Finansując wypoczynek z odpowiedniego źródła pozostającego do dyspozycji zakładu pracy, mamy szansę obdarować pracownika cennym profitem finansowym i jeszcze przy okazji „zaoszczędzić” na składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz na podatku dochodowym.

A źródeł, skąd można czerpać gotówkę dla celów zapewnienia wypoczynku personelowi, jest kilka: zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs), inny fundusz socjalno-bytowy czy środki obrotowe firmy.

Na taryfę ulgową fiskusa możemy liczyć nie tylko dotując relaks podwładnego, ale również jego bliskich, zleceniobiorców, byłych pracowników będących teraz emerytami lub rencistami oraz członków ich rodzin.

Oczywiście, nie jest to takie proste, że wypłacamy im pieniądze i kłopot z głowy. Trzeba się przy tym nieźle nagimnastykować, poznać zasady oskładkowania i opodatkowania takich świadczeń dodatkowych oraz ich rozliczenia na liście płac.

Nie obędzie się również bez wyszukiwania interpretacji organów podatkowych. A nie jest to łatwe, ponieważ mamy do czynienia nie tylko z wielością źródeł przychodów, ale również z różnorodnością obdarowanych. Przedstawiamy poniżej, jak to wygląda w praktyce.

Ze środków zfśs

Środki zfśs możemy wydatkować na dofinansowanie wypoczynku pracownika i jego bliskich. Pozwala na to wprost art. 2 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.; dalej ustawa o zfśs).

Najczęściej wsparcie to przybiera formę tzw. wczasów pod gruszą, gdy pokrywamy wydatki dokonane już przez podwładnych bądź refundujemy część ceny ich zorganizowanego odpoczynku, np. polskich lub zagranicznych wczasów, pobytu w gospodarstwie agroturystycznym, pensjonacie.

Niekiedy sami mamy własne ośrodki rekreacyjne, gdzie nasza załoga i jej rodzina spędzają urlop.

Autopromocja
CFO Strategy & Innovation Summit 2021

To już IV edycja kongresu dla liderów świata finansów

WEŹ UDZIAŁ

Przekazane pracownikowi finansowe wsparcie wypoczynkowe ze środków zfśs jest w całości wolne od składek, co potwierdza § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na  ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.; dalej rozporządzenie składkowe).

Podlega również zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, ale tylko do kwoty 380 zł rocznie na jednego pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych, DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm., dalej ustawa o PIT).

Jednak osobny przywilej podatkowy obejmuje pokryte z zfśs dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 lat zorganizowanego przez podmioty prowadzące w tym zakresie działalność gospodarczą w formie: wczasów, kolonii, zimowisk i obozów, w tym połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.

Od wskazanych dofinansowań przyznanych dzieciom podwładnego w ogóle nie pobieramy podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT).

Jeśli przyznajemy ze środków zfśs świadczenie z racji wakacji dla członka rodziny podwładnego, to jego równowartość stanowi i tak przychód zatrudnionego ze stosunku pracy, nawet jeśli uiszczamy je bezpośrednio żonie czy dziecku pracownika (indywidualne interpretacje dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 września 2010, IBPBII/1/415-590/10/HK, i z 3 grudnia 2008, IBPB2/415-1525/08/MK).

Przykład 1

Pan Jan, zatrudniony na pół etatu, dostał w styczniu 2011 bezzwrotną pomoc z zfśs zakładu pracy, w związku z tym że został okradziony, w wysokości 250 zł. W maju br. jego córka i żona pojechały na kilkudniową wycieczkę zorganizowaną przez firmę ze środków zfśs, a ich udział w wyjeździe dofinansowany w ten sposób wyniósł łącznie 370 zł.

Wsparcie, jakie otrzymał pracownik w styczniu, jest wolne zarówno od składek, jak i podatku dochodowego. Równowartość uczestnictwa rodziny w zakładowej wycieczce podlega natomiast całkowitemu zwolnieniu ze składek. Należy jednak odprowadzić z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od kwoty 240 zł, którą trzeba doliczyć do pozostałych dochodów pracownika uzyskanych w maju 2011.

Większość ulgi podatkowej z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT pan Jan wykorzystał bowiem w formie styczniowego wsparcia (380 zł ulgi – 250 zł dotacji socjalnej ze stycznia = 130 zł ulgi do wykorzystania w 2011 r.). Ulga ta przysługuje wyłącznie pracownikowi, a nie każdemu beneficjentowi. Znaczy to, że wszelkie świadczenia rzeczowe i materialne z zfśs przyznane jego rodzinie odpowiednio ją zmniejszają.

