Wydłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy – aspekty praktyczne

Utrzymujące się problemy gospodarcze, spadki zamówień oraz ograniczenia dostaw sprawiają, że pracodawcy poszukują kolejnych rozwiązań, które pomogą im przejść przez ten niełatwy okres. W niniejszym artykule przyjrzymy się jednemu z nich tj. wydłużeniu okresów rozliczeniowych czasu pracy.

Publikacja: 31.05.2022 09:49

Wydłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy – aspekty praktyczne

Foto: Adobe Stock

Po co wydłużać okres rozliczeniowy?

Przede wszystkim dłuższy okres rozliczeniowy pozwala pracodawcy na większą elastyczność w organizowaniu pracy zatrudnionych osób. Należy bowiem pamiętać, że wiele norm czasu pracy (np. 40 godzin tygodniowo, 5 dni w tygodniu) ma charakter tzw. „norm przeciętnych". Oznacza to, że odnosi się je właśnie do okresu rozliczeniowego czasu pracy (całego). W konsekwencji dłuższy okres rozliczeniowy pozwala na czasowe zmniejszenie wymiaru godzin pracowników w jednym miesiącu oraz późniejsze ich zwiększenie w kolejnym tak, by uśredniając godziny i dni z obu miesięcy udało się osiągnąć wskazane normy przeciętne. W ten sposób pracodawcy mogą odpowiednio reagować na zróżnicowane zapotrzebowanie na pracę w poszczególnych miesiącach, unikając m.in. zapłaty nadgodzin na rzecz pracowników.

Jak zmienić okres rozliczeniowy?

Sposób dokonania zmiany okresu rozliczeniowego może być różny w zależności od tego, jak długi ma być nowo wprowadzany okres oraz jakim systemem czasu pracy (podstawowym, równoważnym itp.) objęci są pracownicy, których zmiana ma dotyczyć. Na potrzeby niniejszego artykułu zakładam, że okres rozliczeniowy jest określony w regulaminie pracy obowiązującym u danego pracodawcy (tak też jest zazwyczaj, gdyż jedynie u mniejszych pracodawców okres rozliczeniowy może wynikać z innych źródeł np. obwieszczenia). Poniżej przedstawione zostały trzy podstawowe sposoby zmiany okresu rozliczeniowego czasu pracy.

Czytaj więcej

Konta czasu pracy receptą na wahania koniunktury

1. Aneksowanie Regulaminu Pracy.

Takie rozwiązanie znajdzie zastosowanie wówczas, gdy okres rozliczeniowy, który zamierza wprowadzić pracodawca, będzie dopuszczalny dla danego systemu czasu pracy zgodnie z ogólnymi przepisami kodeksu pracy. Wyjaśnienie tej kwestii najlepiej przedstawić na konkretnym przykładzie:

zgodnie z art. 129 k.p. wobec pracowników świadczących pracę w podstawowym systemie czasu pracy możliwe jest stosowanie 4-miesięcznego okresu rozliczeniowego bez żadnych dodatkowych warunków (jak przyczyny techniczne, organizacyjne itp.). W konsekwencji, jeżeli chcielibyśmy wydłużyć okres rozliczeniowy takiej właśnie grupy osób (np. z jednego do trzech miesięcy), to aneks do regulaminu pracy będzie tu najwłaściwszym rozwiązaniem. W aneksie należałoby jedynie wskazać, czy zmiana ma charakter stały, czy też okresowy (wówczas począwszy od wskazanego momentu ponownie obowiązywać będzie poprzedni, krótszy okres rozliczeniowy bez potrzeby zawierania kolejnego aneksu).

Aneksu takiego nie trzeba jednocześnie zgłaszać do Inspekcji Pracy. Wystarczające jest ogłoszenie jego treści pracownikom (zmiana wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od takiego ogłoszenia).

2. Zawarcie specjalnego porozumienia o wydłużeniu okresu rozliczeniowego ze związkami zawodowymi (przedstawicielami pracowników)

Zgodnie z art. 129 § 2 oraz art. 150 kodeksu pracy, „w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników". Przedłużenia takiego dokonuje się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (względnie z przedstawicielami pracowników jeżeli brak jest związków zawodowych u danego pracodawcy. Dodatkowym warunkiem jest przekazanie kopii zawartego porozumienia do właściwego inspektora pracy.

W mojej ocenie ta akurat regulacja dotyczy sytuacji, gdy nowy (docelowy, wydłużony) okres rozliczeniowy miałby wykraczać poza ogólne normy zakreślone prawem dla danego systemu czasu pracy. Nawiązując do podanego już wyżej przykładu:

- jeżeli pracodawca chciałby wprowadzić 6-miesięczny okres rozliczeniowy dla systemu podstawowego (dla którego normą jest okres od 1 do 4 miesięcy), to należy zawrzeć omawiane porozumienie;

- jeżeli natomiast okres rozliczeniowy miałby wynosić 2, 3 lub 4 miesiące, to wystarczający jest aneks do regulaminu pracy (gdyż przepisy dotyczące tego systemu przewidują to jako standardowe, zwykłe rozwiązanie).

