Już od stycznia 2022 r. przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury przez platformę Ministerstwa Finansów – Krajowy System e-Faktur. W 2023 r. rozwiązanie to ma być obligatoryjne dla wszystkich. Jednak przejście na nowy system przyniesie im rewolucję. Ci, którzy chcą wdrożyć nowe rozwiązania w 2022 r., powinni rozpocząć przygotowania odpowiednio wcześnie.

Rozwiązanie dobrowolne

Na początku faktury ustrukturyzowane wystawione i udostępnione za pomocą KSeF będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Przedsiębiorcy nadal będą mogli wystawiać w 2022 r. faktury papierowe oraz występujące obecnie w obrocie gospodarczym faktury elektroniczne (np. przesyłane e-mailem).

Aby wystawiać nowe faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF, przedsiębiorca będzie musiał uzyskać zgodę odbiorcy. Wówczas za moment otrzymania faktury uznawany będzie moment nadania numeru takiej fakturze przez Krajowy System eFaktur. Moment jej wysłania będzie taki sam jak odbioru.

Co w przypadku, gdy klient nie wyrazi zgody? Przedsiębiorca może mimo to korzystać z KSeF i wystawiać faktury w systemie. Kontrahentowi jednak będzie przesyłał faktury w innej, uzgodnionej z nim formie, np. PDF.

Tyle że dokumenty wystawiane w formie XML będą nieczytelne dla odbiorcy. Ministerstwo Finansów zapowiada, że problem zostanie rozwiązany i stanie się możliwa wizualizacja faktur w PDF.

Należy także pamiętać, że system będzie weryfikował zgodność wystawionych dokumentów z wzorem przygotowanym przez MF. Gdy przedsiębiorca będzie wysyłać paczkę faktur i jedna z np. 100 faktur będzie błędna, system odrzuci całą paczkę. Nie sprawdzi ich natomiast pod względem rachunkowym czy merytorycznym (np. czy są wysyłane do właściwego odbiorcy). Wówczas konieczna będzie korekta, ponieważ KSeF nie przewiduje ich anulowania.

Czytaj więcej

Powstanie Krajowy System e-Faktur (KSeF) - rząd przyjął projekt zmian w VAT

Będą zachęty

Nowe przepisy przewidują też system zachęt. Podatnicy korzystający z KSeF zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur przez dziesięć lat. Zajmie się tym administracja podatkowa. Nie ma więc ryzyka zgubienia lub zniszczenia dokumentu.

Nowy system ma też zmniejszyć liczbę kontroli, ponieważ administracja zyska bieżący dostęp do danych z dokumentów sprzedaży.

Autopromocja
Subskrybuj nielimitowany dostęp do wiedzy

Unikalna oferta

Tylko 5,90 zł/miesiąc


WYBIERAM

Dużą zaletą będzie też szybszy zwrot VAT, w terminie 40 zamiast 60 dni. Skorzystają z niego podatnicy wystawiający w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Nie będzie takiej możliwości, jeśli część faktur będzie wystawiana w dotychczasowej formie.

Poza tym przedsiębiorca musi być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny dłużej niż 12 miesięcy. Wyklucza to nowe firmy.

Na razie przedsiębiorcy pytają o możliwość odliczenia VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej lub mailowej (PDF), które po zeskanowaniu zostaną zniszczone i będą przechowywane efektronicznie. Skarbówka potwierdza w najnowszej interpretacji (nr 0111-KDIB3-3.4012.473.2021.3.PJ), że można na ich podstawie odliczyć podatek.

Opinia dla „Rzeczpospolitej"
Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP

Z ostatnich wypowiedzi MF wynika, że stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe od II kwartału 2023 r. Warto jednak, by przedsiębiorcy rozpoczęli przygotowania i przystąpili do systemu wcześniej, na zasadzie testowej, co pozwoli im sprawdzić jego działanie. Mogą wystawiać w KSeF tylko część faktur. Jednak by skorzystać z preferencji, np. przyspieszonego zwrotu VAT, wszystkie faktury muszą być wystawiane w KSeF. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dużym wyzwaniem informatycznym i organizacyjnym. Konieczne jest dostosowanie firmowych systemów informatycznych, by mogły generować i odbierać faktury w formacie XML. Przedsiębiorcy muszą też opracować wiele wewnętrznych procedur, np. w zakresie weryfikacji faktury przed jej wysyłką do KSeF, czy dany dokument nie zawiera błędów merytorycznych, monitorowania odrzuconych faktur, zmian w umowach, obiegu dokumentów, różnych sposobów dostarczenia faktury do klienta (w KSeF i poza KSeF – w zależności od uzyskania zgody).