Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych zostały zdefiniowane w załączniku do rozporządzenia (patrz tabelka). Mają one gwarantować jakość umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby jej weryfikacji z dokumentem papierowym. Mówiąc innymi słowy – zeskanowane dokumenty powinny być czytelne.
Właściwe zabezpieczenie
Obowiązujące przepisy nakazują zabezpieczyć dokumentację przechowywaną w postaci elektronicznej. Rozporządzenie wskazuje, że właściwe zabezpieczenie polega m.in. na:
1) systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,
2) opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,
3) stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,
4) bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,
5) przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.
Wydawanie dokumentów
Planując cały proces, należy też pamiętać o realizacji jego końcowego etapu – przekazaniu pracownikom papierowej wersji dokumentacji.
Pracodawca nie ma obowiązku informować pracowników o rozpoczęciu prac nad transformacją dokumentacji z wersji tradycyjnej na elektroniczną. Musi ich natomiast powiadomić o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz o możliwości odbioru jej papierowej postaci w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. Dlatego warto odpowiednio wcześniej przygotować protokoły przekazania, lokując je w komplecie z dokumentacją. Przyspieszy to wydawanie dokumentów i skróci czas oczekiwania na nie.
Kolejną opcją wartą wcześniejszego rozważenia, szczególnie w większych przedsiębiorstwach, może być utworzenie odrębnego harmonogramu wydawania dokumentów, porządkującego kolejkę zainteresowanych odbiorem pracowników.
Zdaniem autorki
Barbara Kochańska-Mierzejewska, Manager MDDP Outsourcing
Funkcjonujemy w otoczeniu, w którym szybki dostęp do informacji jest jedną z podstawowych determinant „zwinności" przedsiębiorstwa, dającej przewagę konkurencyjną. Tradycyjny model prowadzenia dokumentacji, w tym dokumentacji pracowniczej, wykreowany przez wieloletnią praktykę, wydaje się być skazany na porażkę i będzie musiał ustąpić nowoczesnym metodom gromadzenia i udostępniania danych. Rynek oferuje coraz więcej coraz bardziej zaawansowanych rozwiązań informatycznych, umożliwiających transformację ułatwiającą życie przedsiębiorcom i pracownikom. W obszarze zarządzania zasobami ludzkimi są to nie tylko systemy kadrowo-płacowe, ale także np. portale pracownicze umożliwiające bieżący wgląd do danych i dokumentów. Korzystanie z tego typu rozwiązań istotnie skraca czas obsługi administracyjnej szeregowych pracowników oraz kadry menedżerskiej, pozwalając przeznaczyć go na inne zadania przynoszące wymierne korzyści dla organizacji. Digitalizacja dokumentacji przynosi także inne profity, choćby w postaci możliwości zastosowania lepszych zabezpieczeń przed zniszczeniem czy dostępem niepowołanych osób, co czasem ciężko utrzymać w odniesieniu do dokumentacji w wersji papierowej. Skutki nieprzestrzegania zasad przechowywania i ochrony danych osobowych (w tym także dokumentów pracowniczych) mogą zaś przejawiać się w bardzo dotkliwych karach finansowych.
Proces implementacji elektronicznej postaci dokumentów pracowniczych wymaga zaangażowania określonych zasobów – zarówno ludzkich, jak i finansowych. Może trwać kilka miesięcy. Jednak inwestycja w ten obszar z pewnością jest warta rozważenia, zwłaszcza, gdy zależy nam na owej „zwinności" umożliwiającej szybkie dostosowywanie się do dynamicznie zmieniającego się otoczenia.
Digitalizacja do wiadomości załogi
Informację o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji na elektroniczną oraz o możliwości odbioru dokumentów papierowych można przekazać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Należy jednak pamiętać o uzyskaniu potwierdzenia jej doręczenia. Jest to istotne ze względu na możliwość udokumentowania wypełnienia przez pracodawcę ustawowych obowiązków.
Jeżeli z jakichś powodów nie udało się doręczyć powiadomienia – co w szczególności może dotyczyć byłych pracowników – jego kopię włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.
W przypadku śmierci obecnego lub byłego pracownika, prawo odbioru papierowej postaci dokumentacji pracowniczej mają następujący członkowie jego rodziny:
- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
- przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
- małżonek (wdowa, wdowiec),
- rodzice, w tym ojczym i macocha, oraz osoby przysposabiające.