Warunki udziału w postępowaniu zostały określone przez ustawodawcę w art. 22 ust. 1 oraz art. 24 ust. 1 i 2 ustawy –Prawo zamówień publicznych (p.z.p.). Odnoszą się one do właściwości podmiotowej wykonawcy. Od ich spełnienia uzależniony jest udział wykonawcy w postępowaniu. Ich celem jest ograniczenie ryzyka wyboru wykonawcy niezdolnego do wykonania zamówienia publicznego lub w stosunku do którego, ze względu na sytuację podmiotową, zachodzi prawdopodobieństwo nienależytego wykonania zamówienia.
Warunki udziału w postępowaniu to „warunki podmiotowe", których niespełnienie powoduje wykluczenie wykonawcy z postępowania. Należy odróżnić je od „warunków przedmiotowych", które odnoszą się do przedmiotu zamówienia i warunków, na jakich będzie ono realizowane. Konsekwencją ich niespełnienia jest odrzucenie oferty wykonawcy złożonej w postępowaniu.
Dwie grupy
Warunki podmiotowe dzieli się na dwie grupy:
- warunki pozytywne – rozumiane jako kwalifikacja podmiotowa wykonawcy w zakresie określonych uprawnień, potencjału, sytuacji ekonomicznej i finansowej, itp., dająca gwarancję należytego wykonania zamówienia publicznego;
- warunki negatywne – rozumiane jako brak okoliczności (podmiotowych) stanowiących podstawę do wykluczenia wykonawcy z art. 24 p.z.p.; dotyczą m.in. nierzetelności, upadłości, zaległości publicznoprawnych albo karalności za określone przestępstwa.