Państwowa Inspekcja Pracy - obowiązki i kompetencje

Kwestię szkoleń okresowych bhp zalicza się do problematyki technicznego bezpieczeństwa pracy. W związku z tym pracodawca powinien skonsultować zamiar odstąpienia od szkoleń okresowych z pracownikami. Ta sprawa powinna być również przedmiotem rozważań w ramach funkcjonującej u pracodawcy komisji bhp – zakładając, że pracodawca ma obowiązek jej powołania.

Czytaj także: Plan kontroli Państwowej Inspekcji Pracy w 2019 roku

Uwzględniając powyższe, można odnieść wrażenie, że odstępstwa od szkoleń okresowych dla pracowników administracyjno-biurowych to wyłącznie wewnętrzna sprawa pracodawcy. Tak jest, ale tylko do momentu rozpoczęcia w firmie czynności kontrolnych przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy. PIP jest organem ustawowo zobowiązanym do wykonywania czynności kontrolno-nadzorczych w obrębie przepisów prawa pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zakres weryfikacji

Do stałej problematyki kontrolowanej przez inspektorów pracy zalicza się kwestia zapewniania przez pracodawców szkoleń bhp – zarówno wstępnych, jak i okresowych. Tym samym uprawnieniem inspektorów pracy, a czasem obowiązkiem, jest zweryfikowanie, czy pracodawca prawidłowo zastosował przesłanki umożliwiające odstępstwa od zapewniania szkoleń okresowych bhp dla pracowników administracyjno-biurowych.

Inspektor może zweryfikować poprawność zastosowania odstępstw od szkoleń okresowych zarówno w ramach rutynowej kontroli dotyczącej problematyki bhp, jak też podczas kontroli inspirowanej skargą – np. pracownika zatrudnionego na stanowisku administracyjno-biurowym. Nie można również wykluczyć sytuacji, gdy problem odstępstw od szkoleń będzie przedmiotem sporu między pracodawcą a społeczną inspekcją pracy, w który to spór zostanie zaangażowany inspektor PIP.

Inspektor pracy ma prawo sprawdzić, czy pracodawca spełnia wszystkie przesłanki uprawniające do odstąpienia od zapewnienia szkoleń okresowych bhp pracownikom administracyjno-biurowym. Może więc oceniać warunki pracy, w jakich osoby zwolnione ze szkoleń wykonują obowiązki, jak również przyjrzeć się ich zakresom czynności – zarówno tym faktycznie wykonywanym, jak też wynikającym z formalnego (pisemnego) zakresu czynności. Kontroli może też podlegać dokumentacja oceny ryzyka zawodowego, w tym również ocena przeprowadzona na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Wytknięcia w protokole

Wszelkie nieprawidłowości, jakie wykryje inspektor pracy, opisuje on w protokole z kontroli. Między poglądem inspektora i kontrolowanego pracodawcy mogą pojawić się rozbieżności co do oceny braku obowiązku zapewnienia szkoleń okresowych. W interesie pracodawcy jest więc bardzo dokładne zapoznanie się z protokołem zawierającym ustalenia z kontroli. Jeżeli pracodawca sam nie czuje się na siłach, aby przeanalizować te ustalenia rzeczowo i merytorycznie, może skonsultować jego treść np. z pracownikami służby bhp czy specjalistami spoza zakładu pracy. Jeśli analiza treści zawartych w protokole z kontroli będzie budziła wątpliwości pracodawcy, powinien wnieść do protokołu swoje zastrzeżenia w formie pisemnej. Ma na to 7 dni od dnia przedstawienia mu tego dokumentu.

Wnosząc zastrzeżenia, pracodawca powinien je właściwie umotywować. Muszą być one zasadne merytorycznie. Samo wyrażanie niezadowolenia z treści protokołu z pewnością nie da inspektorowi pracy postaw do zmodyfikowania kształtu dokumentacji pokontrolnej.

Kluczowy argument

Spór między pracodawcą a inspektorem pracy co do zastosowania odstępstwa od szkoleń okresowych bhp w dużej mierze może dotyczyć kwestii właściwego kwalifikowania zatrudnionych jako pracowników administracyjno-biurowych. Brak zdefiniowania tej szczególnej grupy pracowniczej, w stosunku do której można odstąpić od szkoleń okresowych, z jednej strony daje inspektorowi pracy duże pole manewru w zakresie uznaniowości i zobowiązania podmiotu kontrolowanego do zapewniania szkoleń. Jednak z drugiej strony może to być argument dla pracodawcy. Może on podnieść zarzut, iż według jego oceny – uwzględniając brak legalnej definicji pracownika administracyjno-biurowego – osoby, wobec których odstąpił od szkoleń, są pracownikami administracyjno-biurowymi.

