Sygnalista czy nie? Kto ma status sygnalisty?
Kolejnym problemem jest to, że nie zawsze osoba podejmująca decyzje wobec sygnalisty będzie w stanie stwierdzić, że pracownik ma taki status – niekoniecznie podmiot ten będzie odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrzenie zgłoszeń. Często podmiotem odpowiedzialnym za przyjęcie zgłoszenia sygnalisty będzie np. dział HR, dział compliance czy dział prawny, a decyzję o warunkach pracy czy płacy pracownika będzie podejmował jego menedżer – nieświadomy, że jego pracownik jest sygnalistą.
Czy to oznacza, że na każdym kroku pracodawca powinien upewniać się, że pracownik, wobec którego zostaje podjęta niekorzystna dla niego decyzja, nie jest przypadkiem sygnalistą? Niekoniecznie, a biorąc pod uwagę konieczność przymus zapewnienia poufności zgłoszeń – może wręcz być to niemożliwe. Nawet mając taką wiedzę, powiązanie zmian kadrowych ze statusem sygnalisty może nie być proste i efektywne. Biorąc jednak pod uwagę wspomniane przepisy ochronne, pracodawca powinien dołożyć starań, by dysponować materiałem dowodowym, który – w razie postawienia takiego zarzutu przez pracownika-sygnalistę – pozwoli stwierdzić, że działanie nie miało nic wspólnego z odwetem na sygnaliście.
Oznacza to, że wdrożenie przepisów o sygnalistach wymagać będzie od pracodawców więcej niż tylko samego stworzenia i wdrożenia procedur dokonywania i rozpatrywania zgłoszeń. Konieczna może być rewizja dotychczasowych regulacji wewnętrznych i stosowanej praktyki, nawet w obszarach pozornie niezwiązanych z whistleblowingem.
Dla niektórych firm, zwłaszcza większych, gdzie wiele procesów HR jest już usystematyzowanych, nie będzie to aż tak duże wyzwanie. Jednak większość pracodawców powinna jednak już teraz zastanowić się, czy jest gotowa na skuteczną obronę przed zarzutem podejmowania działań odwetowych.
Odwet wobec sygnalisty: brak premii lub zmiana miejsca pracy na gorsze
Co to oznacza w praktyce? Przykładowo, jeżeli pracownikom przyznawana jest premia na podstawie oceny pracodawcy, dobrze byłoby usystematyzować ten proces: np. wprowadzić regulamin ocen, schematy czy matryce ocen, notatki z rozmów okresowych z pracownikiem – tak, aby wynikało z nich, że negatywny wynik miał swoje ścisłe merytoryczne uzasadnienie. Takie działania były dobrą praktyką już wcześniej, rekomendowaną pracodawcom choćby w celu odparcia roszczeń pracownika o składniki wynagrodzenia, uniknięcia posądzenia o dyskryminację czy arbitralność. Teraz, wobec możliwości podniesienia zarzutu „działań odwetowych” i wspomnianego „odwróconego ciężaru dowodu”, pracodawca powinien pilnować tego jeszcze bardziej.
Im dokładniej pracodawcy uda się uporządkować wewnętrzne procedury, obudowując bieżące decyzje menedżerów obowiązkiem ich odpowiedniego uzasadniania i dokumentowania, tym łatwiej będzie bronić się przed zarzutem działań odwetowych. Poza kwestiami formalnymi, nieodzowna jest właściwa komunikacja. Jeśli pracodawca zmienia miejsce wykonywania pracy pracownikowi na mniej dogodne, bo bardziej odległe od jego miejsca zamieszkania – warto poza formalną zmianą w umowie wyjaśnić, dlaczego zaszła taka potrzeba. Gdy menedżer zmienia pracownikowi grafik na mniej dogodny – dobrze jest wskazać, że tej zmiany wymaga organizacja pracy. Jeśli firma przesuwa kompetencje pracownika na rzecz kolegi z zespołu – przełożony powinien wyjaśnić im, skąd taka decyzja.