Rzeczpospolita Prawo

Jak właściwie ewidencjonować obecność i nieobecność w pracy

Właściwe ewidencjonowanie godzin aktywności i nieobecności w pracy to gwarancja poprawnego wyliczenia pensji. Szefowie często mają problemy z prawidłowym sporządzeniem tego wykazu.

Publikacja: 20.10.2016 05:40

Jak właściwie ewidencjonować obecność i nieobecność w pracy

Foto: 123RF

Piotr Wojciechowski

Wolne ustala szef

DOKUMENTY. Nawet przy stałym rozkładzie czasu pracy można rozpisać grafik zadań na przyjęty w firmie okres rozliczeniowy.

- Kto decyduje o rozkładzie czasu pracy i czy praca sobotę jest możliwa tylko z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy?

Rozkłady czasu pracy, czyli tzw. grafiki, przygotowują zazwyczaj ci pracodawcy, którzy stosują pracę zmianową lub równoważne systemy czasu pracy. Podobnie będzie w tych firmach, gdzie pracuje się także w niedziele i święta.

U pracodawcy ze stałym rozkładem czasu pracy, czyli w firmach funkcjonujących od poniedziałku do piątku w stałych godzinach, gdzie soboty i niedziele są dniami wolnymi, wystarczą odpowiednie postanowienia w regulaminie pracy dotyczące organizacji pracy w zakładzie. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby również taki pracodawca rozpisał grafik pracy na przyjęty u siebie okres rozliczeniowy, np. miesięczny.

Ponadto art. 129 kodeksu pracy określa, że pracownicy powinni świadczyć pracę przeciętnie 5 dni w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym, czyli 40 godzin tygodniowo i 8 godzin dziennie. Dniem wolnym od pracy wynikającym z pięciodniowego tygodnia pracy może być każdy dzień tygodnia z wyjątkiem niedzieli, która jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Dzień taki nie może też przypadać w święto. Na ogół, w większości polskich firm jest to sobota (tzw. wolna), ale dni wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy mogą przypadać w różnych dniach tygodnia, np. w jednym tygodniu będzie to sobota, w drugim poniedziałek, a w trzecim – środa. To pracodawca ustala termin dnia wolnego w firmie.

Najlepiej kalendarzowo

TERMIN. Ewidencję czasu pracy należy tak prowadzić, aby przed każdą datą płatności wynagrodzenia można było wypłacić także pieniądze za pracę w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia dobowej normy.

- Czy przepisy określają maksymalny okres, na jaki można tworzyć ewidencję czasu pracy?

Nie, powszechne przepisy tego nie wskazują. To pracodawca decyduje, jak długi okres nią obejmie. Celem jej prowadzenia jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Zgodnie z art. 85 k.p. wynagrodzenie powinno być wypłacane przynajmniej raz w miesiącu. Aby ustalić prawidłową jego wysokość, ewidencję czasu pracy należy tak prowadzić, aby przed każdym terminem płatności wynagrodzenia, obok stałych składników wynagrodzenia za pracę można było wypłacić należne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Najwygodniej i najpraktyczniej jest stosować miesięczną ewidencję. Dzięki temu bez trudu ustali się przysługujące wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach przysługujące pracownikowi z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy, które powinno być wypłacone w najbliższym terminie płatności po ich wystąpieniu, chyba że praca taka jest rekompensowana czasem wolnym od pracy.

Niezbędnym elementem, który powinna zawierać każda ewidencja, jest liczba godzina pracy, którą pracownik przepracował. Trzeba więc zapisać każdy przepracowany czas.

Czas z porównania

LISTA PŁAC. Tylko szczegółowa analiza dni pracy i dni, w których etatowiec nie wykonywał obowiązków, pozwala prawidłowo ustalić jego pensję ze wszystkimi dodatkami.

- Po każdym miesiącu rozliczeniowym otrzymuję ewidencję pracy z poszczególnych działów. Jeżeli liczba godzin pracy z ewidencji zgadza się z liczbą godzin do przepracowania, oddaję taką ewidencję działowi płac z informacją, że pracownikowi należy się tylko normalne wynagrodzenie za wykonaną pracę, bez dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny. Czy to prawidłowe?

