Kradzież danych klientów może doprowadzić do utraty reputacji firmy. To jeden z argumentów, który przekonał fiskusa do wydania pozytywnej dla podatnika interpretacji w sprawie wydatków na zakup sejfu.
Wystąpił o nią przedsiębiorca działający w branży informatycznej. Głównie zajmuje się doradztwem i zarządzaniem projektami. Biuro ma w domu jednorodzinnym. Chce kupić sejf antywłamaniowy. Będzie w nim przechowywał laptopy, tablety, dyski z danymi, telefony, firmowe dokumenty i gotówkę.
Przedsiębiorca podkreśla, że dom, w którym ma biuro, nie jest jego własnością. Mogą więc pojawiać się w nim różne osoby, np. goście właścicieli. Dlatego obawia się o swoje rzeczy. Zaznacza, że przechowywane laptopy należą do klientów i są w nich poufne dane. Z umów zawieranych przez przedsiębiorcę wynika, że ma obowiązek zadbać o bezpieczeństwo danych klientów. Sejf ma uchronić firmowe rzeczy przed włamaniem i kradzieżą. Zabezpiecza też je przed pożarem.
Czy wydatki na zakup sejfu można zaliczyć do podatkowych kosztów? Przedsiębiorca twierdzi, że tak. Podkreśla, że w razie włamania do biura może dojść nie tylko do kradzieży samego sprzętu, ale także utraty danych klientów, a także ich know-how. Naraziłoby go to na odpowiedzialność cywilną, a także zaważyłoby na reputacji jego firmy. Informatyk dodał też, że wydatek będzie udokumentowany fakturą. Cena sejfu nie przekroczy 10 tys. zł, nie musi go więc amortyzować.
Czytaj więcej
W polityce rachunkowości jednostka powinna opisać system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Oczywiście system ten powinien istnieć nie tylko na papierze.
Co na to fiskus? Zgodził się na zaliczenie wydatków na sejf do kosztów uzyskania przychodów. Przypomniał jedynie o art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT, z którego wynika, że nie można rozliczać w firmie rzeczy, które służą do celów osobistych. Informatyk zaznaczał jednak we wniosku o interpretację, że sejf będzie wykorzystywany tylko na potrzeby działalności gospodarczej. Nie ma więc przeszkód do rozliczenia go w podatkowych kosztach (interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 listopada 2021 r., 0115-KDIT3.4011.804.021.2.JS).
Podstawa prawna:
- art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 1128 ze zm.)
