KSeF to koszty, ale także oszczędności

Nowy system e-faktur (KSeF) ma być kosztowny, ale przyspieszy rozliczenia między firmami. Zakup stosownych licencji będzie można amortyzować.

Publikacja: 07.07.2023 07:40

KSeF to koszty, ale także oszczędności

Foto: Adobe Stock

Krajowy System Ewidencji e-Faktur (KSeF) ma obowiązywać od lipca 2024 r. Będzie oznaczał nie tylko obowiązkową elektronizację wystawiania faktur, ale też zasadniczą zmianę w obiegu tych dokumentów. Wystawiona faktura trafi bowiem najpierw do administracji skarbowej, a dopiero potem do kontrahenta. Cała operacja ma się odbywać – według zapewnień resortu finansów – w czasie rzeczywistym, czyli w ciągu kilku minut, najdalej kilku godzin.

Korzyści z przyspieszenia

KSeF przyczyni się do zwiększenia bezpieczeństwa obrotu. Da firmom pewność, że faktura dotarła do kontrahenta – zapowiadał Paweł Selera, dyrektor departamentu VAT w Ministerstwie Finansów na ubiegłotygodniowej konferencji prasowej.

Właśnie szybkie dotarcie faktury do nabywcy, a więc wcześniejszy początek liczenia terminu płatności wykazanego na fakturze, może przynieść przedsiębiorcom znaczące oszczędności. Kontrahent nie będzie mógł przy tym manipulować terminem jej otrzymania.

Czytaj więcej

Polskie e-faktury wyprzedzą europejski standard

Jeśli np. między wystawieniem faktury przez sprzedawcę a jej odbiorem mija dziś pięć dni roboczych, to okres oczekiwania skróci się o cztery dni. Załóżmy, że jest to fabryka wytwarzająca towary dla wielu odbiorców i wystawia dziennie około 200 faktur na ok. 2 tys. zł każda. Przyspieszenie tych płatności o cztery dni (nawet bez skracania terminu płatności) może dać oszczędności związane z wartością pieniądza w czasie. Szybszy napływ gotówki do firmy poprawi bowiem jej płynność finansową i spowoduje, że nie trzeba się będzie uciekać do finansowania jej działalności kredytami obrotowymi. Roczne oprocentowanie tych ostatnich wynosi dziś około 10 proc.

Zakładając zatem, że taka firma wystawia rocznie 75 tys. faktur i z każdej powstaje wierzytelność na 2 tys. zł, a stopa kredytu to 10 proc. rocznie, koszt finansowania kapitału firmowego kredytem obrotowym przez cztery dni (o tyle skróci się okres płatności faktur) wyglądałby następująco:

75000 x 2000 x 10 proc. x 4/365 = ok. 164,4 tys. zł

Kwota oszczędności 164 tys. zł jest oczywiście hipotetyczna i w każdej firmie może być inna, ale może być większa niż wydatki na dostosowanie firmowych systemów do KSeF. Te wiele firm szacuje nawet na kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Ministerstwo Finansów w oficjalnym komunikacie przypomina, że nowy system zapewnia przechowywanie i archiwizację e-faktur przez dziesięć lat. Ma to dać dodatkowe oszczędności, bo nie będzie obowiązku przechowywania tych dokumentów.

Wydatki w kosztach

Jak potraktować tak poważne wydatki? W trakcie prac nad nowelą do ustawy wprowadzającej KSeF pojawiały się propozycje, m.in. Krajowej Izby Doradców Podatkowych, by takie koszty potraktować w specjalny sposób. Proponowano, by była to jakaś forma istniejącej już ulgi na badania i rozwój. Wdrożenie e-faktur jest bowiem niewątpliwym unowocześnieniem przedsiębiorstwa. Gdyby tak się stało, mogłoby to oznaczać zaliczenie w koszty podwójnej kwoty wydatków na wdrożenie nowego systemu. Ta propozycja jednak nie została uwzględniona w ustawie.

Fiskus oficjalnie potwierdza jednak, że można zaliczać w zwykły sposób do firmowych kosztów wydatki na wdrożenie KSeF. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraził to w interpretacji wydanej 8 czerwca 2022 r. (nr 0111-KDIB2-1.4010.227. 2022.1.MKU). Przypomniał, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT do kosztów uzyskania przychodów mogą zostać zaliczone wszystkie koszty, których poniesienie pozostaje w związku z osiąganymi przez podatnika przychodami lub które służą utrzymaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. W tym przypadku koszty takie są tylko pośrednio związane z przychodami, ale w interpretacji potwierdzono, że są kosztami dla celów podatku dochodowego.

Jednym z podstawowych wydatków na KSeF może być zakup lub aktualizacja licencji na używanie oprogramowania do faktur w nowym systemie. Taka licencja jest wartością niematerialną, która podlega amortyzacji, a nie ujmowaniu w bieżących kosztach.

Ostateczny kształt ustawy wprowadzającej KSeF poznamy zapewne w najbliższych tygodniach. Zajmie się nią Senat na posiedzeniu 12 lipca.

Etap legislacyjny: skierowana do Senatu

Zdaniem autora

Norbert Wasilewski doradca podatkowy, partner associate w Deloitte

KSeF może wpłynąć pozytywnie na płynność finansową firmy. Wystawiona faktura niemal natychmiast trafi do kontrahenta, a przy założeniu braku opóźnień przesyłek KSeF w praktyce już od dnia jej wystawienia będą mogły się liczyć terminy płatności. Dziś bywa z tym różnie. W wielu przypadkach termin płatności liczy się od dnia otrzymania faktury. Nowy system zminimalizuje możliwości opóźniania płatności np. z powodu późnego dostarczenia faktury przez zwykłą pocztę albo rzekomego zagubienia faktur w przesyłkach. W dużych firmach, wystawiających codziennie wiele faktur na znaczne kwoty, takie przyspieszenie płatności może oznaczać spore korzyści z przepływów pieniężnych. Krótsze terminy zaspokajania wierzycieli mogą wiązać się z niższymi kosztami finansowania (np. przy projektach budowlanych), co jest szczególnie ważne przy aktualnym, wysokim koszcie pieniądza.

Krajowy System Ewidencji e-Faktur (KSeF) ma obowiązywać od lipca 2024 r. Będzie oznaczał nie tylko obowiązkową elektronizację wystawiania faktur, ale też zasadniczą zmianę w obiegu tych dokumentów. Wystawiona faktura trafi bowiem najpierw do administracji skarbowej, a dopiero potem do kontrahenta. Cała operacja ma się odbywać – według zapewnień resortu finansów – w czasie rzeczywistym, czyli w ciągu kilku minut, najdalej kilku godzin.

Korzyści z przyspieszenia

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Jak kwestionować niezgodne z prawem plany inwestycyjne sąsiada? Odpowiadamy
Materiał Promocyjny
Jak wykorzystać potencjał elektromobilności
Praca, Emerytury i renty
Krem z filtrem, walizka i autoresponder – co o urlopie powinien wiedzieć pracownik
W sądzie i w urzędzie
Jak otrzymać bon energetyczny? Jest wzór wniosku
Nieruchomości
Większe odległości od działki sąsiada. Jakie zmiany się szykują
Administracja
Rzeka zabrała część nieruchomości. Kiedy przysługuje odszkodowanie?