Sporządzając kalkulację podatku dochodowego, należy pamiętać o niezbędnych korektach kosztów oraz przychodów o pozycje, które nie wchodzą do podstawy opodatkowania. Szerszej analizie z pewnością należy poddać wyłączenia dotyczące tych pozycji kosztowych, które opisane zostały w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są między innymi: koszty naliczonych, lecz niezapłaconych odsetek, niezrealizowane różnice kursowe, darowizny, koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań, kary umowne, wierzytelności odpisane jako przedawnione, a także koszty reprezentacji, które zostaną szczegółowiej opisane w dalszej części artykułu.
W realiach gospodarki wolnorynkowej, której fundamentem jest konkurencja między podmiotami funkcjonującymi w obrocie gospodarczym, z pewnością marka, rozpoznawalność oraz zaufanie klienta są bardzo istotnymi czynnikami wpływającymi na pozycję firmy na rynku. Obdarowywanie kontrahentów prezentami niewątpliwie przyczynia się do budowania pozytywnych relacji biznesowych i tym samym jest zachętą do dalszej współpracy, co finalnie przekłada się na przychody osiągane przez jednostkę. Wydaje się zatem, że tego rodzaju koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo powinny zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Okazuje się jednak, że klasyfikacja prezentów nie jest oczywista i jednoznaczna. Istnieje wiele warunków, które muszą zostać spełnione, aby koszt wręczanych upominków pomniejszył podstawę opodatkowania.
Pokazanie zasobności i profesjonalizmu
Aby lepiej zaprezentować problem upominków przekazywanych kontrahentom, należy odwołać się do art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Stanowi on, że „do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych". Ku utrapieniu podatników ustawa nie definiuje pojęcia „reprezentacja". Zgodnie z wypracowaną dotychczas wykładnią tego przepisu przyjmuje się, że kosztami reprezentacji są koszty, których celem jest stworzenie oraz utrwalenie pozytywnego wizerunku firmy poprzez pokazanie swojej zasobności i profesjonalizmu. Podkreśla się przy tym konieczność analizy całokształtu okoliczności konkretnej sprawy. Zatem podatnik, obdarowując kontrahenta, każdorazowo powinien przeanalizować cel oraz charakter takiego wydatku. Stanowisko to jest zgodne z wyrokiem NSA z 19 stycznia 2016 r. (II FSK 2657/13), według którego wydatki, które są działaniem neutralnym dla wizerunku firmy, nie stanowią kosztów reprezentacji.
Przy analizie charakteru kosztów wręczanych prezentów należy pamiętać, że o ile wydatków na reprezentację nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, o tyle koszty reklamy już tak. Istnieje jednak cienka granica między tymi dwoma pojęciami. Odróżnienie reprezentacji od reklamy budzi wiele wątpliwości i jest przedmiotem sporów podatników z organami podatkowymi.
Zachęta do nabycia towarów i usług
Pojęcie „reklama" możemy zdefiniować, korzystając z wykładni organów podatkowych, jako działania służące rozpowszechnianiu informacji o usługach i towarach, w celu zachęcenia do ich nabycia od konkretnego podmiotu. Według interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 8 lipca 2015 r. (IBPB-1-3/4510-55/15/MO) prezenty o niskiej wartości związane z prowadzoną przez firmę działalnością oraz mające na celu zachęcenie do zakupu oferowanych towarów i usług należy uznać za koszty uzyskania przychodów.