Wprawdzie przepisy o nowych deklaracjach VAT już obowiązują, ale termin wysyłki pierwszego pliku JPK według nowego wzoru za październik to 25 listopada Jak się dobrze przygotować do tej zmiany?

Przygotowania powinny dotyczyć kwestii informatycznych, ale też – zwłaszcza w dużych firmach – organizacyjnych. Zaryzykuję tezę, że tylko 30 proc. sukcesu to odpowiednie oprogramowanie. Pozostałe 70 proc. to sprawy organizacyjne związane z prawidłowym zebraniem danych, ich sklasyfikowaniem i pogrupowaniem. Mamy przecież nowy obowiązek oznaczania wielu grup towarów i usług na potrzeby deklaracji.

Czytaj także: JPK_VAT: firmy muszą już oznaczać towary na nowych zasadach

To może zacznijmy od kwestii informatycznych. Czy wymogi nowych deklaracji współgrają z systemami księgowymi czy magazynowymi, używanymi w biznesie?

W wielu przypadkach konieczne jest ich dostosowanie. Na przykład dość istotne jest ujęcie wszystkich faktur sprzedaży i zakupu wraz z ich numerami. W praktyce, zwłaszcza w firmach, które mają sporo kontrahentów, numery tych faktur są bardzo długie, kilkunastocyfrowe. Jeśli podamy niepełny numer takiej faktury, może to zostać uznane za błąd podlegający administracyjnej karze 500 zł. I pytanie, czy organ uzna taką „seryjną" pomyłkę za jeden błąd. Pójście na skróty jest więc mocno ryzykowne i tego typu brakom formalnym lepiej jednak zaradzić.

Jakie praktyczne wyzwania będą związane z nowym obowiązkiem grupowania towarów i usług (GTU)?

Te wymagania dotyczą tylko niektórych towarów i usług, uznanych za szczególnie wrażliwe. To m.in. paliwa, wyroby elektroniczne czy też pojazdy i części do nich. Jeśli dana firma ma wąski asortyment sprzedaży – problem jest mniejszy. Niektóre jednak mają w ofercie tysiące różnych towarów. Dla nich podstawowym wyzwaniem jest wyłapanie ze swojej oferty wszystkiego, co podlega obowiązkowi GTU, i uwzględnienie tego w nowej deklaracji. Czasem to nieoczywiste pozycje. Wśród obowiązkowo raportowanych usług są na przykład usługi telekomunikacyjne. Nawet jeśli ktoś ich bezpośrednio nie świadczy, a jedynie refakturuje – też powinien je uwzględnić w nowej deklaracji z oznaczeniem „EE". Trzeba też np. wykazać sprzedaż odpadów z oznaczeniem 05 – nawet gdy nie jest to podstawowa działalność firmy, a jedynie okazjonalna sprzedaż np. makulatury czy butelek. Warto też pamiętać o obowiązku wykazywania sprzedaży w systemie split payment, oznaczanych jako „MPP", czyli metoda podzielonej płatności. Przepisy wymagają uwzględniania tylko transakcji sprzedaży i zakupu, w których takie rozliczenie jest obowiązkowe. Ale wiele firm stosuje ten mechanizm dobrowolnie. Niestety, dla pełnej prawidłowości trzeba odsiać jedne od drugich – potwierdzało to już wielokrotnie ministerstwo.

Domyślam się, że w dużych firmach zidentyfikowanie wszystkich takich towarów może być trudne.

To prawda. Zwykle firmy nie posiadają pełnej klasyfikacji PKWiU na swój asortyment. Jeśli mają jakieś dane, to raczej kody CN, czyli nomenklatury scalonej wykorzystywanej m.in. dla potrzeb celnych. A analizie trzeba poddać każdy towar z osobna. Na szczęście są na rynku narzędzia informatyczne pozwalające szybko zweryfikować wszystkie te towary, nawet jeśli są ich setki tysięcy.

Autopromocja
30 listopada, godz. 12.00

Kto zdobędzie Zielone Orły "Rzeczpospolitej"?

Sprawdź szczegóły

Są pomocne nie tylko przy prawidłowym przygotowaniu JPK, ale też pomagają wykazać należytą staranność postępowania. A ta nawet po wykazaniu pewnych błędów przez fiskusa jest najważniejszym argumentem dla uwolnienia od odpowiedzialności z kodeksu karnego skarbowego, albo co najmniej złagodzenia kary.

Czy za błędy w deklaracjach, oprócz kar administracyjnych, wchodzą w grę konsekwencje z kodeksu karnego skarbowego?

Ustawa o VAT przewiduje wprost tylko karę administracyjną 500 zł za błąd. Może być nałożona na firmę przez naczelnika urzędu skarbowego, jeśli mimo wezwania do usunięcia błędów nie zostały one usunięte w ciągu 14 dni. Przewidziano wyłączenie dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe. Tak więc w innych przypadkach może pojawić się i odpowiedzialność karna skarbowa, i kara administracyjna. Co ważne, jest też przepis art. 109 ust. 3e przewidujący obowiązek zgłaszania korekty danych w ciągu 14 dni od „stwierdzenia przez podatnika, że przesłana ewidencja zawiera błędy lub dane niezgodne ze stanem faktycznym". W tym obszarze za przekroczenie terminu nie ma kary 500 zł, ale ewidentnie mogą być wszczynane postępowania karne skarbowe i nakładane mandaty karne. Przepis pozostawia jednak pewną niejasność: jak stwierdzić, czy podatnik rzeczywiście wiedział o wszystkich nieprawidłowościach. To zapewne się wyjaśni w praktyce, ale wniosek jest oczywisty: lepiej uniknąć takich sytuacji. A jeśli już do nich dojdzie, to trzeba udowodnić, że dochowało się należytej staranności.

No właśnie. To jak wyłapywać ewentualne błędy?

Według mnie należy testować przygotowany JPK samodzielnie. Lepiej nie pozostawiać tego w rękach urzędu, bo może się okazać, że wychwyconych błędów nie da się poprawić w ciągu 14 dni (np. z uwagi na niepełne dane źródłowe). Tylko rzetelna, merytoryczna i informatyczna analiza ogranicza takie ryzyka.