Z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wynika, że pracownik powinien dokonać rozliczenia kosztów podróży służbowej w ciągu 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Pracownik powinien dołączyć do rozliczenia (delegacji) rachunki, faktury lub bilety potwierdzające wydatki związane z podróżą służbową. Posiadanie wymienionych dokumentów nie dotyczy diet oraz kosztów objętych ryczałtem. Jeżeli pracownik nie może udokumentować poniesionych w trakcie podróży wydatków to składa pracodawcy pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.