Czy Centralny Rejestr Faktur upowszechni e-faktury

Czasy, kiedy wystawianie faktur wymagało zużycia ton papieru, dawno minęły. Kolejne obszary biznesu przenoszą się do komputera, a księgowość nie tylko nie pozostaje w tyle, ale w niektórych obszarach wiedze prym w marszu ku nowoczesności. Wysłanie dokumentów na drugi koniec świata nie sprawia żadnego problemu. Nawet biurowi sąsiedzi przekazują sobie obecnie większość dokumentów za pomocą poczty elektronicznej.

W tak zmieniającej się rzeczywistości przeobrażeniu musiał ulec również charakter faktur. Najmłodsi księgowi nie pamiętają już czasów, kiedy wypisywało się je ręcznie, a przesyłanie skanów do kontrahentów nie jest już niczym nadzwyczajnym. Pierwsze e-faktury pojawiły się w chwili, kiedy dokumenty przygotowywane za pomocą programów komputerowych stały się możliwe do analizy przez komputer. Pod względem treści, e-faktura może się nie różnić od faktury tradycyjnej... W odróżnieniu od faktury tradycyjnej wymaga ona jednak akceptacji odbiorcy (choćby dorozumianej).

Automatyzacja procesu księgowego

Pojawienie się dokumentów elektronicznych zdjęło z księgowych część pracy. System księgowy lub system typu ERP automatycznie wczytuje dane z otrzymanej e-faktury, dzięki czemu możemy mówić o realnej automatyzacji części procesu księgowego.

Pomimo dużego ułatwienia, jakie daje wprowadzenie e-fakturowania, ten sposób nie został powszechnie przyjęty przez polskich podatników. Jak wynika z badań GUS, w 2015 r. tylko niespełna co szósty przedsiębiorca wystawiał ustrukturyzowane e-faktury (dane przytoczone za projektem założeń projektu ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych (RC7), wersja z 9 sierpnia 2016 r.). Być może wkrótce elektroniczne fakturowanie stanie się powszechnie. I to nie z powodu oddolnych potrzeb przedsiębiorców. E-fakturowanie połączone z centralnym gromadzeniem danych przez organy podatkowe to jeden z projektów, do którego powołana została spółka Aplikacje Krytyczne.

Zadania i misja

Spółka została powołana do budowy, rozbudowy i unowocześnienia systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przez administrację podatkową. Jednym z jej zadań jest stworzenie narzędzi analitycznych, które będą wykorzystywały dane z plików JPK oraz resortowych baz danych.

Jak wynika z wypowiedzi Ministerstwa Finansów, spółka ma się również zająć budową Centralnego Rejestru Faktur, w którym gromadzone będą dokumenty podlegające analizie. W założeniu mają do niego trafiać w czasie rzeczywistym lub zbliżonym do rzeczywistego dane z wszystkich wystawionych faktur. Rejestr ma być skonstruowany w taki sposób, aby dane były poddawane automatycznej i bieżącej kontroli. To z kolei ma skutkować szybszym wykrywaniem przestępstw związanych z wyłudzeniami VAT. W odpowiedzi na interpelację poselską, 5 grudnia 2016 r. resort finansów wskazał, że pierwsza wersja Centralnego Rejestru Faktur ma być gotowa z końcem czerwca 2017 r.

Bezpieczeństwo danych w CRF

Interesującym zagadnieniem jest dostęp pracowników spółki Aplikacje Krytyczne do danych podatników. W ustawie, która powołała ją do życia, nadano spółce prawo dostępu i przetwarzania danych osobowych, w tym danych stanowiących tajemnicę skarbową, bez konieczności uzyskiwania zgody organów podatkowych oraz osób, których te dane dotyczą.

Czy Centralny Rejestr Faktur upowszechni e-faktury

Dostęp do informacji jest bardzo szeroki, a status pracowników spółki różni się znacząco od statusu pracowników urzędów skarbowych czy Ministerstwa Finansów. Pracownicy organów podatkowych posiadają status funkcjonariuszy publicznych i są wprost zobowiązani do ochrony tajemnicy skarbowej. W odniesieniu do spółki Aplikacje Krytyczne, zagadnienie ochrony danych zostało określone za pomocą dość ogólnikowego stwierdzenia: do ochrony danych uzyskanych przez spółkę stanowiących tajemnice prawnie chronione stosuje się przepisy regulujące zasady ochrony tych tajemnic.

Warto się zastanowić, czy nie byłoby wskazane bardziej szczegółowo uregulować zasady dostępu do danych, np. poprzez ustanowienie wymogu składana przez jej pracowników stosownych oświadczeń, prowadzenia zapisów ich działań w rejestrze systemowym lub nałożenie na pracowników szczególnego reżimu odpowiedzialności.

Jak to działa w Unii Europejskiej

E-fakturowanie, centralne bazy do przechowywania faktur oraz kontrola w czasie rzeczywistym (lub zbliżonym od rzeczywistego) nie są odosobnionym pomysłem polskich władz skarbowych. Idea ta nie należy również do najnowszych. Już w 2010 r. Komisja Europejska rekomendowała w „Zielonej Księdze VAT" stworzenie rejestru faktur. Do wytycznych zastosowało się już kilka krajów europejskich, a ich doświadczenia mogą być inspiracją dla polskiego fiskusa podczas projektowania rejestru elektronicznych faktur.

Pionierem we wprowadzaniu centralnej bazy faktur była Portugalia. Rozwiązanie to funkcjonuje tam już od 2013 r. Podatnicy wystawiają faktury jedynie za pomocą certyfikowanego oprogramowania i w czasie rzeczywistym przesyłają na serwery administracji podatkowej ich elektroniczne kopie. Każda faktura jest oznaczona specjalnym kodem. Obowiązek dotyczy jednak tylko określonej kategorii podatników. System ten pozwala na bieżąco identyfikować nieprawidłowości, w tym monitorować tzw. znikającego podatnika.