Nie powinno być kłopotów z urzędem, jeśli obdarujemy klientów długopisami, kalendarzami i teczkami z logo firmy. Trudno to bowiem uznać za działania związane z okazałością i wystawnością, którymi cechuje się wyłączona z kosztów reprezentacja. Przekazanie zwykłych reklamowych gadżetów to normalny biznesowy zwyczaj, a nie działanie reprezentacyjne.

[srodtytul]Nie wszystko to reklama [/srodtytul]

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link] (art. 16 ust. 1 pkt 28 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link]) nie uważa się za koszty podatkowe wydatków na reprezentację, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Można natomiast odliczyć nakłady na działania reklamowe. Niestety, granica między reklamą a reprezentacją jest bardzo cienka.

Mówiąc najprościej, reklama to zachwalanie sprzedawanych produktów. Reklamą jest również rozpowszechnianie firmowego logo. Przyznało to Ministerstwo Finansów w piśmie zamieszczonym w Biuletynie Skarbowym nr 5/2007. Podkreśliło, że do reklamy można zaliczyć „te działania, które mają na celu przekazanie wiedzy o zaletach i wartości reklamowanej firmy, realizowane poprzez rozpowszechnianie jej logo”.

[srodtytul]Wytworność i okazałość[/srodtytul]

Jeśli jednak działania firmy związane są tylko z budowaniem prestiżu i wizerunku, nie odliczymy wydatków od przychodu. Jest to bowiem reprezentacja.

Czy zaliczymy do niej normalne, standardowe działania promujące firmę, czy też tylko takie, które się wiążą z okazałością i wytwornością?

To drugie wynika z [b]pisma Ministerstwa Finansów z 17 lipca 1995 r. (PO4/AK-722-702/95).[/b]

Autopromocja
PRENUMERATA 2022

Znacznie więcej o biznesie, finansach oraz prawie

Zaprenumeruj

Stwierdzono w nim, że reprezentacja oznacza „okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związane ze stanowiskiem lub pozycją społeczną”.

Także z ostatnich interpretacji wynika, że reprezentacja to czynności związane z okazałością i wystawnością, czyli czymś ponadstandardowym.

[srodtytul]Promocja do kosztów [/srodtytul]

Na temat definicji reprezentacji wypowiedział się również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w [b]wyroku z 21 stycznia 2009 r. (III SA/Wa 1597/08). [/b]Podkreślił, że reprezentacją są „takie działania, u podłoża których leży ułatwienie nawiązywania i podtrzymanie kontaktów handlowych, także poprzez budowanie osobistych relacji, i których zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy jako zasobnego, godnego zaufania partnera biznesowego”.

Przyznał też rację podatnikowi, że „nie wszystkie działania podejmowane na zewnątrz w kierunku potencjalnych klientów mogą być potraktowane jako reprezentacja, gdyż w tak określonych działaniach mieszczą się również inne przedsięwzięcia z zakresu marketingu, reklamy, promocji itd. Konieczne jest tu, aby głównym celem takiego działania było zaprezentowanie podmiotu – jego wystawności, okazałości, wysokiego standardu”.

Jak te definicje przekładają się na działania firmy? Tak, że fiskus uzna zwykły kalendarz z logo za promocję, natomiast eleganckie pióro dla kontrahenta za reprezentację.

[ramka][b]Przykład[/b]

Firma ABC chce zorganizować przed świętami dużą kampanię reklamową. W ramach akcji chce przekazać prezenty stałym kontrahentom i potencjalnym klientom. Musi podzielić upominki na masowo rozdawane gadżety (np. długopisy, teczki i kalendarze z logo firmy) i prezenty o większej wartości dla wybranych osób. Pierwsze zaliczy do kosztów, drugich nie. [/ramka]

[srodtytul]Obowiązująca praktyka [/srodtytul]

To, że wydatki na drobne upominki można zaliczyć do kosztów, potwierdziła np. [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 15 maja 2009 r.(ILPB3/423-206/07/09-S/MC). [/b]

Zgodziła się, że przekazywanie klientom gadżetów (np. kalendarzy) z logo firmy służy zachęcaniu do nabywania towarów. Poprzez eksponowanie logo spółka dąży bowiem do zwiększenia poziomu rozpoznawalności swojej marki (a tym samym również asortymentu) na rynku. Nie przekazywała prezentów bez logo, posiadających prestiżowy charakter oraz większą wartość dla kontrahentów, czyli spełniających funkcję reprezentacyjną. Są to więc działania mające na celu reklamę firmy.