Z funduszu socjalno-bytowego

Pewne preferencje wchodzą również w grę, gdy dofinansowanie wypoczynku przekazujemy pracownikowi lub członkowi jego rodziny z funduszu socjalno-bytowego utworzonego na  podstawie układu zbiorowego pracy.

Pod warunkiem że nie prowadzimy zfśs – takie ograniczenie wynika z § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia składkowego.

Świadczenie wypoczynkowe dla zatrudnionego i/lub jego bliskich jest wolne od składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do poziomu nieprzekraczającego rocznie podstawowego odpisu socjalnego za zatrudnionego w normalnych warunkach, czyli w br. do kwoty 1093,93 zł (2917,14 zł x 37,5 proc.) na jednego pracownika.

Odprowadzamy od niego jednak zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wyjątek dotyczy dopłat do kolonii dzieci zatrudnionego wypłaconych zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a ustawy o PIT, bo te w ogóle nie podlegają w tym wypadku podatkowi dochodowemu.

Z pieniędzy firmowych

Relatywnie najbardziej kosztowne są świadczenia rekreacyjne, jakich udzielamy pracownikowi i/lub osobom mu bliskim z pieniędzy firmy. Musimy od nich odprowadzić zarówno składki, jak i podatek dochodowy.

Jedyna preferencja dotyczy dopłat do wypoczynku dzieci zorganizowanego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b ustawy o PIT. W tej sytuacji korzystają one ze zwolnienia z podatku dochodowego do kwoty 760 zł rocznie na jednego pracownika.

Gdzie wykazywać

Świadczenia finansowe przekazane zatrudnionemu i/lub członkowi jego rodziny stanowią przychód podwładnego ze stosunku pracy. Jeśli podlegają oskładkowaniu (ze środków obrotowych bądź z funduszu socjalno-bytowego powyżej limitu), doliczamy je do pozostałych przychodów pracownika z tego miesiąca i łącznie wykazujemy w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA.

Gdy są opodatkowane, zaliczkę na podatek dochodowy z tego tytułu przekazujemy urzędowi skarbowemu do 20 dnia następnego miesiąca po miesiącu ich wypłaty. W trakcie roku nie ujmujemy ich w żadnych dokumentach podatkowych.

Robimy to dopiero po zakończeniu roku, przekazując imienną informację PIT-11 pracownikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca jego zamieszkania do końca lutego kolejnego roku.

My, jako płatnicy, rozliczamy jeszcze zaliczki w zbiorczej deklaracji PIT-4R, którą dostarczamy do naszego urzędu skarbowego do końca stycznia następnego roku.

Przykład 2

Załóżmy, że w czerwcu 2011 spółka wypłaci pani Joannie, pracownicy:

- 1200 zł za tzw. wczasy pod gruszą ze środków zfśs (świadczenie w całości wolne od składek, a od podatku dochodowego do kwoty 380 zł rocznie na jednego pracownika),

- 950 zł za kolonie jej 15-letniej córki, zorganizowane przez profesjonalną firmę turystyczną, z funduszy obrotowych firmy, ponieważ limit środków zfśs przeznaczonych na ten cel został już wyczerpany (świadczenie w całości oskładkowane i wolne od podatku dochodowego do kwoty 760 zł rocznie na jednego pracownika).

W tym miesiącu kobieta dostanie 2950 zł wynagrodzenia za pracę. Przysługują jej zwykłe koszty uzyskania przychodów (111,25 zł), złożyła PIT-2, a w 2011 r. nie korzystała jeszcze z ulgi podatkowej określonej w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT - patrz tabela 1.

Tabela 1. Lista płac za czerwiec

Przychód

2950 zł wynagrodzenia za pracę + 1200 zł „wczasów pod gruszą” + 950 zł dopłaty do kolonii dziecka = 5100 zł

