Pani Janina, zatrudniona na umowę o pracę (otrzymująca wynagrodzenie zmienne) przeszła na urlop wychowawczy od 12 marca 2013 r. Przy ustaleniu podstawy wymiaru składek od 1 stycznia 2012 r. należy uwzględnić wynagrodzenie od 1 marca 2012 r. do 28 lutego 2013 r.
W lipcu 2012 r. pracownica przez 10 dni korzystała z urlopu wypoczynkowego i otrzymała za to wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek społecznych w wysokości 1000 zł. Następnie w tym miesiącu przepracowała 8 dni i otrzymała za to 800 zł wynagrodzenia za pracę. Stanowi ono podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Od 8 do 11 października 2012 r. (4 dni) opiekowała się chorym dzieckiem. Aby uwzględnić wynagrodzenie za ten miesiąc przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, należy je uzupełnić. Należy to zrobić w następujący sposób:
[(1000 zł + 800 zł) : 18] x 22 = 2200 zł
Przykład
W październiku 2012 r., za który wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru składek za pobyt na urlopie wychowawczym, pracownik otrzymał wynagrodzenie zmienne.
W tym miesiącu miał przepracować 23 dni, a przepracował tylko 18 dni. Za pozostałe dni otrzymał wynagrodzenie z racji niezdolności do pracy z powodu choroby i jego przychód za ten miesiąc wyniósł 1650 zł.
Wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował wszystkie dni robocze w tym miesiącu, wynosi [(1650 : 18] x 23 dni = 2108,33 zł
Jakie wynagrodzenie
- Pracownica od kilku lat przebywa na urlopie wychowawczym. Czy składki za nią należy wykazywać od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, jakie otrzymywała przed przejściem na ten urlop, czy od kwoty minimalnego wynagrodzenia? Jej wynagrodzenie wynosiło 1400 zł.
Jeśli pracownica była zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, a więc miała zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek za czas przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż obecna kwota minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to, że w 2013 r. za zatrudnioną na pełny etat składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy wykazać od kwoty nie niższej niż 1600 zł.
U zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy uwzględnia się kwotę odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru. Podstawę wymiaru składek za przebywanie na urlopie wychowawczym stanowi wówczas odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia.
Gdy więc dana osoba była zatrudniona na pół etatu i jej przeciętne wynagrodzenie, które otrzymywała przed przejściem na urlop wychowawczy, byłoby niższe od 800 zł, to składki należy za nią wykazywać od kwoty 800 zł. Jeżeli natomiast to wynagrodzenie było wyższe, składki należy naliczać od tego wynagrodzenia. Oczywiście podstawa nie może być wyższa niż aktualnie obowiązująca kwota 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia.
Podstawę wymiaru składek oblicza się na nowo, jeżeli w okresie przebywania na urlopie wychowawczym była przerwa (związana z powrotem do pracy), która trwała co najmniej 3 miesiące kalendarzowe. Bez znaczenia jest też to, czy między urlopami nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy.
Zlecenie i dzieło
- Czy wynagrodzenie z umów-zleceń i o dzieło wlicza się do przeciętnego wynagrodzenia przy ustalaniu podstawy wymiaru składek dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym?
W zakresie ubezpieczeń społecznych (a w konsekwencji i zdrowotnego) za pracownika uważa się także osobę, która z własnym pracodawcą zawiera umowę- -zlecenie, umowę o świadczenie usług, do której zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego dotyczące umowy-zlecenia lub umowę o dzieło albo takie umowy wykonuje na rzecz własnego pracodawcy. Oznacza to, że zakład, który z własnym podwładnym zawrze taką umowę, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nalicza od zsumowanego przychodu, jaki ta osoba uzyskuje.
Przy umowach-zleceniach, o świadczenie usług albo umów o dzieło zawartych z pracodawcą, z którym osoba pozostaje w stosunku pracy, lub w zakresie których wykonuje pracę na rzecz tego pracodawcy, w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru za pobyt na urlopie wychowawczym należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskiwane z tych umów w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu – ale bez uzupełniania.
Jeśli zatrudniony nie uzyskał pensji za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych, do podstawy wymiaru składek społecznych za czas urlopu wychowawczego przyjmuje się także wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej absencji w pracy.
Przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc w liczbie dni, którą pracownik musiał przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w firmie.
Składniki wynagrodzenia
- Jakie składniki pensji należy uwzględniać przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia – podstawy składek?
Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika. Przesądza o tym art. 18 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) oraz § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Zatem przy ustalaniu podstawy wymiaru składek za przebywanie na urlopie wychowawczym nie należy wyłączać w szczególności nagród uznaniowych, dodatków stażowych, dodatków służbowych i funkcyjnych, nagród za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów), jednorazowych nagród z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika, kosztów wynajmu przez podwładnego mieszkania sfinansowanego lub dofinansowanego przez pracodawcę, dopłat pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika, bonów lub wypłat w gotówce przyznawanych w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy, abonamentów medycznych, składników wynagrodzenia, nieuzależnionych bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu.
Premie, nagrody i inne elementy pensji przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się w podstawie wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których pensję przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru tych składek z wychowawczego.
Gdy takie skadniki płacy przysługują za okresy kwartalne, wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za 4 kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne, uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Zasady te stosuje się odpowiednio do składników wynagrodzenia wypłacanych za inne okresy.
Jeżeli składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru składek przysługują, ale nie zostały wypłacone, do podstawy wymiaru składek za 12 miesięcy kalendarzowych przed urlopem wychowawczym przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej za poprzednie okresy. Wypłata tych składników po ustaleniu podstawy wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego nie powoduje ponownego ustalenia tej podstawy.
Gdy w trakcie urlopu wychowawczego wygaśnie prawo do określonego składnika płacy, który podlegał uwzględnieniu w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu, przysługującego w myśl umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy do określonego terminu (np. dodatek służbowy) albo gdy zaprzestanie się wypłaty takiego elementu wynagrodzenia, szef nie musi ponownie ustalać podstawy wymiaru składek z racji przebywania na urlopie wychowawczym. Nie ma też znaczenia, czy składnik wynagrodzenia został włączony w całości, czy też w części do innego elementu płacy lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.
W trakcie jednego miesiąca
- Jak ustalić podstawę wymiaru składek, gdy urlop wychowawczy rozpoczął lub zakończył się w trakcie miesiąca?
Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych, stosuje się zasadę proporcjonalnego zmniejszania podstawy wymiaru za miesiąc, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie lub ustanie obowiązkowych ubezpieczeń za czas korzystania z urlopu wychowawczego i ubezpieczenia trwały tylko przez część miesiąca. W takim wypadku kwotę podstawy wymiaru składek (czyli 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia lub wynagrodzenie osoby przebywającej na urlopie wychowawczym, gdy jest ono niższe od 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia) zmniejsza się proporcjonalnie.
Dzieli się ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnoży przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom. Podstawę więc proporcjonalnie zmniejsza się zarówno za miesiąc, w którym rozpoczął lub zakończył się urlop wychowawczy, jak i za miesiąc, w którym tylko przez część miesiąca przebywający na wychowawczym spełniał warunki do podlegania ubezpieczeniom. Nie należy natomiast dzielić podstawy na ubezpieczenie zdrowotne. Gdy choć jeden dzień dana osoba przebywała na urlopie wychowawczym i spełniała warunki do podlegania temu ubezpieczeniu, składkę zdrowotną trzeba naliczyć od kwoty świadczenia pielęgnacyjnego (obecnie 520 zł).
Na dwóch urlopach jednocześnie
- Jak rozliczać składki za osobę, która korzysta z urlopu wychowawczego w dwóch zakładach pracy?
Od 1 stycznia 2012 r. u osób, które przebywają na urlopie wychowawczym u dwóch pracodawców, zmieniły się zasady rozliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Do końca 2011 r. w takiej sytuacji składki wykazywał tylko jeden z płatników. Natomiast od stycznia br. za osobę, która jest zatrudniona u dwóch lub więcej pracodawców i u każdego z nich przebywa na urlopie wychowawczym, każdy z nich powinien rozliczyć składki społeczne za tę osobę na ogólnych zasadach. Uwzględnia więc ograniczenie do kwoty 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. W takim wypadku ZUS sfinansuje składki obliczone od sumy podstaw wymiaru składek, łącznie nie większej niż 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.
Nadal tylko u jednego pracodawcy za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym należy wykazywać składkę zdrowotną. Powinien ją rozliczać płatnik, u którego tytuł do ubezpieczenia (czyli urlop wychowawczy) powstał najwcześniej. Jeżeli tytuły powstały równocześnie, składkę powinien rozliczać ten płatnik, który pierwszy dokonał zgłoszenia tej osoby do ubezpieczenia zdrowotnego, tj. przekazał pierwszy raport z rozliczeniem tej składki.
