Lato w firmie: Co przysługuje pracownikom w związku z upałami

Letnie upały w firmie rodzą obowiązki po stronie pracodawców. Wiąże się to z koniecznością regulowania należności podatkowych i składkowych. Co przysługuje pracownikom w związku z upałami? Napoje, posiłki energetyczne? Odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania w tym temacie.

Aktualizacja: 11.07.2024 09:06 Publikacja: 04.07.2024 12:07

Letnie upały w firmie rodzą obowiązki po stronie pracodawców. Co przysługuje pracownikom w związku z

Letnie upały w firmie rodzą obowiązki po stronie pracodawców. Co przysługuje pracownikom w związku z upałami?

Foto: AdobeStock

Czy pracodawca musi w lecie zapewnić napoje pracownikom?

TAK

Pracodawca ma obowiązek zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych płynów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych zatrudnionych. Duże znaczenie ma w tym wypadku temperatura. Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpłatny dostęp do zimnych napojów, gdy temperatura przekroczy 28°C w biurach lub 25°C na otwartej przestrzeni. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25°C, napoje muszą być wzbogacone w sole mineralne i witaminy. Płyny powinny być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej. Co jednak istotne nie przysługuje im ekwiwalent pieniężny za napoje.

Czy pracodawca musi zapewnić pracownikom herbatę i kawę?

NIE

Pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikom innych napojów, niż wskazane powyżej, w tym torebek do herbaty czy kawy. W praktyce jednak większość firm tak robi. To już jest standard w wielu miejscach.

Czy takie napoje są wliczane do przychodu pracowników, od którego trzeba płacić składki?

NIE

Na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartość tego świadczenia (tj. zapewnienie pracownikom napojów) jest uważana za przychód wyłączony z podstawy wymiaru składek do ZUS.

Czytaj więcej

Fiskus: herbata w paczce to nie napój, będzie więc podatek

Firma zatrudnia kilkudziesięciu pracowników. W biurze są ogólnodostępne kuchnie, w których znajdują się baniaki z wodą mineralną. Każdy pracownik może z nich korzystać. Czy firma musi im naliczyć przychód, od którego trzeba potrącić podatek?

NIE

Przychód powstaje wtedy, gdy świadczenie można zindywidualizować. Czyli wiadomo, kto korzystał z wody mineralnej oraz ile jej wypił. Nie da się tego ustalić, jeśli baniaczek z wodą stoi w dostępnej dla wszystkich kuchni. Pracodawca nie musi więc naliczać pracownikom przychodu i potrącać zaliczki na PIT.

Nasi pracownicy dostają po sześciopaku wody mineralnej na tydzień. Kadrowa twierdzi, że taki obowiązek wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Czy musimy opodatkować to świadczenie?

NIE

Świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy są zwolnione z podatku. Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Z kolei par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy wskazuje, że pracodawca musi zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Wynika z tego, że woda mineralna – jako świadczenie przysługujące na podstawie przepisów o bhp - jest zwolniona z podatku.

Czytaj więcej

Upały w pracy: popołudniowa sjesta jest już w polskim prawie

Kupiliśmy automaty, w których są różne napoje, np. kawa i herbata. Stoją na korytarzach biurowca i pracownicy mogą z nich bez ograniczeń korzystać. Czy trzeba im naliczyć przychód, który będzie opodatkowany?

NIE

Napoje są ogólnodostępne, nie można więc ustalić kto i ile wypił. Nie jest wobec tego spełniony jeden z warunków przychodu – indywidualizacja świadczenia. Pracodawca nie musi się więc przejmować podatkiem.

Pracodawca przekazuje każdemu pracownikowi po jednym dużym opakowaniu herbaty na miesiąc. Czy trzeba je opodatkować?

TAK

Przynajmniej takie jest stanowisko skarbówki. Fiskus podkreśla, że jeśli pracownik dostaje opakowanie herbaty, to świadczenie można zindywidualizować. Czyli powstaje przychód. Nie można do niego zastosować zwolnienia z podatku dla świadczeń przysługujących na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, ponieważ paczka herbaty nie jest napojem (a przepisy bhp mówią o napojach).

Stanowisko fiskusa jest kontrowersyjne, ale lepiej nie wchodzić z nim w niepotrzebne spory, tylko zmienić sposób dystrybucji herbaty. Nie dawać jej osobno każdemu pracownikowi, lecz wyłożyć opakowania w ogólnodostępnym pomieszczeniu. Wtedy nie da się zindywidualizować świadczenia, nie wiadomo bowiem, kto skorzystał z herbaty i ile zabrał saszetek. Przychód w ogóle nie powstaje i nie musimy zastanawiać się nad zwolnieniem z podatku. Podobnie jest, gdy serwujemy herbatę z ogólnodostępnego automatu (szerzej na ten temat pisaliśmy w „Rzeczpospolitej” z 2 lipca 2024 r.).

Czytaj więcej

Upał to nie wymówka, gdy pracujemy ze swego domu

Czy w związku z upałami pracodawca ma jeszcze inne obowiązki?

TAK

Pracodawcy, szczególnie w okresie wysokich temperatur, są zobowiązani do zapewnienia bezpłatnych posiłków profilaktycznych pracownikom, których wydatek energetyczny przekracza określone w przepisach wartości.

W przeciwieństwie do temperatury minimalnej w pomieszczeniach, przepisy nie określają jej maksymalnej dopuszczalnej wartości w pomieszczeniach, w których pracują ludzie. Co więcej, pracodawca nie ma także prawnego obowiązku założenia klimatyzacji w pomieszczeniach. W praktyce jednak, szczególnie w biurach jest ona już standardem. Praca w upale zdecydowanie bowiem zmniejsza produktywność i zdolność koncentracji.

Jedynie pracownicy młodociani, zgodnie z przepisami, nie mogą pracować w pomieszczeniach, w których temperatura przekracza 30°C, a wilgotność względna powietrza - 65 proc.

Pracodawcy mogą także dobrowolnie wprowadzić dodatkowe przerwy czy skrócić dzień pracy. Taki obowiązek nie jest uregulowany w przepisach i zależy wyłącznie od dobrej woli pracodawcy.

Czytaj więcej

Jak w upał zadbać o pracownika? Kiedy może on odmówić wykonania pracy?

W przygotowaniu części dotyczącej prawa pracy i składek doradzali: Tomasz Kret, starszy prawnik w kancelarii Raczkowski oraz Katarzyna Wilczyk, starszy prawnik w kancelarii Raczkowski

Czy pracodawca musi w lecie zapewnić napoje pracownikom?

TAK

Pozostało 99% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Jak kwestionować niezgodne z prawem plany inwestycyjne sąsiada? Odpowiadamy
Materiał Promocyjny
Jak wykorzystać potencjał elektromobilności
Praca, Emerytury i renty
Krem z filtrem, walizka i autoresponder – co o urlopie powinien wiedzieć pracownik
W sądzie i w urzędzie
Jak otrzymać bon energetyczny? Jest wzór wniosku
Nieruchomości
Większe odległości od działki sąsiada. Jakie zmiany się szykują
Administracja
Rzeka zabrała część nieruchomości. Kiedy przysługuje odszkodowanie?