Składki na ubezpiecznie zdrowotne

pokrywane przez pracownika:
podstawa wymiaru 2950 zł + 950 zł = 3900 zł
składka emerytalna 3900 zł x 9,76 proc. = 380,64 zł
składki rentowe 3900 zł x 1,5 proc. = 58,50 zł
składka chorobowa 3900 zł x 2,45 proc. = 95,55 zł
razem 534,69 zł

pokrywane przez pracodawcę: 
podstawa wymiaru 2950 zł + 950 zł = 3900 zł
składka emerytalna 3900 zł x 9,76 proc. = 380,64 zł
składki rentowe 3900 zł x 4,5 proc. = 175,50 zł
składka wypadkowa (np. 2 proc.) 3900 zł x 2 proc. = 78 zł
składka na FP 3900 zł x 2,45 proc. = 95,55 zł
składka na FGŚP 3900 zł x 0,10 proc. = 3,90 zł
razem 733,59 zł

Składka  na ubezpieczenie zdrowotne

podstawa wymiaru 3900 zł – 534,69 = 3365,31 zł
pełna składka 3365,31 zł x 9 proc. = 302,88 zł
składka do odliczenia z podatku
3365,31 zł x 7,75 proc. = 260,81 zł

Podatek dochodowy

podstawa opodatkowania [3900 zł + (1200 zł – 380 zł ulgi) + (950 zł – 760 zł ulgi] – (534,69 zł + 111,25 zł) = (3900 + 820 zł + 190 zł) – 645,94 zł = 4264,06 zł, po zaokrągleniu 4264 zł
pełny podatek (4264 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 721,19 zł
zaliczka do urzędu skarbowego 721,19 zł – 260,81 zł = 460,38 zł, po zaokrągleniu 460 zł

Kwota do wypłaty

5100 zł – (534,69 zł + 302,88 zł + 460 zł) = 3802,43 zł

 

Tabela 2. Wypoczynkowe świadczenia dla zleceniobiorców i ich rodzin

Źródło finansowania

Zleceniobiorca

Członek rodziny zleceniobiorcy

zfśs

w całości wolne od składek

w całości wolne od składek jako przychód zleceniobiorcy z działalności wykonywanej osobiście

w pełni opodatkowane

w pełni opodatkowane jako przychód zleceniobiorcy z działalności wykonywanej osobiście
WYJĄTEK: dofinansowanie wypoczynku dziecka zleceniobiorcy do 18 lat zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a ustawy o PIT, które jest w całości wolne od podatku dochodowego

fundusz socjalno-bytowy

Wolne od składek do kwoty 1093,93 zł rocznie na jednego zleceniobiorcę

Wolne od składek jako przychód zleceniobiorcy z działalności wykonywanej osobiście do kwoty 1093,93 rocznie na jednego zleceniobiorcę

W pełni opodatkowane

w pełni opodatkowane jako przychód zleceniobiorcy z działalności wykonywanej osobiście
WYJĄTEK: dofinansowanie wypoczynku dziecka zleceniobiorcy do 18 lat
zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a ustawy o PIT, które jest w całości wolne od podatku dochodowego

środki obrotowe zamawiającego

W całości oskładkowane

w całości oskładkowane jako przychód zleceniobiorcy z działalności wykonywanej osobiście

w pełni opodatkowane

w pełni opodatkowane jako przychód zleceniobiorcy z działalności
wykonywanej osobiście
WYJĄTEK: dofinansowanie wypoczynku dziecka zleceniobiorcy do 18 lat zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b ustawy o PIT, które jest wolne od podatku dochodowego do kwoty 760 zł rocznie na jednego zleceniobiorcę

 

ZLECENIOBIORCA TEŻ MOŻE NALEŻEĆ DO KRĘGU OSÓB UPRAWNIONYCH DO UZYSKANIA POMOCY FINANSOWEJ

Osoba na umowie cywilnoprawnej zapłaci niższe składki od przyznanych jej świadczeń na cele wypoczynkowe. Nie uniknie jednak konieczności odprowadzenia podatku dochodowego

Od dziesięciu miesięcy firmy coraz hojniej oferują zleceniobiorcom różne profity z racji łączącej ich współpracy. Zielone światło dla tej szczodrości dał wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 16 lutego 2010 (P 16/09; DzU nr 31, poz. 167), w którym za niezgodne z konstytucją uznał pozbawienie zleceniobiorców prawa do  ubezpieczeniowych zwolnień wymienionych w rozporządzeniu składkowym.

Preferencyjne zasady

Zmienione w wyniku orzeczenia TK rozporządzenie składkowe obowiązuje już od 1 sierpnia 2010 (nowelizacja tego rozporządzenia z 9 lipca 2010; DzU nr 127, poz. 860).

Od tej daty przyznane takim zatrudnionym świadczenia wypoczynkowe korzystają niekiedy z ulg składkowych. Od finansowych profitów urlopowych udzielonych zleceniobiorcy ze środków zfśs w ogóle nie potrącamy składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, bez względu na ich wartość.

Oczywiście pod warunkiem że według obowiązującego w firmie regulaminu zfśs zleceniobiorcy figurują wśród osób uprawnionych do starań o pomoc z tego funduszu. Dotyczy to np. pokrywanych z tego źródła wczasów pod gruszą, udziału w wycieczce.

Wysokość ustawowego odpisu socjalnego za zatrudnionego w normalnych warunkach (w br. 1093,93 zł) wyznacza górny pułap ubezpieczeniowego zwolnienia przyznanych zleceniobiorcy świadczeń wypoczynkowych z  funduszu socjalno-bytowego ustanowionego na podstawie układu zbiorowego pracy.

Aby skorzystać z tej ulgi, muszą zaistnieć warunki:

- nie prowadzimy zfśs,

- regulamin gospodarowania funduszem socjalno-bytowym przewiduje tego typu dofinansowania wypoczynku zleceniobiorców.

Z fiskusem trzeba się podzielić

Nie unikniemy natomiast składek, jeśli podane dotacje dla zleceniobiorców pokryjemy ze środków obrotowych zakładu.

Zaliczkę trzeba natomiast uiścić od każdego takiego wsparcia udzielonego zleceniobiorcy, bez względu na źródło jego finansowania. Dlatego że zwolnienie podatkowe z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, odnoszące się m.in. do materialnych świadczeń z zfśs, jest adresowane wyłącznie do pracowników.

Wyjątkiem jest znowu dofinansowanie zorganizowanego wypoczynku dzieci zleceniobiorców do 18 lat na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT, które jest zwolnione od podatku dochodowego w granicach:

- bez względu na jego wysokość – jeśli uiściliśmy je z zfśs, innego funduszu socjalnego oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra,

- do kwoty 760 zł rocznie na jednego zleceniobiorcę – gdy jest z innego źródła, np. ze środków obrotowych zleceniodawcy.

Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT nie zostało bowiem zarezerwowane jedynie dla podwładnych.

Nie ma prawnych przeszkód, aby finansowe wsparcie wypoczynku trafiło do członków rodziny zleceniobiorcy, np. na koszt zfśs czy funduszu socjalno-bytowego.

Wsparcie dla rodziny

Musimy to jednak załatwić formalnie, dopisując w regulaminach tych funduszy osoby bliskie zleceniobiorcom do grona uprawnionych do ubiegania się o takie dopłaty.

Wakacyjne dotacje w części przypadającej na  członka rodziny zleceniobiorcy nie stanowią jednak przychodu obdarowanego z innych źródeł, lecz przychód zleceniobiorcy z działalności wykonywanej osobiście (indywidualna interpretacja ministra finansów z 23 listopada 2010, DD3/033/122/CRS/ 10/PK-620).

Podlegają więc oskładkowaniu i opodatkowaniu według opisanych zasad.

Przykład 3

Pan Tomasz, zleceniobiorca, zarabia 2950 zł miesięcznie. Ponadto w maju otrzymał od zleceniodawcy dopłaty:

- 1200 zł do tzw. wczasów pod gruszą ze środków zfśs (świadczenie wolne od składek, w pełni opodatkowane),

- 950 zł do kolonii swojego

17-letniego syna, zorganizowanych przez profesjonalną firmę turystyczną, z funduszy obrotowych firmy, bo limit środków zfśs przeznaczonych na ten cel został już wyczerpany (świadczenie w pełni oskładko-wane, wolne od podatku dochodowego do kwoty 760 zł rocznie na zleceniobiorcę).

Panu Tomaszowi przysługują koszty uzyskania w wysokości 20 proc. przychodu, nie składał wniosku o objęcie go ubezpieczeniem chorobowym ani o stosowanie do niego stawki podatkowej 32 proc. - patrz tabela 3.

