zatem w sytuacji, gdy klient biura rachunkowego został już wykreślony z KRS lub z ewidencji działalności gospodarczej?

„Gdy mamy do czynienia z taką właśnie sytuacją, pozostaje jedynie przekazanie dokumentacji do Archiwum Państwowego na mocy decyzji naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych” – informuje archiwum w Milanówku.

Ten tryb wynika z  art. 51z  ustawy i ma zastosowanie właśnie wtedy, gdy podmiot, który wytworzył dokumentację, został wykreślony z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej, a dokumentacja w miejscu jej obecnego składowania jest zagrożona  zniszczeniem na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich albo gdy brak jest podstaw prawnych do przekazania innym podmiotom na dalsze przechowywanie.

Decyzję wydaje naczelny dyrektor Archiwów Państwowych. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych mieści się w Warszawie, przy ul. Rakowieckiej 2d.

Niestety decyzja taka nakazuje złożenie dokumentacji we wskazanym archiwum na odpłatne przechowanie. Koszty są ustalane w decyzji administracyjnej wydanej przez dyrektora archiwum państwowego, które przejęło porzuconą dokumentację. Kto je ponosi? Z art. 51z ust. 5 ustawy wynika, że ponoszą je solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

A co w sytuacji, gdy nie ma możliwości, by osoby te pokryły koszty? Wówczas stosuje się odpowiednio art. 51p ust. 6 – 9. Z art. 51p ust. 7 wynika, że jeżeli egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas koszty te są pokrywane ze środków, którymi dysponuje naczelny dyrektor Archiwów Państwowych.

Nie ma więc podstawy prawnej do tego, by koszty te musiało ponieść biuro rachunkowe za klienta wykreślonego z KRS lub ewidencji.

Umowa cywilnoprawna

Dokumentację można również przekazać archiwum w Milanówku na przechowanie na zasadach komercyjnych. Ceny  ustalane są w zależności od stopnia uporządkowania i ilości przekazywanej dokumentacji. Mało prawdopodobne jednak, by biuro rachunkowe chciało brać na siebie koszty przechowywania nie swojej dokumentacji.

Kiedy papiery można oddać na makulaturę

50-letni obowiązek przechowywania akt osobowych i płacowych wynika z: