Zgodnie z § 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie), podstawą dokonania zapisów w księdze są: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami" a także inne dowody.

Rozporządzenie przewiduje pewne ułatwienia dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, polegające na możliwości dokonywania zbiorczego zapisu księgowego uzyskanych przychodów bądź poniesionych kosztów.

Po stronie przychodów...

W przypadku uzyskania w jednym dniu przychodów ze sprzedaży, która została udokumentowana wieloma fakturami, podatnik może wpisać w księdze jedną kwotę: sumę wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur, zwanego zestawieniem sprzedaży (§ 19 ust. 3 rozporządzenia).

Zestawienie sprzedaży powinno obejmować następujące dane >patrz wzór 1:

- datę i kolejny numer zestawienia,

- numery od – do faktur objętych zestawieniem,

- sumę zbiorczą tych faktur,

- podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Gdy podatnik prowadzi odrębną ewidencję VAT (rejestr sprzedaży, rejestr zakupu) zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec danego miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji (§ 21 ust. 1 rozporządzenia).

Autopromocja
Specjalna oferta letnia

Pełen dostęp do treści "Rzeczpospolitej" za 5,90 zł/miesiąc

KUP TERAZ

Zestawienie to powinno zawierać co najmniej >patrz wzór 2:

- datę i kolejny numer zestawienia,

- sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nie objęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.

W przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami i niezaewidencjonowanej przy pomocy kasy rejestrującej, podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży (zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 2  rozporządzenia). Zapisu takiego przychodu za dany miesiąc można dokonywać na podstawie danych z ewidencji w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca. Ewidencję należy wydrukować, trwale zszyć, ponumerować każdą stronę. Należy w niej wpisywać każdy uzyskany przychód, a więc pod jedną datą może znaleźć się wiele wpisów.

Ewidencja sprzedaży powinna zawierać następujące dane >patrz wzór 3:

- numer kolejny wpisu,

- datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami,

- kwotę tego przychodu.

W przypadku sprzedaży ewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, zapisu w księdze można dokonywać na podstawie raportów dobowych  lub na koniec miesiąca na podstawie danych wynikających z raportów miesięcznych (§ 20 rozporządzenia). W praktyce korzysta się z tego drugiego rozwiązania,  tzn. na koniec danego miesiąca ujmuje się sprzedaż z tego okresu jednym zapisem z uwzględnieniem szczegółowego opisu zdarzenia gospodarczego (np. „sprzedaż za listopad 2013 r., paragon od nr 214–246").

...i kosztów

Podatnik może zbiorczo, na koniec miesiąca, ujmować w księdze niektóre wydatki na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego. Jeśli podatnik posiada dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu , to należy je dołączyć do dowodu wewnętrznego.

Dowód wewnętrzny powinien zawierać następujące dane >patrz wzór 4:

- datę i kolejny numer dowodu,

- nazwę towaru, opłaty lub tytuł i cel danego wydatku,

- wartość poniesionego wydatku (kosztu),

- podpis podatnika lub osoby, która sporządziła dowód.

Dowodami wewnętrznymi można w pkpir ujmować m.in.:

- wydatki związane z parkowaniem samochodu, tj. opłaty za parkometry (bilety parkingowe),

- pokwitowania pocztowe lub potwierdzenia nadania,

- opłaty bankowe, prowizje bankowe z wyciągu bankowego,

- opłaty skarbowe, sądowe,

- wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, centralne ogrzewanie, telefon itp. w części przeznaczonej przez podatnika na działalność gospodarczą,

- dodatnie lub ujemne różnice kursowe,

- składki ZUS przedsiębiorcy (ubezpieczenie społeczne, tj. składki emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz fundusz pracy), pod warunkiem, że są one ujmowane tylko w kosztach księgi przychodów i rozchodów,

- składki ZUS na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz na FP i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od wynagrodzeń pracowników, w części finansowanej przez pracodawcę czyli płatnika,

- odpisy amortyzacyjne środków trwałych za dany miesiąc.

Autor jest właścicielem firmy świadczącej usługi księgowe