Wprawdzie przepisy o nowych deklaracjach VAT już obowiązują, ale termin wysyłki pierwszego pliku JPK według nowego wzoru za październik to 25 listopada Jak się dobrze przygotować do tej zmiany?
Przygotowania powinny dotyczyć kwestii informatycznych, ale też – zwłaszcza w dużych firmach – organizacyjnych. Zaryzykuję tezę, że tylko 30 proc. sukcesu to odpowiednie oprogramowanie. Pozostałe 70 proc. to sprawy organizacyjne związane z prawidłowym zebraniem danych, ich sklasyfikowaniem i pogrupowaniem. Mamy przecież nowy obowiązek oznaczania wielu grup towarów i usług na potrzeby deklaracji.
Czytaj także: JPK_VAT: firmy muszą już oznaczać towary na nowych zasadach
To może zacznijmy od kwestii informatycznych. Czy wymogi nowych deklaracji współgrają z systemami księgowymi czy magazynowymi, używanymi w biznesie?
W wielu przypadkach konieczne jest ich dostosowanie. Na przykład dość istotne jest ujęcie wszystkich faktur sprzedaży i zakupu wraz z ich numerami. W praktyce, zwłaszcza w firmach, które mają sporo kontrahentów, numery tych faktur są bardzo długie, kilkunastocyfrowe. Jeśli podamy niepełny numer takiej faktury, może to zostać uznane za błąd podlegający administracyjnej karze 500 zł. I pytanie, czy organ uzna taką „seryjną" pomyłkę za jeden błąd. Pójście na skróty jest więc mocno ryzykowne i tego typu brakom formalnym lepiej jednak zaradzić.