Nie. Takie porównanie liczby rzeczywiście przepracowanych godzin z liczbą zaplanowanych nie wystarczy, aby stwierdzić, że wynagrodzenie przysługuje jedynie za pracę wykonaną i nie wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych. Należy jeszcze szczegółowo przeanalizować dni pracy i dni, w których pracownik nie wykonywał obowiązków. Istotne jest bowiem to, czy w trakcie trwania okresu rozliczeniowego nie zdarzyły się sytuacje powodujące obniżenie wymiaru czasu pracy, czyli usprawiedliwiona nieobecność w pracy (np. wskutek choroby lub urlopu wypoczynkowego). Również w sytuacji, gdy liczba przepracowanych godzin jest równa wymiarowi czasu pracy, niewykluczone, że wystąpiła praca w nadgodzinach z powodu przekroczenia dobowej lub tygodniowej normy czasu pracy.

Prezes z kartą

MENEDŻEROWIE. Choć członkom zarządu nie należy się wynagrodzenie za pracę nadliczbową i nie trzeba im ewidencjonować aktywności, taki rejestr musi obejmować ich dni wolne, urlopy czy choroby.

- Jak rejestrować czas pracy kadry zarządzającej? Czy takim osobom zakłada się kartę ewidencji?

Zgodnie z art. 128 § 2 pkt 2 k.p. pracownikami zarządzającymi w imieniu pracodawcy zakładem pracy są pracownicy kierujący jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępcy oraz pracownicy wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz główni księgowi. Zgodnie z art. 149 k.p. tym pracownikom nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie musi im sporządzać ewidencji w pozostałym zakresie.

W praktyce każdemu pracownikowi zarządzającemu należy założyć imienną kartę ewidencji czasu pracy. Zgodnie z § 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) wskazuje się w niej dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Przy czym zwolnienie pracodawcy z ewidencjonowania godzin pracy kadrze zarządzającej nie oznacza, że szef przestaje wypłacać takim osobom wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli taka praca ma stały charakter i jest związana z wadliwą organizacją pracy. Zgodnie z postanowieniem Sądu Najwyższego z 28 października 2008 r. (I PK 119/08) pracownicy sprawujący funkcje kierownicze mogą być zatrudniani poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do oddzielnego wynagrodzenia jedynie w razie konieczności (art. 151

4

§ 1 k.p. w obecnym brzmieniu). Zatem reguła ta nie odnosi się do stałego zatrudniania pracownika ponad ustawowy czas pracy. W takiej sytuacji także etatowcowi zajmującemu stanowisko kierownicze przysługuje wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach. Chodzi przy tym o konieczność wykonywania pracy w ponadnormatywnym czasie wskutek wadliwej organizacji pracy u pracodawcy.

—not. g.or.

© Licencja na publikację
© ℗ Wszystkie prawa zastrzeżone
Źródło: Rzeczpospolita

Wolne ustala szef

DOKUMENTY. Nawet przy stałym rozkładzie czasu pracy można rozpisać grafik zadań na przyjęty w firmie okres rozliczeniowy.

Pozostało 98% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Łukasz Piebiak
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona
Elektryczne BMW iX już od 1500 PLN netto/mies. w ofercie BMW Comfort Lease.
Materiał Promocyjny
Elektryczne BMW iX już od 1500 PLN netto/mies. w ofercie BMW Comfort Lease.
KWK Mysłowice-Wesoła - ruchomy chodnik (przenośnik taśmowy) służący do transportu pracowników
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Roma Wąsik podczas Protestu Wolnych Polaków.
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Joanna Misztal-Konecka
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Naczelny Sąd Administracyjny
Sądy i trybunały
Rośnie lawina skarg kasacyjnych do Naczelnego Sądu Administracyjnego
Samochód w leasing na firmę? Sprawdź czy to się opłaca!
Materiał Promocyjny
Samochód w leasing na firmę? Sprawdź czy to się opłaca!
e-Wydanie