Zgodnie z art. 96 ust. 6 ustawy o VAT, jeżeli zarejestrowany podatnik VAT zaprzestał wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu, to jest on obowiązany zgłosić zaprzestanie wykonywania działalności. Zgłoszenie to jest dla naczelnika urzędu skarbowego podstawą do wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru jako podatnika VAT. Ustawa nie wskazuje terminu, w jakim należy złożyć takie zgłoszenie do urzędu skarbowego. W praktyce termin ten nie powinien być dłuższy niż termin złożenia ostatniej deklaracji VAT (w deklaracji wskazuje się dane z spisu z natury, który jest elementem zamknięcia działalności dla celów VAT).
Wzór informacji VAT-Z jest określony w rozporządzeniu ministra finansów z 5 kwietnia 2004 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (DzU nr 55, poz. 539 ze zm.).
