Nowe przepisy o pracy na odległość. Oto największa bolączka

Eksperci przyznają, że kłopot przy wdrażaniu nowych przepisów powoduje głównie zwrot kosztów.

Publikacja: 17.05.2023 03:15

Nowe przepisy o pracy na odległość. Oto największa bolączka

Foto: Adobe Stock

Przypomnijmy, że za sprawą nowelizacji kodeksu pracy (DzU z 6 lutego 2023 r., poz. 240) od 7 kwietnia obowiązują nowe przepisy dotyczące wykonywania obowiązków na odległość.

Wdrażanie po grudzie

Zgodnie z nowymi przepisami pracą zdalną jest całkowite lub częściowe wykonywanie obowiązków w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uwzględnienie wniosku o pracę zdalną będzie obowiązkowe m.in., gdy składa go pracownica w ciąży, zatrudniony wychowujący dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia (chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj).

Pracownik może też wnosić okazjonalnie o wykonywanie swoich obowiązków na odległość (24 dni w roku).

Tyle teorii. Zapytaliśmy organizacje pracodawców, jak idzie wdrażanie nowych regulacji.

– Z dyskusji prowadzonych w naszej organizacji wynika, że duże i średnie firmy raczej przyjęły porozumienia ze związkami bądź regulaminy pracy zdalnej. W niektórych zakładach na ukończeniu są negocjacje. Są też firmy, które nie zamierzają przyjmować aktów wewnątrzzakładowych i będą się opierać na okazjonalnej pracy zdalnej, indywidualnych porozumieniach bądź wnioskach grup pracowników określonych w kodeksie pracy (chodzi m.in. o kobiety w ciąży czy rodziców dzieci do lat czterech bądź ośmiu) – mówi Robert Lisicki z Konfederacji Lewiatan.

Podobne spostrzeżenia ma Bartosz Sowier z Pracodawców RP.

– Z naszych obserwacji wynika, że faktycznie w znacznej mierze duże i średnie firmy zdecydowały się uregulować pracę zdalną na nowych zasadach. Mowa głównie o podmiotach, u których już ona funkcjonowała w oparciu o przepisy covidowe. Tam, gdzie się sprawdziła i przynosiła dobre efekty, szybciej podjęto działania dostosowawcze do nowej rzeczywistości prawnej. Mniejsze firmy, często ze względu na konieczność zapewnienia zwrotu kosztów czy wprowadzenia formalnych uregulowań wewnętrznych opartych na nowych przepisach, częściej wstrzymywały się z takimi decyzjami – mówi.

Czytaj więcej

Praca zdalna na stałe w kodeksie. Dziś przepisy wchodzą w życie, a pytań coraz więcej

Problem z ryczałtem

Sowier zwraca jednocześnie uwagę, że nowe przepisy nie były łatwe do wprowadzenia.

– Należało na nowo ukształtować w tym zakresie akty wewnątrzzakładowe. Dodatkowo, firmy musiały wypracować systemy, które zagwarantowałyby możliwość składania wniosków o pracę zdalną okazjonalną, a to wbrew pozorom nie było łatwe – dodaje.

Z kolei Robert Lisicki jako największe wyzwanie wymienia zasady ustalania ryczałtu z tytułu kosztów takiej organizacji pracy.

– Brak wytycznych spowodował, iż są one na rynku różnie ustalane. Dotyczy to podstaw (tj. przyjętych cen energii i dostępu do internetu), jak też sposobu rozliczania (tj. uśrednienie liczby dni pracy zdalnej bądź dokładne rozliczenie według dni albo godzin) – zaznacza.

Potwierdza to adwokat Joanna Torbé-Jacko z BCC.

– Problemem wysuwającym się na pierwszy plan jest brak wytycznych ustalenia ryczałtu za pracę zdalną. Należy to zrobić na takim poziomie, aby nie było ryzyka jego kwestionowania przez ZUS czy organ skarbowy. Tymczasem brak wytycznych powoduje trudności z jego oszacowaniem – dodaje.

Inaczej do tej kwestii podchodzi Łukasz Kuczkowski, radca prawny z kancelarii Raczkowski. Chociaż przyznaje, że na pracodawców przerzucono ustalanie wysokości ryczałtu, podając jedynie wskazówki oraz określając pewne minima, to taki ruch uważa za słuszny. Pozwala to bowiem dostosować wysokość ryczałtu do kosztów ponoszonych przez pracowników z uwzględnieniem charakteru wykonywanej pracy.

Mecenas zwraca też uwagę, że zapłata ryczałtu nie zamyka sprawy wydatków po stronie pracowników.

-Jeżeli ponieśli oni wyższe koszty w związku z wykonywaną pracą zdalną, to mają prawo żądać od pracodawcy dopłaty. Z kolei firma nie może się zwolnić z tej odpowiedzialności wskazując, że wypłaca ryczałt. Pracownik musi jednak wykazać te wyższe koszty np. rachunkami. Oczywiście im lepiej będzie wyliczony ryczałt, tym takie ryzyka są mniejsze. Znam jednak przypadki w okresie epidemii, w których pracownicy domagali się od pracodawcy dopłat w wysokości ok. 5 zł wykazując wyższe koszty niż te, które pracodawca przyjął ustalając ryczałt dla pracy zdalnej (w ramach swoich ogólnych uprawnień w związku z brakiem wówczas szczególnych regulacji w tym zakresie)- wskazuje mec. Łukasz Kuczkowski.


Wytyczne przy naliczaniu kosztów

  • Ustalić, jaki rodzaj kosztów będzie objęty ryczałtem. Minimum to opłaty za prąd wynikłe z korzystania przez pracownika z narzędzi niezbędnych do wykonywania obowiązków na odległość. Będzie to zatem co najmniej komputer. Jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi internet (np. za pośrednictwem komórki służbowej), to ryczałt może zostać ograniczony tylko do kosztów prądu. Inaczej jest, gdy pracownik korzysta z własnego dostępu do sieci. Wówczas minimum ryczałtu powinno objąć również koszty internetu, z uwzględnieniem czasu pracy.
  • Pracodawca może również objąć ryczałtem inne koszty (np. dodatkowego sprzętu, klimatyzacji itp.). Musi jednak istnieć bezpośredni związek między ich ponoszeniem a wykonywaniem pracy zdalnej.
  • Wszystkie koszty należy obliczyć na podstawie cen rynkowych oraz ilości wykorzystanego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych. Ryczałt ma pokrywać koszty przewidywane, a nie rzeczywiste. Stąd dopuszczalne jest przyjęcie pewnych założeń, np. ilości wykorzystywanej energii elektrycznej. Należy się też odwoływać do średnich cen rynkowych, np. prądu czy dostępu do internetu. W praktyce minimalny ryczałt to kwota kilkunastu złotych miesięcznie przy pracy zdalnej w wymiarze 100 proc.
  • Zasady ustalania ryczałtu należy opisać w regulaminie pracy zdalnej. Dotyczy to zarówno wskazania, jakie koszty będą zwracane i jakie zasady przyjęto do ich ustalania. Nie ma natomiast potrzeby i nie jest wskazane, aby ustalać w nim wysokość ryczałtu. Lepiej to ogłosić w zarządzeniu pracodawcy.

Przypomnijmy, że za sprawą nowelizacji kodeksu pracy (DzU z 6 lutego 2023 r., poz. 240) od 7 kwietnia obowiązują nowe przepisy dotyczące wykonywania obowiązków na odległość.

Wdrażanie po grudzie

Pozostało 97% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe