Sporządzając kalkulację podatku dochodowego, należy pamiętać o niezbędnych korektach kosztów oraz przychodów o pozycje, które nie wchodzą do podstawy opodatkowania. Szerszej analizie z pewnością należy poddać wyłączenia dotyczące tych pozycji kosztowych, które opisane zostały w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są między innymi: koszty naliczonych, lecz niezapłaconych odsetek, niezrealizowane różnice kursowe, darowizny, koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań, kary umowne, wierzytelności odpisane jako przedawnione, a także koszty reprezentacji, które zostaną szczegółowiej opisane w dalszej części artykułu.

W realiach gospodarki wolnorynkowej, której fundamentem jest konkurencja między podmiotami funkcjonującymi w obrocie gospodarczym, z pewnością marka, rozpoznawalność oraz zaufanie klienta są bardzo istotnymi czynnikami wpływającymi na pozycję firmy na rynku. Obdarowywanie kontrahentów prezentami niewątpliwie przyczynia się do budowania pozytywnych relacji biznesowych i tym samym jest zachętą do dalszej współpracy, co finalnie przekłada się na przychody osiągane przez jednostkę. Wydaje się zatem, że tego rodzaju koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo powinny zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Okazuje się jednak, że klasyfikacja prezentów nie jest oczywista i jednoznaczna. Istnieje wiele warunków, które muszą zostać spełnione, aby koszt wręczanych upominków pomniejszył podstawę opodatkowania.

Pokazanie zasobności i profesjonalizmu

Aby lepiej zaprezentować problem upominków przekazywanych kontrahentom, należy odwołać się do art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Stanowi on, że „do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych". Ku utrapieniu podatników ustawa nie definiuje pojęcia „reprezentacja". Zgodnie z wypracowaną dotychczas wykładnią tego przepisu przyjmuje się, że kosztami reprezentacji są koszty, których celem jest stworzenie oraz utrwalenie pozytywnego wizerunku firmy poprzez pokazanie swojej zasobności i profesjonalizmu. Podkreśla się przy tym konieczność analizy całokształtu okoliczności konkretnej sprawy. Zatem podatnik, obdarowując kontrahenta, każdorazowo powinien przeanalizować cel oraz charakter takiego wydatku. Stanowisko to jest zgodne z wyrokiem NSA z 19 stycznia 2016 r. (II FSK 2657/13), według którego wydatki, które są działaniem neutralnym dla wizerunku firmy, nie stanowią kosztów reprezentacji.

Przy analizie charakteru kosztów wręczanych prezentów należy pamiętać, że o ile wydatków na reprezentację nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, o tyle koszty reklamy już tak. Istnieje jednak cienka granica między tymi dwoma pojęciami. Odróżnienie reprezentacji od reklamy budzi wiele wątpliwości i jest przedmiotem sporów podatników z organami podatkowymi.

Zachęta do nabycia towarów i usług

Pojęcie „reklama" możemy zdefiniować, korzystając z wykładni organów podatkowych, jako działania służące rozpowszechnianiu informacji o usługach i towarach, w celu zachęcenia do ich nabycia od konkretnego podmiotu. Według interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 8 lipca 2015 r. (IBPB-1-3/4510-55/15/MO) prezenty o niskiej wartości związane z prowadzoną przez firmę działalnością oraz mające na celu zachęcenie do zakupu oferowanych towarów i usług należy uznać za koszty uzyskania przychodów.

Zwiększanie rozpoznawalności

Kolejną istotną kwestią jest tzw. obrandowanie prezentów. Wszelkie drobne upominki takie jak kubki, smycze, długopisy czy kalendarze promocyjne opatrzone logo firmy są kosztami reklamy, w związku z czym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Upominki te mają bowiem na celu promowanie działalności firmy poprzez rozpowszechnianie jej logo, a tym samym zwiększanie jej rozpoznawalności i pośrednio zachęcanie do nabywania jej towarów i usług. Przy tym logo może być nazwą przedsiębiorcy, jej skrótem, ale też nazwą produktu lub usługi. W przywołanej wcześniej interpretacji z 8 lipca 2015 r. podkreślono jednak, że przekazywane upominki mogą zostać zaliczone do kosztów reklamy wówczas, gdy są rozdawane masowo, a nie przekazywane jedynie wybranym kontrahentom. Istotą reklamy jest bowiem dotarcie do jak najszerszej grupy odbiorców, a nie faworyzowanie wyselekcjonowanej grupy kontrahentów. Jeżeli więc firma przekazuje upominki jedynie swoim strategicznym, kluczowym partnerom w celu ułatwienia zawarcia kontraktu, to będzie to typowy przykład reprezentacji.

Autopromocja
Nowość!

