Nowe przepisy – nowe dokumenty w działach HR

W bieżącym roku czekają nas liczne zmiany w obszarze prawa pracy. Jako pierwsza została uchwalona ustawa dotycząca pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości pracowników. Jednocześnie zapowiedziano również, że kodeks pracy ulegnie kolejnym, daleko idącym zmianom. Chodzi w szczególności o wdrożenie unijnych dyrektyw – w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy oraz tzw. work-life balance. Tym samym pracodawcy zostaną zobligowani do dokonania zmian i uzupełnień istniejących już w ich zakładach umów i regulaminów, a czasami wręcz opracowania zupełnie nowych dokumentów.

Publikacja: 30.01.2023 11:17

Nowe przepisy – nowe dokumenty w działach HR

Foto: Adobe Stock

1. Kontrola trzeźwości

Przyjęta już przez Sejm nowelizacja umożliwi pracodawcom samodzielne dokonywanie kontroli trzeźwości pracowników. Oczywiście pracodawcy mogą nadal wzywać w tym celu Policję. Jeżeli jednak zdecydują się na wprowadzenie tego rodzaju kontroli w zakładzie, to konieczne będzie zamieszczenie odpowiednich postanowień w tym zakresie w regulaminie pracy (względnie w układzie zbiorowym bądź obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do wydania regulaminu). Konieczne będzie określenie m.in. grup pracowników, których obejmie kontrola, sposobu, czasu i częstotliwości jej przeprowadzania a także rodzaju wykorzystywanych w tym celu urządzeń.

Pracodawca będzie musiał opracować również dodatkowe dokumenty tj. przede wszystkim protokoły kontroli oraz upoważnienia do jej przeprowadzania. Poza tym, nowe przepisy nakazują odrębne informowanie pracowników o wprowadzeniu kontroli w zakładzie, nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. W przypadku osób zatrudnianych już po wdrożeniu kontroli, pracodawca będzie miał z kolei obowiązek przekazania im takiej informacji przed dopuszczeniem do pracy. Musi to być przy tym informacja odrębna od – standardowo stosowanego – oświadczenia o zapoznaniu się przez pracownika z treścią regulaminu pracy (mimo że to właśnie w tymże regulaminie będą znajdować się zapisy dotyczące kontroli trzeźwości).

2. Praca zdalna

Ustawa określa szczegółowo tryb wdrożenia pracy zdalnej w zależności m.in. od tego, czy w zakładzie funkcjonują organizacje związkowe. Niezależnie jednak od tego, czy finalnie będzie ona uregulowana w porozumieniu ze związkami, czy też w wydanym przez pracodawcę regulaminie (jeżeli do zawarcia porozumienia nie dojdzie), konieczne będzie uwzględnienie w takim dokumencie m.in. grup pracowników objętych pracą zdalną, zasad pokrywania kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę, reguł porozumiewania się stron oraz zasad kontroli pracownika zdalnego.

To jednak nie wszystko. Pracodawca będzie miał obowiązek sporządzenia i przekazania pracownikom:

a) oceny ryzyka zawodowego oraz odrębnej informacji, zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, a także

b) procedury ochrony danych osobowych (oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie).

Czytaj więcej

Zmiany w kodeksie pracy uchwalone. Badanie trzeźwości i praca zdalna

3. Umowy o pracę

Projektowane przepisy przewidują wprowadzenie do treści umów o pracę kilku dodatkowych elementów. Nie powinno to jednak wiązać się z trudnościami dla pracodawców. Te nowe elementy to: adres siedziby pracodawcy, miejsce lub miejsca wykonywania pracy (albo informacja, że pracownik sam je określa) a także czas ich trwania lub dzień zakończenia. W praktyce, mimo braku takiego obowiązku, tego rodzaju zapisy widniały już w dotychczasowych umowach.

Istotne zmiany będą natomiast dotyczyć treści umów zawieranych na okres próbny. Czas, na jaki umowa próbna może w ogóle zostać zawarta ma zostać uzależniony go od tego, jak długa ma być kolejna, „docelowa” już umowa. Dotychczas umowy próbne można było zawierać na okres do 3 miesięcy. Po nowelizacji, będzie to 1 miesiąc (w przypadku zamiaru późniejszego zawarcia z pracownikiem umowy terminowej krótszej niż 6 miesięcy) lub 2 miesiące (jeżeli taka umowa docelowa obejmie co najmniej 6 a mniej niż 12 miesięcy). Pierwszym nowym elementem umowy próbnej stanie się zatem określenie w niej przewidywanego czasu trwania kolejnej umowy. Co ciekawe, możliwe będzie „wydłużenie” czasu trwania umów próbnych o jeden dodatkowy miesiąc, jeżeli będzie to uzasadnione rodzajem pracy. Poza tym strony stosunku pracy będą mogły przewidzieć, że umowa ulegnie „przedłużeniu” o czas urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Zarówno postanowienie o wydłużeniu umowy, jak i o jej przedłużeniu musi jednak wynikać wprost z treści umowy.

W kontekście umów warto również wspomnieć, że umowy zawarte na czas określony pracodawca będzie wypowiadał tak samo jak umowy bezterminowe. Oznacza to, że w treści składanego pracownikowi wypowiedzenia konieczne będzie wskazanie przyczyn a także uprzednie przeprowadzenie pisemnej konsultacji wypowiedzenia ze związkami zawodowymi (jeżeli takie działają w zakładzie).

4. Informacja dodatkowa do umowy o pracę

W tym zakresie pracodawców czeka jedna z większych rewolucji. Dotychczas tzw. informacja dodatkowa była raczej krótkim dokumentem, w którym pracodawca odwoływał się do przepisów kodeksu pracy. Nowe regulacje mają zmienić ten stan rzeczy. Pracodawca w ramach tzw. onboardingu będzie zobowiązany do poinformowania pracownika m.in. o: wymiarze czasu pracy, przerwach w pracy, zasadach pracy nadliczbowej i rekompensaty za nią, zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę, wymiarze urlopu oraz zasadach przemieszczania się między miejscami pracy. Poza tym pracodawca będzie musiał poinformować o innych (niż określone w umowie) składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych i rzeczowych.

Kluczową kwestią będzie w tym kontekście „indywidualizacja” informacji. Nie będzie już wystarczające odwołanie się do przepisów kodeksu, czy też (ogólnie) do regulaminu pracy. W praktyce pracownicy biurowi mają bowiem inne zasady zatrudnienia niż pracownicy fizyczni – w szczególności dotyczy to przerw w pracy oraz zasad wynagradzania i premiowania. Konieczne stanie się zatem uprzednie dokonanie przez pracodawcę przeglądu wewnętrznych przepisów płacowych tak, by możliwe było „pogrupowanie” pracowników. Umożliwi to późniejsze przekazywanie konkretnemu pracownikowi informacji obejmującej tylko te zasady, które obowiązują w grupie, do której przynależy.

Projektowane przepisy wspominają również o obowiązku informowania pracowników o „procedurze rozwiązania stosunku pracy” oraz „polityce szkoleniowej pracodawcy”. To, czy trzeba będzie od nowa stworzyć takie dokumenty zapewne rozstrzygnie się podczas parlamentarnych prac nad ostatecznym kształtem ustawy.

Czytaj więcej

Zmiany w prawie pracy: biznes chce więcej czasu, a rządowi się spieszy

5. Umowy o zakazie konkurencji

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca co do zasady nie będzie mógł zakazać pracownikowi równoległego zatrudnienia w innym miejscu pracy. Jest to istotna zmiana, gdyż tego rodzaju postanowienia były niekiedy zamieszczane w regulaminach pracy oraz umowach o pracę. W nowym stanie prawnym, jedynym miejscem gdzie możliwe będzie wprowadzenie takiego ograniczenia stanie się umowa o zakazie konkurencji. Zapewne spowoduje to wzrost popularności takich umów, choć należy pamiętać, że również one nie mogą ograniczać prawa pracownika do jakiegokolwiek zatrudnienia, a jedynie takiego, które ma dla pracodawcy charakter konkurencyjny.

Podsumowanie

W pierwszej kolejności należy skupić się na uchwalonych już przepisach, dotyczących kontroli trzeźwości oraz pracy zdalnej. Wdrożenie przez pracodawców odpowiednich regulacji w tych obszarach może przy tym zająć trochę czasu, chociażby z uwagi na konieczność prowadzenia negocjacji ze związkami zawodowymi. Aby przyśpieszyć ten proces warto zatem uprzednio przygotować treść odpowiednich dokumentów. Jeżeli natomiast chodzi o aktualizację treści umów o pracę, czy też informacji dodatkowej do umowy, to przepisy w tym zakresie są wciąż na etapie prac legislacyjnych. Również tu - już obecnie - można jednak rozważyć podjęcie pewnych działań np. przeprowadzenie wspomnianego audytu regulacji zakładowych w zakresie wynagradzania. Powinno to pomóc pracodawcom w sprawnym przystosowaniu się do nowych przepisów.

Maciej Pietrzycki, Radca prawny, Andersen w Polsce

1. Kontrola trzeźwości

Przyjęta już przez Sejm nowelizacja umożliwi pracodawcom samodzielne dokonywanie kontroli trzeźwości pracowników. Oczywiście pracodawcy mogą nadal wzywać w tym celu Policję. Jeżeli jednak zdecydują się na wprowadzenie tego rodzaju kontroli w zakładzie, to konieczne będzie zamieszczenie odpowiednich postanowień w tym zakresie w regulaminie pracy (względnie w układzie zbiorowym bądź obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do wydania regulaminu). Konieczne będzie określenie m.in. grup pracowników, których obejmie kontrola, sposobu, czasu i częstotliwości jej przeprowadzania a także rodzaju wykorzystywanych w tym celu urządzeń.

Pozostało 92% artykułu
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe