Tak wynika z interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 stycznia 2018 r. (0114-KDIP3-3.4011.438.2017.1.JK2).
Podatnik zatrudnia około 500 osób na podstawie umów o pracę oraz umów zlecenia. W ramach wykonywanych obowiązków pracownicy korzystają z odpowiednio zabezpieczonej platformy internetowej, za pomocą której np. następuje akceptacja wniosków urlopowych i generowanie pasków wynagrodzeń. Pracodawca chciałby wykorzystać funkcjonalność tej platformy i planuje udostępnić w niej dostęp do informacji PIT-11 w formie elektronicznej w wersji plików pdf, z użyciem certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ze znakiem graficznym informującym, że dokument został podpisany cyfrowo. Platforma elektroniczna daje możliwość wygenerowania raportu z logowania się podatników do platformy internetowej zawierającej udostępnione informacje PIT-11. Raport z logowania będzie zawierał potwierdzenie dostępu i/lub pobrania dokumentu przez podatnika z wykazem godziny i daty otwarcia pliku pdf z informacją PIT-11.
Pracodawca zadał organowi podatkowemu kilka pytań. Czy płatnik przekazując podatnikowi informację PIT-11 w formie elektronicznej realizuje ustawowy obowiązek przekazania podatnikowi takiej informacji? Czy konieczne jest uzyskanie zgody podatnika na przekazanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a jeżeli tak, to czy konieczna jest zgoda w formie pisemnej? Czy raport z logowania podatników do platformy internetowej będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania podatnikom informacji PIT-11?
Zdaniem pracodawcy przekazanie informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej realizuje ustawowy obowiązek. Z uwagi na brak przepisów, które wyraźnie nakładałyby na płatnika obowiązek uzyskania zgody podatnika na przekazanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, nie jest wymagane uzyskanie przez płatnika takiej zgody od podatnika. W ocenie pracodawcy, wystarczającym potwierdzeniem przekazania przez niego jako płatnika podatnikowi informacji PIT-11 będzie raport z logowania się podatnika do platformy internetowej.
Organ uznał to stanowisko za nieprawidłowe. Zdaniem organu samo przekazanie pracownikowi/zleceniobiorcy informacji PIT-11 sporządzonej zgodnie ze wzorem, za pomocą środków komunikacji elektronicznej w postaci wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym, z wykorzystaniem zabezpieczonej platformy internetowej oraz dysponowanie dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11 (raport z logowania się podatnika do platformy internetowej), nie będzie stanowić o realizacji obowiązku przez płatnika. Do tego wymagana jest jeszcze zgoda pracownika/zleceniobiorcy na przekazanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną. Bez znaczenia pozostaje forma zgody. Może być zarówno pisemna, jak i ustna.