O równoczesnym rozpoczęciu urlopu wychowawczego u kilku pracodawców, a tym samym o konieczności rozliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne przez jednego z nich, ubezpieczony powinien poinformować płatników.
Po kolejnym porodzie
- Jak naliczać składki, gdy pracownica w trakcie urlopu wychowawczego urodziła dziecko i uzyskała prawo do zasiłku macierzyńskiego? Składki na ubezpieczenia społeczne naliczamy za nią od 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia, a zasiłek macierzyński za okres od 21 kwietnia do 31 maja otrzyma w maju
.
Jeżeli w trakcie urlopu wychowawczego kobieta urodziła dziecko, to od dnia nabycia prawa do zasiłku macierzyńskiego nie będzie już podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z racji urlopu wychowawczego, tylko z zasiłku macierzyńskiego.
W odróżnieniu od urlopu wychowawczego osoba, która pobiera zasiłek macierzyński z zasiłku obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym bez względu na to, czy ma równocześnie inne tytuły do ubezpieczeń. Z zasiłku są wykazywane wyłącznie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
W takiej sytuacji płatnik powinien naliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z urlopu wychowawczego za część miesiąca. W raporcie ZUS RCA złożonym za kwiecień z kodem 12 11 xx składki z urlopu powinny zostać wykazane od podstawy 1476,12 zł (2214,18 zł : 30 – liczba dni miesiąca x 20 – liczba dni podlegania ubezpieczeniom), a na zdrowotne od kwoty 520 zł.
Oprócz tego raportu za kwiecień należy złożyć raport:
- ZUS RCA z kodem 12 40 xx i wykazać zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z zasiłku macierzyńskiego, gdyż w kwietniu zasiłek macierzyński nie został wypłacony,
- ZUS RSA z kodem 01 10 xx i wykazać okres 01.04.2013– –20.04.2013 i kod świadczenia przerwy 121 (urlop wychowawczy).
Dzieło do wykonania
- Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym poinformowała nas, że od 6 maja wykonuje zatrudnienie na podstawie umowy o dzieło. Czy ta umowa wykonywana w trakcie urlopu wychowawczego ma wpływ na podleganie ubezpieczeniom z urlopu wychowawczego?
Nie. Umowa o dzieło nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych (gdyż taki tytuł nie został wymieniony w art. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) ani do ubezpieczenia zdrowotnego (co z kolei wynika z art. 66 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, gdzie wymienione są wszystkie tytuły do tego ubezpieczenia.
W konsekwencji osoba, która w trakcie urlopu wychowawczego osiąga przychody z umowy o dzieło, w dalszym ciągu ubezpieczeniom podlega z urlopu wychowawczego i pracodawca powinien wykazywać za nią składki. Umowa o dzieło nie ma w tym wypadku żadnego znaczenia. O takiej formie zarobkowania nie ma potrzeby informowania pracodawcy.
Praca w czasie bezpłatnej opieki
- Członkiem rady nadzorczej w spółdzielni mieszkaniowej została osoba, która przebywa na urlopie wychowawczym. Czy w takiej sytuacji z urlopu nie podlega ona ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu?
W aktualnie obowiązującym stanie prawnym wykonywanie obowiązków członka rady nadzorczej nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych. Tym samym w dalszym ciągu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinny być naliczane z urlopu wychowawczego.
Inaczej jest natomiast z ubezpieczeniem zdrowotnym. Zarówno osoba przebywająca na urlopie wychowawczym, jak i pełniąca obowiązki członka rady nadzorczej, podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, bo takie tytuły zostały wymienione w art. 66 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Jednak w przypadku osoby przebywającej na urlopie wychowawczym podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu jest uwarunkowane brakiem innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego. Taki warunek nie dotyczy członka rady nadzorczej. W konsekwencji należy uznać, że tytułem do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego jest członkostwo w radzie nadzorczej i w okresie sprawowania tej funkcji z urlopu wychowawczego nie powinna być wykazywana składka na ubezpieczenie zdrowotne.
Osoba przebywająca na urlopie powinna poinformować pracodawcę, że ma inny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, a płatnik na podstawie tej informacji nie będzie z urlopu wykazywał składki zdrowotnej. Oczywiście, gdy dana osoba została członkiem rady nadzorczej w trakcie miesiąca i w tym miesiącu choć jeden dzień podlegała ubezpieczeniu zdrowotnemu z urlopu, to składka na ubezpieczenie zdrowotne powinna być naliczona od pełnej podstawy wymiaru.
