To, co istotnego wynika z komentowanej interpretacji, to potwierdzenie przez organ podatkowy, że dla zastosowania 50-proc. kosztów uzyskania przychodów nie jest konieczna zmiana umów o pracę w celu uregulowania w nich kwestii związanych z rozporządzaniem majątkowymi prawami autorskimi na rzecz pracodawców.
Postanowienia dotyczące w szczególności wymogu wykonywania pracy twórczej przez pracownika, rozróżnienia czynności pracowniczych na mające charakter twórczy i pozostałe oraz czasu z tym związanego, a także odpowiedniego sposobu kalkulacji wynagrodzenia i rejestracji utworów, mogą zostać zawarte w odrębnym wewnętrznym dokumencie korporacyjnym pracodawcy.
Stworzenie takiego odrębnego dokumentu często jest wygodniejsze dla pracodawcy, w szczególności w przypadku rozbudowanych umów o pracę. Pracodawcy nie muszą bezpośrednio ingerować w treść tych umów, co - zwłaszcza w przypadku rozwiązań nieznanych dotychczas pracownikom - może budzić ich wątpliwości i pytania.
Organy podatkowe podkreślają w uzasadnieniach swoich interpretacji w zakresie 50-proc. kosztów stosowanych w przypadku umów o pracę, że aby koszty te mogły znaleźć zastosowanie, z treści umowy o pracę lub innego dokumentu powinno wynikać, że obowiązki ze stosunku pracy obejmują także działalność twórczą, a wyodrębniona część wynagrodzenia jest honorarium za przeniesienie praw autorskich do utworu (np. interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 25 lutego 2016 r., IBPB-2-1/4511-577/15/AD). Pozwala to więc na przyjęcie tezy, że dopuszczalne jest stosowanie 50-proc. kosztów uzyskania przychodów także w sytuacji, gdy umowa o pracę nie zawiera takich postanowień, natomiast są one uregulowane w innym dokumencie (takim jak np. instrukcja, o której mowa w komentowanej interpretacji), zaakceptowanym przez obie strony, tj. przez pracownika i pracodawcę. Takie rozwiązanie jest możliwe, ponieważ z przepisów podatkowych nie wynikają bezpośrednio jasno określone warunki formalne dotyczące stosowania 50-proc. kosztów. Komentowana interpretacja potwierdza tę tezę, jednak należy pamiętać, że kluczowa w zakresie bezpiecznego rozliczania 50-proc. kosztów w przypadku umów pracowniczych, będzie odpowiednia dokumentacja określająca – wewnętrznie – zasady wykorzystywania dzieł stworzonych przez pracowników spółek.
Współautorem komentarza jest Patrycja Zalasińska, menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego EY w Zespole People Advisory Services.