Gdy pracownik kończy zatrudnienie, pracodawca ma obowiązek niezwłocznie wydać mu świadectwo pracy. Zasadniczo powinno to nastąpić w dniu, w którym dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli jest to niemożliwe w tym terminie, szef powinien doręczyć pracownikowi ten dokument w ciągu siedmiu dni od ustania zatrudnienia. Gdy świadectwo pracy zawiera błędy, były podwładny ma siedem dni (od jego otrzymania) na złożenie pracodawcy wniosku o sprostowanie (art. 97 § 2[1] k.p.).
Na piśmie
W znaczeniu słownikowym przez sprostowanie rozumie się poprawienie, skorygowanie, dokonanie korekty jakiejś informacji czy sprostowanie błędu. Pod tym pojęciem nie mieści się zatem kwestionowanie przez etatowca rozwiązania stosunku pracy w określonym trybie. Tak uznał Sąd Najwyższy w uchwale z 4 listopada 2009 r. (I PZP 4/09).
Wniosek o sprostowanie świadectwa powinien mieć formę pisemną. Powinien też wskazywać, które informacje i w jaki sposób należy skorygować lub które dane zamieścić, gdy szef je pominął. Podwładny musi sprawdzić otrzymane świadectwo i kwestionować zawarte w nim wady. Nie zwalnia to pracodawcy z wymogu odpowiedniego – zgodnego z prawem – ukształtowania treści dokumentu. Jeśli jednak ujawnią się jego uchybienia, pracownik, który go nie kwestionował, musi – wspólnie z pracodawcą – ponieść konsekwencje tej wadliwości (wyrok SN z 18 października 2011 r., I PK 54/11).
Jeśli pracodawca nie widzi podstaw, aby skorygować świadectwo zgodnie z wolą pracownika, pisemnie zawiadamia go o negatywnym wyniku rozpatrzenia wniosku o poprawienie dokumentu w ciągu siedmiu dni od jego otrzymania (§ 5 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, DzU nr 60, poz. 282 ze zm., dalej: rozporządzenie). Pracownik w ciągu siedmiu dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie poprawienia dokumentu lub po bezskutecznym upływie terminu na odpowiedź pracodawcy z żądaniem jego sprostowania może wystąpić do sądu pracy.
Gdyby w tym czasie nie dokonał tej czynności bez swojej winy, sąd na jego wniosek przywróci mu uchybiony termin. Wniosek o to wnosi się do sądu pracy i jest na to siedem dni od ustania przyczyny powodującej opóźnienie. Należy w nim uprawdopodobnić okoliczności uzasadniające przywrócenie terminu (art. 265 k.p.). Właściwy jest tu sąd rejonowy – wydział pracy (art. 461 § 1[1] kodeksu postępowania cywilnego).