Jeżeli zastrzeżenia okażą się właściwie uargumentowane i zdołają przekonać inspektora pracy co do słuszności poglądów pracodawcy, inspektor zmieni lub uzupełni protokół. Jeśli zaś uzna, że zastrzeżenia nie zasługują na uwzględnienie, pozostawi protokół bez zmian.

Przymus w nakazie

Inspektor pracy, który stwierdzi, że pracodawca w sposób nieuprawniony zastosował przepis dający podstawę do odstąpienia od okresowego szkolenia bhp pracowników administracyjno-biurowych, wyda środek prawny, zobowiązując podmiot kontrolowany do zapewnienia wymaganych szkoleń. Ponieważ szkolenia bhp to problematyka technicznego bezpieczeństwa pracy, należy spodziewać się, że inspektor zastosuje nakaz. Jest to decyzja administracyjna. Inspektor wskaże w niej pracowników, których firma będzie musiała przeszkolić we wskazanym terminie. Taki termin z pewnością zostanie tak określony, aby była obiektywna możliwość zorganizowania szkolenia. Nie należy się obawiać się zobowiązania do przeprowadzenia szkolenia „z dnia na dzień", jak również nakazu niedopuszczenia do pracy pracowników do czasu zapewnienia im szkolenia okresowego.

Prawo do odwołania

Pracodawca, który otrzymał taką decyzję po tym, gdy wniósł do protokołu kontroli zastrzeżenia, może się od niej odwołać do okręgowego inspektora pracy. Odwołanie wnosi się w terminie 7 dni od daty otrzymania decyzji. Prawo do wniesienia odwołania przysługuje jednak niezależnie od tego, czy kontrolowany pracodawca wniósł wcześniej zastrzeżenia.

Choć organem odwoławczym jest okręgowy inspektor pracy, odwołanie należy wnieść za pośrednictwem organu, który decyzję wydał – czyli inspektora, który stwierdził nieprawidłowości i skierował nakaz zapewnienia szkoleń okresowych pracowników administracyjno-biurowych.

Takie odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Wystarczy, że z jego treści wynika, iż strona nie jest zadowolona z decyzji. Jednak w kontekście skuteczności odwołania warto takie uzasadnienie sporządzić. Może ono zawierać przytoczone na etapie wnoszenia zastrzeżeń do protokołu argumenty, jak również opierać się na nowych faktach i dowodach. Przy czym warto powstrzymać się z zarzutem braku uzasadnienia faktycznego w treści samej decyzji. Uzasadnienie do jej wydania jak najbardziej istnieje – jest nim opis nieprawidłowości zawarty w protokole z kontroli.

Odwołujący się pracodawca ma pełne prawo w sposób czynny uczestniczyć w postępowaniu odwoławczym.

Niezależnie od tego, czy okręgowy inspektor pracy podzieli argumenty podmiotu odwołującego się, czy przyzna rację inspektorowi pracy, decyzja, jaka zapadnie w postępowaniu odwoławczym, jest ostateczna. Oznacza to, że pracodawca nie ma legalnej możliwości dalszego odwołania się, np. do Głównego Inspektora Pracy.

Kierunek – sąd

Okręgowy inspektor pracy, który w wyniku odwołania pracodawcy nie wyda rozstrzygnięcia po jego myśli, ryzykuje, że sprawa trafi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Nie należy tego mylić z postępowaniem odwoławczym, które zostało zakończone decyzją organu II instancji. Skierowanie sprawy do sądu nie jest kontynuowaniem trybu odwoławczego, tylko skargą służącą weryfikacji decyzji ostatecznej wydanej przez okręgowego inspektora pracy. Odwołujący się, który otrzymał od okręgowego inspektora pracy decyzję, powinien dokładnie zapoznać się z jej treścią – zarówno z samym rozstrzygnięciem, jak również uzasadnieniem oraz pouczeniem, które powinno odnosić się do możliwości skierowania sprawy na drogę sądową.