Warto zaplanować czynności rozliczeniowe w spółce

Doroczne obowiązki przedsiębiorców są związane z zatwierdzaniem sprawozdań finansowych w spółkach kapitałowych. Pojawiły się też nowe uprawnienia sądów do „przymuszania" przedsiębiorców.

Przepisy nakładają na przedsiębiorców wiele obowiązków związanych z koniecznością zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych.

Ich niedopełnienie może się wiązać z negatywnymi konsekwencjami nie tylko dla samych spółek, ale i dla członków ich organów. W praktyce, wobec rozproszenia regulacji dotyczących tego zagadnienia, jak również ich częstych zmian, omawiane obowiązki mogą przysporzyć przedsiębiorcom istotnych trudności. Aby wszystkie wymogi nakładane przez przepisy prawa zostały przez spółkę spełnione, warto zaplanować zatwierdzenie sprawozdania finansowego z odpowiednim wyprzedzeniem.

Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.) w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego powinno się odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub zwyczajne walne zgromadzenie w przypadku spółki akcyjnej (dalej: zwyczajne zgromadzenie). Oznacza to, że w przypadku spółek, których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2014 r., zwyczajne zgromadzenia powinny się odbyć najpóźniej do 30 czerwca 2015 r.

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia powinno być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Uchwała w tym zakresie pełni swoistą funkcję kontrolną, szczególnie jeśli się weźmie pod uwagę, że na podstawie zatwierdzanego sprawozdania finansowego podejmowane są m.in. działania w zakresie podziału zysku albo pokrycia straty wygenerowanych przez spółkę.

Podział zysku czy pokrycie strat

Podstawą uchwały o podziale zysku albo o pokryciu straty są wyniki finansowe spółki wykazane w zatwierdzanym sprawozdaniu finansowym. Co do zasady to w gestii wspólników/akcjonariuszy leży podjęcie decyzji o zatrzymania zysku w spółce albo przeznaczeniu go do podziału.

Przepisy określają maksymalną wysokość kwoty przeznaczonej do podziału. Kwota ta nie może przekraczać zysku za ostatni rok obrotowy powiększonego o niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz o kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone do podziału/na wypłatę dywidendy. Kwotę tę należy dodatkowo pomniejszyć o niepokryte straty, udziały/akcje własne oraz o kwoty, które zgodnie z ustawą lub umową spółki/statutem powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe.

W przypadku poniesienia przez spółkę straty należy podjąć uchwałę, w której zostanie określony sposób jej pokrycia, np. z niepodzielonego zysku z lat ubiegłych, przez przeniesienie środków z kapitałów zapasowego lub rezerwowego czy też z zysku, który zostanie wypracowany przez spółkę w przyszłości.

Uchwała o dalszym istnieniu spółki

Przy okazji podejmowania uchwał na zwyczajnym zgromadzeniu należy również mieć na uwadze przepisy dotyczące uchwał o dalszym istnieniu spółki. Zgodnie z przepisami, jeżeli bilans sporządzony przez zarząd (stanowiący również część rocznego sprawozdania finansowego) wykazuje stratę, która przewyższa sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a w przypadku spółki akcyjnej odpowiednio jedną trzecią kapitału zakładowego, konieczne będzie powzięcie uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki. Jeżeli zarząd nie zwołał nadzwyczajnego (walnego) zgromadzenia celem powzięcia stosownej uchwały, należy pamiętać o jej powzięciu na zwyczajnym zgromadzeniu.

Kolejnym punktem porządku obrad zwyczajnego zgromadzenia powinno być podjęcie uchwał w przedmiocie udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. Należy pamiętać, że absolutorium dotyczy wszystkich osób, które pełniły w ostatnim roku obrotowym funkcję członka zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, a głosowanie nad uchwałami w przedmiocie jego udzielenia powinno się odbyć w trybie tajnym.

Wygaśnięcie mandatów

Niezwykle istotną regulacją, o której przedsiębiorcy niejednokrotnie zapominają, jest przepis art. 202 § 1 i 2 k.s.h., zgodnie z którym, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy lub odpowiednio za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Na tle tego przepisu w orzecznictwie oraz doktrynie prawa handlowego zarysowały się dwa stanowiska. Zgodnie z jednym nich, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, czyli np. nie zawiera w tym zakresie żadnych postanowień, mandat członka zarządu wygasa w terminie wskazanym w art. 202 § 1 k.s.h., nawet jeżeli według uchwały wspólników powołanie nastąpiło na czas nieokreślony.

Natomiast zgodnie z drugim poglądem w razie powołania członka zarządu na czas nieoznaczony mandat nie wygasa wraz z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, co oznacza, że członek zarządu powołany na czas nieoznaczony będzie pełnić swoją funkcję, dopóki nie zaistnieje którakolwiek z przesłanek wygaśnięcia mandatu (np. rezygnacja, odwołanie).

Nie rozstrzygając, który z wyżej przedstawionych poglądów zasługuje na aprobatę, w celu uniknięcia ryzyka po stronie spółki należy pamiętać o każdorazowej weryfikacji mandatów członków zarządu, mając na uwadze przepisy art. 202 k.s.h. Jeżeli analiza wykaże, że zgodnie z literalnym brzmieniem art. 202 § 1 i 2 wygasły mandaty członków zarządu, z perspektywy spółki najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest ponowne ich powołanie. Praktyka taka pozwoli na uniknięcie istotnych wątpliwości dotyczących skuteczności czynności podjętych przez członków zarządu spółki, którym zgodnie z literalnym brzmieniem art. 202 § 1 i 2 wygasły mandaty. Analogiczne wątpliwości dotyczą mandatów członków zarządu spółek akcyjnych.

