Tak wynika z wydanej 28 lipca 2020 r. interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0112-KDIL1-3.4012.191.2020.3.AKS).
Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży mebli i dokonuje licznych zakupów. Stąd liczba otrzymywanych faktur stale rośnie. Zgodnie z dotychczasową praktyką, faktury papierowe umieszczane są w segregatorach, a elektroniczne są drukowane i przechowywane. Papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się jednak dla wnioskodawcy z wysokimi kosztami administracyjnymi. Dlatego planuje on wdrożenie systemu obiegu i archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej. Dokumenty otrzymane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji, tj. zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego w postaci danych cyfrowych (w nieedytowalnym formacie PDF, JPG lub BMP). Jednocześnie, dokumenty odebrane przez wnioskodawcę elektronicznie byłyby przechowywane na skrzynce e-mail oraz w bazach systemu.