Przedsiębiorcy mogą obecnie dobrowolnie wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, ale w 2023 r. ma to być już obowiązek. Co to znaczy w praktyce?

Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To tylko jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji. Nadal można stosować faktury papierowe i „zwykłe” faktury elektroniczne, np. przesyłane pocztą elektroniczną w formacie PDF. Komisja Europejska przygotowała już jednak wstępną zgodę na postulowane przez Polskę obligatoryjne stosowanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Może to nastąpić od 1 kwietnia 2023 r., jednak pojawiły się nieoficjalnie informacje z Ministerstwa Finansów o przesunięciu tego terminu, być może na lipiec 2022 r.

Czytaj więcej

Faktura ze stawką ,,zw” w rejestrze zakupów VAT

Fakturowanie to bardzo ważny element biznesu, decydujący o prawidłowości rozliczeń z kontrahentami i z administracją skarbową. Dlatego wprowadzenie obligatoryjnego KSeF to dla przedsiębiorców rewolucyjna zmiana. Każda faktura będzie widoczna w systemie dla organów administracji skarbowej i nie będzie możliwości jej anulowania czy wycofania.

Kogo będzie dotyczyć ten obowiązek?

Nowy obowiązek będzie dotyczyć wszystkich podatników mających siedzibę w Polsce i zarejestrowanych na VAT. Obejmie nawet drobnych przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego ze względu na wartość sprzedaży poniżej 200 tys. zł. Z wstępnej decyzji Komisji Europejskiej wynika, że wymóg stosowania KSeF nie będzie dotyczył podmiotów zagranicznych, które są zarejestrowane w Polsce. Powstaje natomiast wątpliwość, co z polskimi oddziałami zagranicznych firm, np. oddziałami banków. Literalne brzmienie przepisów wskazuje, że oddziały nie zostaną objęte nowym wymogiem, jeśli firma nie ma siedziby w Polsce. Wydaje się jednak, że ta kwestia może jeszcze zostać doprecyzowana.

Jeśli zaś chodzi o zakres przedmiotowy, obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych dotyczyć będzie transakcji B2B, czyli sprzedaży dokonywanej przez przedsiębiorców na rzecz przedsiębiorców. Co ważne, obejmie to również sprzedaż na rzecz zagranicznych podatników niezarejestrowanych w Polsce, np. z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) czy eksportu. Wówczas polski podatnik będzie musiał wystawić tego typu fakturę w systemie KSeF, ale do odbiorcy prześle ją poza systemem, np. w formacie PDF. Podatnik będzie mógł też wygenerować link do tzw. anonimowego dostępu do faktury i wysłać go zagranicznemu kontrahentowi.

Co z fakturami dla osób fizycznych?

Także faktury na rzecz konsumentów trzeba będzie wystawiać w systemie. Powstaje duży problem praktyczny. Jeśli nabywca będzie chciał uzyskać fakturę na zakup towaru, będzie musiał poczekać w sklepie na jej odbiór lub uzgodnić inny sposób jej otrzymania.

Autopromocja
Subskrybuj nielimitowany dostęp do wiedzy

Unikalna oferta

Tylko 5,90 zł/miesiąc


WYBIERAM

Co się stanie, gdy faktura będzie z błędem?

System KSeF weryfikuje dwa elementy. Pierwszy to tzw. walidacja semantyczna, czyli zgodność faktury z wzorem schemy. Dokument zostanie sprawdzony pod względem technicznym, czy zawiera wszystkie wymagane elementy i czy te dane są prawidłowo wpisane. Drugi element to weryfikacja uprawnień osoby lub firmy. Należy podkreślić, że faktury nie będą weryfikowane pod względem rachunkowym ani merytorycznym. Na przykład system nie zweryfikuje, czy kwota VAT została obliczona prawidłowo. Nie sprawdzi też danych kontrahenta.

Jeśli weryfikacja przebiegnie pozytywnie, faktura otrzyma numer identyfikujący ją w systemie. Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, po przejściu pozytywnej weryfikacji, jest data jej przesłania przez wystawcę do KSeF. Faktura zostanie uznana za otrzymaną przez odbiorcę w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego. Jeśli walidacja przebiegnie negatywnie, faktura zostanie odrzucona. W obu przypadkach podatnik otrzyma Urzędowe Potwierdzenie Odbioru z informacją o tym, czy faktura została przyjęta czy odrzucona.

Jeśli system nie weryfikuje błędów rachunkowych, to jakie pomyłki decydują o odrzuceniu faktury?

Ogólnie chodzi o nieprawidłowości w samej strukturze e-faktury. Może to być np. nieprawidłowo wpisana data – miesiąc wpisany w miejscu dnia. Podatnicy będą też musieli zaznaczyć, czy dotyczy ich system VAT marża. Brak zaznaczenia – nawet jeśli ta procedura ich nie dotyczy – też zostanie uznany za błąd. Dokument może być też odrzucony z powodu wprowadzania do systemu przez osobę nieuprawnioną.

Co się dzieje w takiej sytuacji?

Jeśli faktura zostaje odrzucona przez KSeF, przyjmuje się, że nie została wystawiona. Takiemu dokumentowi nie zostanie przydzielony numer identyfikujący. Podatnik, po weryfikacji i wprowadzeniu poprawek, będzie musiał ponownie przesłać fakturę do KSeF. Warto dodać, że faktura z błędem rachunkowym zostanie przyjęta przez system, a podatnik będzie musiał wystawić korektę.

Co w przypadku, gdy jedna z wysyłanych zbiorczo faktur zawiera błąd?

Podatnicy bardzo często wystawiają faktury zbiorczo w tzw. paczkach. W przypadku tzw. wysyłki wsadowej wystarczy błąd w jednej fakturze, aby cała paczka została odrzucona. Problem w tym, że wystawca nie dowie o tym od razu. Z informacji przekazanych przez Ministerstwo Finansów wynika, że proces weryfikacji plików wsadowych może potrwać od kilku dni do nawet dwóch tygodni. To bardzo niekorzystna sytuacja. Może się okazać, że firma przesyła paczkę faktur do KSeF np. w poniedziałek, a w piątek dowie się, że wszystkie zostały odrzucone i muszą być ponownie wystawione.

Jakie będzie miało to konsekwencje w praktyce?

Fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonanie usługi. Jeśli podatnik prześle paczkę faktur do KSeF ostatniego dnia, może się okazać, że nie dotrzyma terminu. Przy ponownej wysyłce faktur należy zmienić daty oraz – jeśli zostały wystawione w walucie obcej – ponownie przeliczyć kwoty według właściwego kursu NBP. Dodatkowo może to naruszać postanowienia umowne dotyczące terminu wystawienia i zapłaty faktury.

Czy podatnik dowie się, na czym polega błąd?

Z zapowiedzi Ministerstwa Finansów wynika, że nie. System nie będzie wskazywać, na czym polega błąd. Podatnicy powinni zastanowić się nad własnym systemem weryfikacji. Należy jednak zaapelować do resortu finansów, by rozważył wprowadzenie takiej informacji.

A jeśli np. podatnik pomyli odbiorcę?

Wystawiona w KSeF faktura nie może być wycofana ani anulowana. Jedyny sposób jej poprawienia to wystawienie faktury korygującej. Ministerstwo Finansów ostrzega też przed ryzykiem podwójnego fakturowania, gdy przedsiębiorca wysyła ten sam dokument ze swojego systemu i jednocześnie z KSeF. Należy też zwrócić uwagę na brak możliwości wysyłania załączników w systemie KSeF. Nie będzie można np. dołączyć specyfikacji rozliczenia prac.

A jakie są zalety systemu?

Docelowo KSeF faktycznie uprości obieg faktur i zautomatyzuje proces ich wystawiania. Wszystkie dokumenty będą miały taką samą formę. Dużo łatwiej będzie dzięki temu zautomatyzować firmowe procesy. Zaletą jest też bezpieczeństwo obrotu fakturowego. Każdy dokument pozostanie przez dziesięć lat w bazie danych MF, nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania duplikatów. Docelowo dane z KSeF mają umożliwić administracji skarbowej przygotować wstępne deklaracje dla podatników.

A zalety dla administracji skarbowej?

Wdrożenie obligatoryjnego KSeF to kolejny krok w kierunku uszczelnienia systemu podatkowego. Nowy system ma zmniejszyć liczbę kontroli, bo administracja skarbowa zyska bieżący dostęp do ogromnej bazy danych i będzie mogła analizować faktury tuż po ich wystawieniu przez podatnika. Takiej możliwości nie daje obecnie Jednolity Plik Kontrolny, który jest składany po zakończeniu miesiąca. Należy oczekiwać, że w efekcie kontrole będą dotyczyć podejrzenia nadużyć, a nie każdej sytuacji, gdy np. firma występuje o zwrot podatku.

Jak podatnicy mogą przygotować się do zmian?

Będzie to bardzo duże wyzwanie, do którego należy przygotować się wcześniej. Warto przystąpić do KSeF wcześniej, gdy jest on dobrowolny, np. w odniesieniu do części faktur, by przetestować działanie systemu.

Problem polega na tym, że nie znamy jeszcze przepisów, które będą regulować stosowanie obligatoryjnego KSeF. Również sama schema powinna zostać zmieniona. Zgodnie z zapowiedziami MF projekt zmian zostanie opublikowany przed wakacjami i zostanie poddany konsultacjom społecznym. Może więc zostać uchwalony jesienią. Mamy projekt zgody Komisji Europejskiej na wprowadzenie zmian od 1 kwietnia 2023 r. Wydaje się jednak, że jest to zbyt duże przedsięwzięcie, żeby zostawić przedsiębiorcom tylko pół roku na jego wdrożenie. Już teraz pojawiają się głosy, że termin zostanie przesunięty na 1 lipca 2023 r., a być może jeszcze późniejszy.

Co można więc poradzić przedsiębiorcom?

Reforma wymaga zmian na kilku poziomach. Jeśli chodzi o kwestie techniczne, to należy odpowiedzieć na pytanie, czy możliwe są zmiany we własnych systemach firmowych, czy korzystniejsze będzie zastosowanie zewnętrznej nakładki. Wymagane są też zmiany w procedurach i umowach. Przedsiębiorcy powinni pomyśleć o zabezpieczeniu płatności w przypadku, gdy np. faktura zostanie odrzucona. Innym zagadnieniem jest obieg firmowych dokumentów i nadawanie uprawnień nowym pracownikom oraz odbieranie odchodzącym.

Dotychczas zachętą do korzystania z systemu jest szybszy zwrot VAT. Czy nadal tak będzie?

Zachęty obowiązują jedynie w okresie, gdy korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Skrócenie okresu zwrotu VAT z 60 do 40 dni to dość słaba zachęta. Ważniejszą zaletą dobrowolnego stosowania systemu jest prostsze rozliczanie faktur korygujących, bez stosowania skomplikowanych warunków dotyczących uzgodnień, wprowadzonych w pakiecie SLIM VAT. Zakładam, że to uproszczenie pozostanie w mocy w modelu obligatoryjnym.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF wszyscy będą musieli stosować nowe zasady w zakresie wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Nie będzie już więc wymagana zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych.

Czy można przewidzieć, jak będzie działał system w praktyce? Jakie jest ryzyko awarii?

Ministerstwo Finansów już teraz zapowiada, że będą przerwy techniczne. To oznacza, że przedsiębiorcy nie powinni pozostawiać wysyłania faktur na ostatnią chwilę, bo może się okazać, że dokument zostanie wystawiony nie 15. dnia miesiąca, ale już po północy, czyli kolejnego dnia.

Jeśli zaś chodzi o działania systemu, to jest to bardzo duże przedsięwzięcie. Ministerstwo Finansów zapowiada, że dziennie w KSeF wystawianych będzie 100 mln faktur, a miesięcznie – 2 mld. System musi więc być bardzo dobrze przygotowany.

Czy inne kraje stosują podobne rozwiązania?

W 2017 r. faktury ustrukturyzowane wdrożyły Włochy, w 2018 r. Hiszpania, a w 2019 r. Portugalia. Podobne plany mają też Francja i Niemcy. Z rozmów z włoskimi doradcami podatkowymi wynika, że to rozwiązanie sprawdza się bardzo dobrze. Jednak początki były bardzo trudne. Bardzo częste były błędy.

Czy po wdrożeniu KSeF podatnicy będą mogli odetchnąć? To już koniec zmian uszczelniających?

Raczej nie. Komisja Europejska zapowiada bowiem wprowadzenie systemu ujednoliconego do raportowania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Projekt takich zmian miałby się pojawiać w październiku. Byłby to kolejny obowiązek także dla polskich podatników.