Co prawda odpowiedzialność za poprawne rozliczenie podatkowe i zapłatę podatku spoczywa na podatniku, niemniej płatnik (pracodawca), z racji ciążących na nim obowiązków (w tym naliczenie i odprowadzenie zaliczek na PIT, sporządzenie PIT-11), również musi pochylić się nad kwestią opodatkowania przychodu pracownika delegowanego.
Status rezydencji
W pierwszej kolejności pracodawca powinien ustalić status rezydencji podatkowej pracownika oddelegowanego (szerzej na ten temat pisaliśmy 16 listopada). W tym celu należy przeanalizować kryteria zawarte w ustawie o PIT (zasada 183 dni pobytu w roku kalendarzowym, ośrodek interesów życiowych) oraz reguły zawarte w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania (dalej UPO) – jeżeli została zawarta z krajem, do której oddelegowany jest pracownik. W przypadku, gdy z danym krajem nie została podpisana UPO, rezydencję ustala się wyłącznie na podstawie przepisów polskich.
W praktyce może się okazać, że pracodawca nie jest w stanie ustalić rezydencji pracownika lub nie ma pewności co tego, gdzie pracownik posiada miejsce zamieszkania dla celów podatkowych. Dlatego w każdym przypadku należy wystąpić do pracownika o złożenie oświadczenia o statusie jego rezydencji. Uzyskanie oświadczenia nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prawidłowego naliczenia podatku i składek, ale może stanowić formę zabezpieczenia interesów pracodawcy na wypadek sporu z urzędem i/lub pracownikiem.
Opodatkowanie w Polsce
Jeżeli pracownik zachowuje status polskiego rezydenta podatkowego w trakcie oddelegowania (np. z uwagi na to, że w Polsce zostaje jego żona/mąż i dzieci), podlega w Polsce opodatkowaniu od całości swoich światowych dochodów bez względu na to, skąd pochodzą. Ewentualne zwolnienie lub wyłączenie z opodatkowania określonych kategorii przychodów może mieć miejsce na podstawie zapisów odpowiednich UPO.