Pojęcie zagranicznego dokumentu urzędowego nie jest zdefiniowane w przepisach prawa. Z wyjaśnieniami przychodzi judykatura, która definiuje zagraniczny dokument urzędowy jako „oryginał tego dokumentu, jak również jego odpis lub wyciąg, uwierzytelniony przez organ, który taki dokument sporządził".
Moc dowodowa
Zgodnie z art. 1138 k.p.c. „Zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi". Z prawnego punktu widzenia nie ma obowiązku legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, poza dwoma wyjątkami: dokument dotyczący przeniesienia własności nieruchomości położonej w Rzeczypospolitej Polskiej powinien być uwierzytelniony przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny. To samo dotyczy dokumentu, którego autentyczności strona zaprzeczyła. W praktyce jednak sądy i urzędy wymagają legalizacji lub nadania klauzuli apostille praktycznie wszystkim zagranicznym dokumentom urzędowym.
Legalizacja jest podstawowym sposobem uwierzytelniania zagranicznych dokumentów. Polega na stwierdzeniu zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia przez urzędnika konsularnego celem posługiwania się nim w innym państwie niż państwo jego wystawienia. Warto zaznaczyć, iż legalizacja nie potwierdza autentyczności dokumentu, ale jedynie poświadcza wystawienie w odpowiedniej formie, przez właściwy organ umocowany zgodnie z prawem miejscowym oraz to, że pieczęć i podpis znajdujące się na dokumencie nie są sfałszowane.
Do legalizacji urzędowych dokumentów zagranicznych uprawnieni są konsulowie RP. Możliwe do stosowania są trzy rodzaje klauzul legalizacyjnych:
- pełna – potwierdzająca autentyczność podpisu, pieczęci urzędowej, a także zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia;
