Do końca 2006 r. za koszty uzyskania przychodów nie uznawało się kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25 proc. przychodów, chyba że reklama była prowadzona w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Jednocześnie wydatki na reprezentację i reklamę musiały spełniać ogólne warunki umożliwiające zaliczenie ich do kosztów podatkowych. Kosztami takimi były bowiem tylko koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem wymienionych wart. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop) i art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof).
Od 1 stycznia 2007 r. nie uznaje się za koszty podatkowe kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof). Wydatki na reklamę mogą być natomiast zaliczane do kosztów w całości i to niezależnie od tego, czy reklama ma charakter publiczny, czy niepubliczny.
Dodajmy, że zmieniła się też ogólna definicja kosztów uzyskania przychodów - są to bowiem koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 updop (art. 23 updof).
Ponieważ tylko wydatki, które nie mają charakteru reprezentacyjnego (a np. mają charakter reklamowy), mogą być zaliczone do kosztów przedsiębiorcy, pojawia się pytanie, co to jest reprezentacja i jak działania reprezentacyjne odróżnić od reklamy? Niestety, ustawodawca nie pokusił się o zdefiniowanie tych pojęć w ustawach o podatkach dochodowych. Posługują się nimi także inne dziedziny prawa, np. ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów, o przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Definicji tych nie można jednak zastosować bezpośrednio do przepisów podatkowych, gdyż są one niewyczerpujące i stworzone na potrzeby innych ustaw. Trzeba więc odwołać się do wykładni językowej (tak W. Nykiel, A. Mariański, "Komentarz do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych", ODDK, 2006, str. 421).
Zgodnie ze "Słownikiem języka polskiego" (PWN, Warszawa 1981) reprezentacja to "okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związana z zajmowanym stanowiskiem lub pozycją społeczną" (definicję tę cytują także organy podatkowe: m.in. Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 8 marca 2006 r., 1472/ROP 1/423-43/83/06/MG i Ministerstwo Finansów w piśmie z 17 lipca 1995 r., PO-4/AK-722702/95).
