Dokumentacja ta ma zawsze jeden stały element – certyfikat rezydencji, którego celem jest udokumentowanie kraju rezydencji podatkowej kontrahenta.
Spełnienie tego wymogu w praktyce może się wiązać z problemami natury praktycznej. Zdarza się bowiem, że mimo iż zagraniczny kontrahent jest rezydentem podatkowym danego kraju, nie jest możliwe uzyskanie certyfikatu. W części przypadków wynika to z braku woli kontrahenta – globalni giganci w ramach swoich polityk po prostu nie dostarczają certyfikatów rezydencji klientom innym niż kluczowi – jednocześnie wymuszając w systemie płatności i umowach płatność należności bez poboru podatku. W takich bowiem przypadkach płatnik jest zobowiązany do ubruttowienia należności i odprowadzenia podatku u źródła ze swoich własnych środków.
