Jeżeli u pracodawcy obowiązuje uzp lub regulamin pracy, to wprowadzenie zapisu o pracy zmianowej – podobnie jak wszelkie inne zmiany tych aktów – wymaga zachowania procedur z kodeksu pracy i ustawy o związkach zawodowych z 23 maja 1991 r. (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 167, dalej ustawa o zz). Zmiany układów zbiorowych następują w drodze tzw. protokołów dodatkowych, które podpisują wszystkie strony układu. W praktyce wymaga to uzyskania zgody organizacji związkowych.
Z kolei tryb wprowadzenia postanowienia o pracy zmianowej do regulaminu pracy zależy od liczby związków zawodowych działających w zakładzie. Jeżeli jest w nim jedna organizacja, to zgodnie z art. 104
2
k.p. pracodawca musi z nią uzgodnić wprowadzenie takiego novum. Jeżeli zaniecha ustaleń, zmiana nie będzie miała mocy wiążącej (wyrok Sąd Najwyższy z 21 mar- ca 2001 r., I PKN 320/00). Jeśli zaś pracodawca podejmie ze związkiem negocjacje, które zakończą się fiaskiem w uzgodnieniu regulaminu, decyzję będzie mógł podjąć samodzielnie. Trzeba jednak określić termin przewidziany na negocjacje, bo dopiero jego upływ pozwala szefowi samodzielnie działać przy modyfikacji regulaminu pracy.
Gdy w zakładzie działa więcej związków, to w myśl art. 30 ustawy o zz przedstawiają one pracodawcy wspólne stanowisko dotyczące proponowanych zmian regulaminu w ciągu 30 dni. Gdy je ujawnią, szef musi je respektować. Jeżeli zaś związki nie dojdą między sobą do porozumienia, o wprowadzeniu zmian do regulaminu samodzielnie decyduje pracodawca. Co oczywiste, swobodą ustalenia regulaminu pracy (a więc i zdecydowania o pracy zmianowej) szef dysponuje także wtedy, gdy w zakładzie w ogóle nie ma związków.
Jeśli w umowie o pracę nie zamieszczono szczegółowego rozkładu czasu pracy etatowca, przeprowadzenie tej procedury wystarczy, aby objąć go pracą zmianową. Jeżeli jednak angaż wskazuje konkretne godziny pracy, np. 8–16, niezbędne będzie też zawarcie z pracownikiem porozumienia zmieniającego bądź (w razie braku jego zgody) złożenie wypowiedzenia zmieniającego z art. 42 k.p. To zaś wiąże się z ryzykiem, że podwładny odmówi przyjęcia zaproponowanych warunków i tym samym jego angaż się rozwiąże. Potwierdził to wyrok SN z 21 marca 2014 r. (II PK 174/13). Sąd przyznał, że chociaż organizacja czasu pracy nie należy do istotnych elementów stosunku pracy, które trzeba ustalić w angażu, nie ma przeszkód, aby takie postanowienie wprowadzić. Wówczas jednak będzie ono miało charakter istotnego elementu stosunku pracy, a w konsekwencji jego zmiana będzie wymagała właśnie porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego.