Do końca 2018 r. obowiązywało rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z 28 maja 1996 r. (DzU nr 62, poz. 286). Na jego podstawie firmy żądały uzupełniania kwestionariusza osobowego przez kandydata do pracy oraz przez nowo zatrudnianego pracownika. Rozporządzenie nie wprowadzało bezwzględnego obowiązku wypełniania i przechowywania tych dokumentów, ale w praktyce większość pracodawców tak rozumiała jego przepisy. Jednocześnie, ponieważ te dokumenty musiały być złożone w aktach osobowych pracownika, firmy nie żądały, aby kwestionariusz osobowy dla kandydata wypełniała osoba, która bierze udział w procesie rekrutacji (i dla której nie prowadzi się dokumentacji), ale dopiero taka, która już podejmuje zatrudnienie.
Te same dane, dwa druki
W praktyce sprowadzało się to do tego, że nowy pracownik otrzymywał w pierwszym dniu pracy dwa formularze do wypełnienia – kwestionariusz osobowy kandydata oraz kwestionariusz osobowy pracownika. W obu dokumentach musiał podać częściowo identyczne dane. Te zaś zwykle pracodawca już posiadał. Na przykład informacje dotyczące wykształcenia i przebiegu zatrudnienia firma uzyskiwała z życiorysu złożonego przez kandydata w czasie rekrutacji.
Czytaj także: Rekrutacja nowego pracownika metodą Hogana
Zmiana od stycznia
Przywołane rozporządzenie zostało jednak zastąpione od 1 stycznia 2019 r. nowym rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369). Było o nim stosunkowo głośno z uwagi na wprowadzenie nowej organizacji akt osobowych. To rozporządzenie całkowicie rezygnuje z kwestionariuszy osobowych, wskazując, że w aktach osobowych firma przechowuje jedynie oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz dotyczące nawiązania stosunku pracy. W praktyce pracownicy nie muszą więc tracić czasu na uzupełnianie formularzy. Do prawidłowego prowadzenia akt osobowych wystarczy np. złożenie do akt osobowych życiorysu otrzymanego od kandydata, kopii dyplomów ukończenia szkoły czy umowy o pracę.
Dla własnych korzyści
To rozwiązanie może oznaczać spore ułatwienie dla pracodawców i mniej biurokracji dla pracowników w pierwszym dniu umowy. Nie oznacza jednak, że pracownik nie musi wypełniać żadnych dokumentów, szczególnie jeśli chce skorzystać z dodatkowych uprawnień. Dla przykładu, jeżeli chce korzystać z dwóch dni wolnych od pracy przeznaczonych na opiekę nad dziećmi, musi podać ich dane osobowe. W takim przypadku może się okazać, że kwestionariusz osobowy jest przydatny. Jeżeli firma nie ma własnych formularzy, może posiłkować się wzorami publikowanymi w Biuletynie Informacji Publicznej przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zostały one właśnie zaktualizowane w związku ze zmianami w kodeksie pracy, które weszły w życie na początku maja.