Również w [b]interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 3 marca 2008 r. (IBPB1/415-152/08/AB)[/b] stwierdzono: „materiały reklamowe (gadżety) o niskiej wartości (np. długopis, kubek, kalendarz, breloczek) wydawane masowo potencjalnym klientom, jak i kartki świąteczne nie mają charakteru reprezentacyjnego – ich obecność jest bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku firmy i raczej to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania”.

[srodtytul]Ekskluzywne oddzielamy[/srodtytul]

Problemy będą natomiast z odliczeniem kosztowniejszych prezentów. Fiskus uważa bowiem, że wiążą się one z reprezentacją firmy. Jak podkreśliła katowicka Izba Skarbowa w przytaczanej już wcześniej interpretacji z 3 marca 2008 r.: „wręczanie eleganckich i wartościowych upominków tylko wybranym kontrahentom (potencjalnym kontrahentom) ma na celu stworzenie dobrego wizerunku firmy, który spowoduje pozytywne postrzeganie przedsiębiorcy. Takie zachowanie nosi więc znamiona działań reprezentacyjnych i w takiej sytuacji wydatki na ten cel nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu”.

Urzędy nie zgadzają się na zaliczenie do kosztów ekskluzywnych prezentów nawet wtedy, gdy mają logo przedsiębiorstwa.

Jak czytamy w [b]interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 stycznia 2009 r. (ILPB3/423-706/08-2/MC)[/b]: „Samo oznaczenie przedmiotu logo firmy lub marką wyrobu sprzedawanego przez spółkę czy też marką wyrobu wraz z elementami wartościującymi nie przesądza jeszcze o jego reklamowym charakterze. Przekazywanie prezentów o dużej wartości, mimo że są oznakowane we wskazany wyżej sposób, wskazuje na to, że jest to de facto reprezentacja”.

[srodtytul]Jaki jest cel prezentu[/srodtytul]

Reasumując, o rozliczeniu upominków decydować będzie to, czy firma wręcza je po to, aby zachęcić klientów do zakupów (reklama), czy też chce zbudować swój pozytywny obraz poprzez wystawne działania (reprezentacja). Przedsiębiorca musi więc podzielić upominki na masowo rozdawane gadżety i prezenty o większej wartości dla wybranych osób.

Gdzie jest jednak granica między zwykłymi a wystawnymi prezentami?

Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie.

Jak podkreślają organy podatkowe, właściwa kwalifikacja „możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ustalenia kręgu obdarowanych, okoliczności wręczania prezentów itp.” [b](interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 stycznia 2009 r., ILPB3/423-706/08-2/MC).[/b]

[ramka]

[b]Poinformuj koniecznie fiskusa[/b]

Przedsiębiorca musi poinformować urząd skarbowy o drogich promocyjnych prezentach przekazywanych osobom, które u niego nie pracują. Drogich, czyli takich, których wartość przekracza 100 zł. Ten limit wynika z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT.

Przepis ten mówi, że wolna od podatku jest wartość nieodpłatnych świadczeń (stanowiących przychody z tzw. innych źródeł) otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą (właśnie do 100 zł). Droższy prezent trzeba wykazać w informacji PIT-8C (składanej do końca lutego następnego roku).

Podajemy w niej takie dane podatnika, jak imię i nazwisko, NIP, PESEL, adres zamieszkania, datę urodzenia. Obdarowany musi doliczyć wartość upominku do innych przychodów w zeznaniu rocznym i opodatkować.

Z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT wynika, że zwolnienie nie przysługuje przy prezentach dla pracowników lub osób pozostających ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym. [/ramka]