Co przy tym ważne, porozumienie stanowi samoistną podstawę prawną obowiązywania nowego, wydłużonego okresu rozliczeniowego. W takiej sytuacji nie ma zatem potrzeby dokonywania zmian regulaminu pracy (fakt, że w regulaminie będzie widniał inny okres rozliczeniowy niż w porozumieniu nie jest tu problemem).

3. Skorzystanie z regulacji tzw. „tarczy antykryzysowej",

Rozwiązanie podobne do opisanego w punkcie 2 powyżej znajduje się również w art. 15 zf ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tj. z dnia 29 października 2021 r., Dz.U. z 2021 r. poz. 2095) czyli tzw. Tarczy antykryzysowej. Zgodnie z tym przepisem, możliwe jest jednoczesne wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy (zezwalającego na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin) oraz wydłużenie okresu rozliczeniowego nawet do 12 miesięcy. Warunkiem jest spełnienie przez pracodawcę ściśle określonych w ustawie przesłanek tj. spadku obrotów gospodarczych oraz braku zalegania w regulowaniu zobowiązań publicznoprawnych. Również w tym przypadku, zawarte porozumienie należy dodatkowo przesłać do Inspekcji Pracy.

Okres rozliczeniowy a umowa o pracę

Na marginesie warto wskazać, że jeżeli długość okresu rozliczeniowego nie została dodatkowo określona w treści umów o pracę, to zmiany w tym zakresie nie będą wymagały stosowania procedury indywidulanych wypowiedzeń zmieniających albo zawierania z pracownikami osobnych indywidualnych porozumień. Wystarczająca będzie sama tylko zmiana regulaminu, bądź zawarcie porozumienia z przedstawicielstwem pracowniczym, o których mowa powyżej.

Zmiana okresu rozliczeniowego już po jego rozpoczęciu

W mojej ocenie zmiana długości okresu rozliczeniowego jest przy tym dopuszczalna nawet w trakcie jego trwania. Tytułem przykładu, jeżeli u pracodawcy obowiązuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy, to w drugim jego miesiącu możliwe jest wydłużenie całego (trwającego już) okresu rozliczeniowego do 6 miesięcy. W przepisach nie wskazano bowiem, że okres rozliczeniowy można zmieniać dopiero na przyszłość.

Podsumowanie

Zmiana (wydłużenie) okresu rozliczeniowego może pozwolić pracodawcy na dopasowanie godzin pracy pracowników do zapotrzebowania produkcyjnego w danym czasie. Zmiany takiej można dokonać poprzez:

b) aneksowanie regulaminu pracy – wówczas, gdy nowo wprowadzany okres mieści się w ogólnych „widełkach" ustawowych, przewidzianych dla danego systemu czasu pracy,

c) zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielami pracowników w oparciu o kodeks pracy – gdy docelowy okres rozliczeniowy ma wykraczać poza standardowe ramy,

d) zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielami pracowników w oparciu o regulacje tzw. Tarczy antykryzysowej wprowadzonej w związku z epidemią koronawirusa – gdy jednocześnie z wydłużeniem okresu rozliczeniowego pracodawca zamierza również wprowadzić równoważny system czasu pracy.

Jak widać, przepisy przewidują zatem szereg narządzi w tym zakresie. Konkretny pracodawca może dopasować je w zależności od dotyczącej go sytuacji i w ten sposób, przynajmniej częściowo, zminimalizować niekorzystne skutki obecnej sytuacji gospodarczej.

Maciej Pietrzycki – Manager, Radca prawny w kancelarii Andersen Kancelaria jest zrzeszona w sieci Kancelarie RP działającej pod patronatem dziennika „Rzeczpospolita".

Po co wydłużać okres rozliczeniowy?

Przede wszystkim dłuższy okres rozliczeniowy pozwala pracodawcy na większą elastyczność w organizowaniu pracy zatrudnionych osób. Należy bowiem pamiętać, że wiele norm czasu pracy (np. 40 godzin tygodniowo, 5 dni w tygodniu) ma charakter tzw. „norm przeciętnych". Oznacza to, że odnosi się je właśnie do okresu rozliczeniowego czasu pracy (całego). W konsekwencji dłuższy okres rozliczeniowy pozwala na czasowe zmniejszenie wymiaru godzin pracowników w jednym miesiącu oraz późniejsze ich zwiększenie w kolejnym tak, by uśredniając godziny i dni z obu miesięcy udało się osiągnąć wskazane normy przeciętne. W ten sposób pracodawcy mogą odpowiednio reagować na zróżnicowane zapotrzebowanie na pracę w poszczególnych miesiącach, unikając m.in. zapłaty nadgodzin na rzecz pracowników.

Pozostało 88% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe