Kradzież danych klientów może doprowadzić do utraty reputacji firmy. To jeden z argumentów, który przekonał fiskusa do wydania pozytywnej dla podatnika interpretacji w sprawie wydatków na zakup sejfu.

Wystąpił o nią przedsiębiorca działający w branży informatycznej. Głównie zajmuje się doradztwem i zarządzaniem projektami. Biuro ma w domu jednorodzinnym. Chce kupić sejf antywłamaniowy. Będzie w nim przechowywał laptopy, tablety, dyski z danymi, telefony, firmowe dokumenty i gotówkę.

Przedsiębiorca podkreśla, że dom, w którym ma biuro, nie jest jego własnością. Mogą więc pojawiać się w nim różne osoby, np. goście właścicieli. Dlatego obawia się o swoje rzeczy. Zaznacza, że przechowywane laptopy należą do klientów i są w nich poufne dane. Z umów zawieranych przez przedsiębiorcę wynika, że ma obowiązek zadbać o bezpieczeństwo danych klientów. Sejf ma uchronić firmowe rzeczy przed włamaniem i kradzieżą. Zabezpiecza też je przed pożarem.

Czy wydatki na zakup sejfu można zaliczyć do podatkowych kosztów? Przedsiębiorca twierdzi, że tak. Podkreśla, że w razie włamania do biura może dojść nie tylko do kradzieży samego sprzętu, ale także utraty danych klientów, a także ich know-how. Naraziłoby go to na odpowiedzialność cywilną, a także zaważyłoby na reputacji jego firmy. Informatyk dodał też, że wydatek będzie udokumentowany fakturą. Cena sejfu nie przekroczy 10 tys. zł, nie musi go więc amortyzować.

Czytaj więcej

Jak chronić dane księgowe przed utratą lub nieupoważnionym dostępem

Co na to fiskus? Zgodził się na zaliczenie wydatków na sejf do kosztów uzyskania przychodów. Przypomniał jedynie o art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT, z którego wynika, że nie można rozliczać w firmie rzeczy, które służą do celów osobistych. Informatyk zaznaczał jednak we wniosku o interpretację, że sejf będzie wykorzystywany tylko na potrzeby działalności gospodarczej. Nie ma więc przeszkód do rozliczenia go w podatkowych kosztach (interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 listopada 2021 r., 0115-KDIT3.4011.804.021.2.JS).

Podstawa prawna:

- art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 1128 ze zm.)