Czytelnik prowadzi tzw. uproszczoną księgowość, czyli stosuje przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm. – dalej rozporządzenie).
Wskazuje ono, jakie dowody księgowe mogą być podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów. Przede wszystkim są to faktury. W opisanej w pytaniu sytuacji wydatek musi zostać jednak udokumentowany w inny sposób, ponieważ sprzedającym jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Czytelnik niestety nie ma prawa zastosować tzw. dowodów wewnętrznych. W § 14 ust. 1 rozporządzenia ściśle wskazano bowiem przypadki, kiedy jest to możliwe i katalog ten nie obejmuje przypadku przedstawionego w pytaniu.
Opisany problem był rozpatrywany w piśmie Ministerstwa ?Finansów – Podsekretarza Stanu z 1 października 2012 r. (DD2/?0602/27/PMN/12/BMI9-12875). Po analizie przepisów rozporządzenia wskazał on, iż nie wynika z nich, że „tylko umowa podpisana przez obie strony jest akceptowana jako dowód poniesienia wydatku (koszt). W przypadku dokonywania zakupów na aukcjach internetowych przez przedsiębiorcę obowiązanego do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydatek może być udokumentowany – w zależności od sytuacji prawnopodatkowej kontrahentów transakcji - fakturą VAT, rachunkiem, jak również innym dowodem księgowym zawierającym dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia ?w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów".
Z § 12 ust. 3 pkt 2 i § 13 pkt 5 rozporządzenia wynika, że podstawą zapisów w księdze mogą być nie tylko faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, ale również inne dowody, wymienione ?w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) ?wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwa i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