Wybór biegłego rewidenta

Przy okazji odbywania zwyczajnego zgromadzenia warto mieć na uwadze kwestię wyboru biegłego rewidenta w celu wykonania badania sprawozdania finansowego spółki w kolejnym roku obrotowym. Wyboru biegłego rewidenta dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe spółki, jeżeli jej statut, umowa lub inne wiążące przepisy prawa nie stanowią inaczej. Należy pamiętać, że wyboru takiego nie może dokonać zarząd.

Podjęcie takiej uchwały na zwyczajnym zgromadzeniu nie jest obligatoryjne, można ją podjąć również na nadzwyczajnym zgromadzeniu. Wydaje się jednak, że w przypadku spółek akcyjnych oraz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością spełniających kryteria badania sprawozdań przez biegłego rewidenta, jeżeli znany jest już podmiot, który wykona badanie, a obowiązek jego wyboru spoczywa na organie zatwierdzającym sprawozdanie finansowe, warto podjąć taką uchwałę jeszcze na zwyczajnym zgromadzeniu.

Złożenie sprawozdania w sądzie rejestrowym

W terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego sprawozdanie to – wraz z opinią biegłego rewidenta (o ile sprawozdanie podlegało badaniu), odpisem uchwały o jego zatwierdzeniu oraz uchwały o podziale zysku albo o pokryciu straty wraz ze sprawozdaniem zarządu z działalności spółki – powinno zostać złożone we właściwym sądzie rejestrowym.

Wniosek należy złożyć na urzędowym formularzu KRS-Z30 oraz uiścić opłatę w wysokości 140 zł.

W przypadku niezatwierdzenia sprawozdania finansowego w terminie przepisy nakładają obowiązek dwukrotnego złożenia sprawozdania w sądzie rejestrowym, tj. obowiązkowi złożenia podlega najpierw niezatwierdzone sprawozdanie finansowe w ciągu 15 dni po upływie terminu na jego zatwierdzenie, a następnie również zatwierdzone sprawozdanie w terminie 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami, o których mowa powyżej.

Warto pamiętać o tym obowiązku, gdyż jego niedopełnienie może skutkować pociągnięciem członków zarządu do odpowiedzialności karnej.

Ważna aktualizacja

Jeżeli wniosek o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego będzie pierwszym wnioskiem składanym przez spółkę w sądzie rejestrowym po 1 grudnia 2014 r., wraz z takim wnioskiem spółka powinna dokonać aktualizacji przedmiotu działalności gospodarczej. Nowelizacja przepisów, która weszła w życie 1 grudnia 2014 r., wprowadziła zasadę, zgodnie z którą w rejestrze ujawnianych jest nie więcej niż dziesięć pozycji przedmiotu działalności PKD (w tym jeden przedmiot działalności przeważającej). Przedsiębiorcy zostali zobowiązani do zgłoszenia tej zmiany przy pierwszym wniosku do KRS składanym po wejściu w życie nowelizacji. Należy pamiętać, że obowiązek aktualizacji danych nie pociąga za sobą konieczności zmiany umowy lub statutu spółki.

Jeżeli spółka znajduje się w takiej sytuacji, sprawozdanie finansowe powinno zostać złożone na urzędowym formularzu KRS-Z3, wraz z formularzem KRS-ZN oraz formularzem KRS-ZM w zakresie przedmiotu działalności. Do wniosku należy dołączyć opłatę w wysokości 350 zł.

Nowy obowiązek

W związku z uchwaleniem w ciągu ostatniego półrocza kilku ustaw zmieniających ustawę o KRS przedsiębiorcom może umknąć dodatkowy obowiązek nałożony ustawą z 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw. Zgodnie z art. 7 ust. 1 tej ustawy przedsiębiorcy obowiązani są złożyć wniosek o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy wraz z pierwszym wnioskiem o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego.

Zadośćuczynienie wskazanemu obowiązkowi napotyka istotne problemy praktyczne, gdyż istniejące urzędowe formularze nie zawierają odpowiednich rubryk umożliwiających dokonanie wpisu informacji o dniu kończącym rok obrotowy w sytuacji, gdy rok ten nie ulega zmianie. Wydaje się więc, że złożenie wniosku o wpis tych informacji powinno nastąpić w piśmie przewodnim skierowanym do sądu, wraz z powołaniem się na okoliczność braku odpowiedniego urzędowego formularza, na którym taka informacja miałaby zostać ujawniona.

Postępowanie przymuszające

Niewywiązywanie się przez spółki z obowiązku składania rocznych sprawozdań finansowych w sądzie rejestrowym może się wiązać z poważnymi konsekwencjami. Ustawą z 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy o KRS oraz niektórych innych ustaw wprowadzono tzw. postępowanie przymuszające. Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o KRS w przypadku stwierdzenia przez sąd, że wniosek o wpis do rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny (postępowanie przymuszające). Natomiast zgodnie z art. 25a ustawy o KRS, w przypadku gdy mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe, sąd rejestrowy wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Wszczęcie takiego postępowania może się wiązać z negatywnymi konsekwencjami dla spółki.

O ile trudno dziś ocenić, czy i w jakim zakresie znowelizowane przepisy będą stosowane przez sądy rejestrowe w praktyce (dotychczasowe przepisy były wykorzystywane doraźnie i niekonsekwentnie), o tyle w interesie samych przedsiębiorców leży dopełnienie wszystkich wymaganych przez prawo obowiązków.

W urzędzie skarbowym

Sprawozdanie finansowe należy również złożyć do urzędu skarbowego w terminie dziesięciu dni od daty jego zatwierdzenia. Wraz ze sprawozdaniem finansowym przedsiębiorcy powinni złożyć opinię biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu) oraz odpis uchwały zatwierdzającej sprawozdanie.