Trzy dostępy do treści rp.pl w ramach jednej prenumeraty

ZAMÓW TERAZ

Istotna jest wartość

Istotnym dla klasyfikacji kosztów czynnikiem jest wcześniej wspominana wartość prezentu. W skład kosztów reprezentacji wchodzą bowiem wydatki, których celem jest imponowanie kontrahentom, budowanie prestiżowego wizerunku firmy. Podczas gdy obrandowane prezenty o niskiej wartości można zaklasyfikować do kosztów reklamy, to już ekskluzywne upominki o dużej wartości zostaną zaliczone do kosztów reprezentacji, bez względu na to, czy umieszczono na nich logo firmy czy nie.

Przykład

Zakup kosza z luksusowymi artykułami zostanie zaliczony do kosztów reprezentacji.

Tak samo będzie w przypadku podarowania wartościowego wiecznego pióra, skórzanej torby lub portfela. W tych sytuacjach niemożliwe będzie pomniejszenie przychodu o poniesiony koszt.

Nasuwa się jednak pytanie – jakiej wartości upominek będzie „niskiej wartości", a jaki przekroczy już granicę standardu? Otóż w przepisach o CIT nie zostały ustalone limity kwotowe. Ma to swoje dobre i złe strony dla podatnika. Brak limitów pozwala na większą elastyczność i daje podatnikowi możliwość udowodnienia swych racji, ale jednocześnie daje większą swobodę urzędowi skarbowemu w zakresie podważania zasadności ujęcia wydatków jako kosztów podatkowych. Analizując wartość prezentu, należy zatem zastanowić się przede wszystkim nad zamierzonym efektem jego wręczenia.

Przykład

Kupując i wręczając kontrahentowi w prezencie opatrzony logo długopis o wartości kilkudziesięciu złotych, firma z pewnością ma inny cel, niż kupując pióro za kilkaset złotych.

Czekoladki zamiast wina

Problematyczną kwestią jest kupowanie kontrahentom upominków alkoholowych. Ustawa o CIT wyszczególniła wydatki na zakup napojów alkoholowych jako koszty reprezentacji, których nie można uznać za koszty uzyskania przychodów. Przekazywanie alkoholu nie jest traktowane jako zabieg reklamowy, promocyjny, lecz jako typowe działania reprezentacyjne, których celem jest ustanowienie określonego, pozytywnego wizerunku firmy w oczach kontrahenta. W związku z tym ze względów podatkowych lepszym pomysłem będzie podarowanie kontrahentowi niedużej wartości pudełka czekoladek z logo firmy niż butelki wina.

Każdorazowo ocena wydatku

Podsumowując, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie gospodarczo uzasadnione i racjonalne wydatki związane z działalnością gospodarczą, pod warunkiem że ich celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów. Analogicznie jest w przypadku kosztów poniesionych na reprezentację, w tym na prezenty kupowane dla kontrahentów. Istnieje jednak kilka szczególnych aspektów wpływających na klasyfikację wydatków poniesionych na upominki. Przede wszystkim należy pamiętać o różnicy pomiędzy kosztami reklamy i reprezentacji. W ciężar kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć prezenty o niskiej wartości, które są oznaczone logo firmy i mają charakter reklamowy, promocyjny. Natomiast wartościowe, luksusowe podarunki służące kreowaniu wizerunku firmy u strategicznych kontrahentów zostaną zaliczone do niepodatkowych kosztów reprezentacji. Należy jednak podkreślić, że nie istnieje jeden uniwersalny miernik, który jednoznacznie oceni charakter i okoliczności poniesienia kosztów reprezentacji. Podatnik każdorazowo powinien przeanalizować wydatek i ocenić go pod względem jego kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów.

—Aleksandra Amborska-Kuffner jest starszą konsultantką w dziale prawnopodatkowym PwC

—Patrycja Pleskot jest konsultantką w dziale prawnopodatkowym PwC

podstawa prawna: ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 851 ze zm.)

Musi być związek przyczynowo-skutkowy

Zgodnie z zasadą ogólną definiującą koszty uzyskania przychodów, wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, są nimi koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Racjonalne i uzasadnione gospodarczo wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, z wyłączeniem kosztów podanych w art. 16 ustawy, będą zatem stanowiły koszty uzyskania przychodów. Warunkiem jest istnienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztem a możliwością osiągnięcia przychodu.

Limity w PIT i VAT

Limity kwotowe zostały ustalone na potrzeby PIT i VAT. Według ustawy o PIT wręczenie prezentu osobie fizycznej jest przychodem obdarowanego. Wyjątkiem są upominki, które zostały przekazane w celach reklamowych, a ich jednorazowa wartość nie przekracza 200 zł (art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT). Przedsiębiorca ma również obowiązek naliczenia VAT w związku z nieodpłatnym przekazaniem prezentów o jednostkowej wartości przekraczającej 100 zł – jeśli prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie osoby, której prezent został przekazany. W przypadku braku ewidencji limit stanowi 10 zł. Należy przy tym pamiętać, że 100 zł to limit na jednego kontrahenta na cały rok (art. 7 ust. 4 ustawy o VAT).