Tabela 3.  Lista płac za maj

Przychód

2950 zł wynagrodzenia za pracę + 1200 zł „wczasów pod gruszą” + 950 zł dopłaty do kolonii dziecka = 5100 zł

Składki na ubezpiecznie zdrowotne

pokrywane przez pracownika:
podstawa wymiaru 2950 zł + 950 zł = 3900 zł
składka emerytalna 3900 zł x 9,76 proc. = 380,64 zł
składki rentowe 3900 zł x 1,5 proc. = 58,50 zł
składka chorobowa 0 zł
razem 439,14 zł

pokrywane przez pracodawcę: 
podstawa wymiaru 2950 zł + 950 zł = 3900 zł
składka emerytalna 3900 zł x 9,76 proc. = 380,64 zł
składki rentowe 3900 zł x 4,5 proc. = 175,50 zł
składka wypadkowa (np. 2 proc.) 3900 zł x 2 proc. = 78 zł
składka na FP 3900 zł x 2,45 proc. = 95,55 zł
składka na FGŚP 3900 zł x 0,10 proc. = 3,90 zł
razem 733,59 zł

Składka  na ubezpieczenie zdrowotne

podstawa wymiaru 3900 zł –439,14 = 3460,86 zł
pełna składka 3460,86 zł x 9 proc. = 311,48 zł
składka do odliczenia z podatku
3460,86 zł x 7,75 proc. = 268,22 zł

Podatek dochodowy

- podstawa opodatkowania [2950 zł + 1200 zł  + (950 zł – 760 zł)] – (439,14 zł + 932,17 zł) = (4150 zł + 190 zł) – 1371,31 zł = 2968,69 zł, po zaokrągleniu 2969 zł
- pełny podatek 2969 zł x 18 proc. = 534,42 zł
- podatek do odprowadzenia do urzędu skarbowego 534,42 zł – 268,22 zł = 266,20 zł,
- po zaokrągleniu 266 zł

Kwota do wypłaty

5100 zł – (439,14 zł + 311,48 zł + 266 zł) = 4083,38 zł

 

DLA BYŁYCH PODWŁADNYCH NA EMERYTURZE

Osobom, które kiedyś zatrudnialiśmy, możemy ufundować wczasy na preferencyjnych warunkach

Jeśli przebywają one teraz na emeryturach lub rentach, to od wypłaconych im świadczeń wypoczynkowych nie naliczamy podatku dochodowego do kwoty 2280 zł rocznie na jedną taką osobę (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT). Nie ma przy tym znaczenia źródło ich sfinansowania: zfśs, fundusz socjalno-bytowy czy środki obrotowe firmy.

Gdy dopłata do wczasów bądź innych form rekreacji byłych pracowników – emerytów lub rencistów – przekracza wskazany limit, od nadwyżki pobieramy zryczałtowany podatek dochodowy 10 proc. należności, bez pomniejszania jej o koszty uzyskania przychodu (art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT).

Zryczałtowany podatek dochodowy ustalony w tym trybie przekazujemy do urzędu skarbowego do 20 dnia następnego miesiąca po miesiącu wypłaty dofinansowania. Wykazujemy go w deklaracji rocznej o zryczałtowanym podatku dochodowym PIT-8AR.

O składkach w ogóle nie ma w tej sytuacji mowy, ponieważ nie są to przychody ze stosunku pracy i jako takie nie stanowią tytułu do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego.

Przykład 4

Firma przyznała 3000 zł dofinansowania wypoczynku pani Zofii, byłej pracownicy będącej teraz na rencie z tytułu niezdolności do pracy.

Od wartości tego świadczenia w ogóle nie potrąca składek. Pobiera natomiast zryczałtowany podatek dochodowy 10 proc. od kwoty 720 zł (3000 zł należności – 2280 zł ulgi).

720 zł x 10 proc. = 72 zł

Pani Zofia powinna dostać do ręki 2928 zł (3000 zł – 72 zł).

Dla najbliższych zmarłego podwładnego

Nie ma przeszkód, abyśmy wsparli finansowo wakacyjne plany osób bliskich zmarłych podwładnych albo emerytów lub rencistów. Wskazane dopłaty są wolne:

- od składek, bo nie przekazujemy ich zatrudnionym i jako takie nie stanowią tytułu do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,

- od podatku dochodowego, pod warunkiem że – przyznaliśmy je uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów, np. ustawy o zfśs, i– nie przewyższają kwoty 2280 zł rocznie na jednego obdarowanego.

Gdy przekraczają ten limit, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Płatnik nie pobiera jednak od nich zaliczek w trakcie roku, lecz po jego zakończeniu wystawia informacje o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych PIT-8C. Na ich podstawie obdarowany uwzględnia te wypłaty w swoim rocznym zeznaniu podatkowym.

Czytaj również:

Od dofinansowania wypoczynku rodziny pracownika niższe składki i podatki

Zobacz więcej:

» Podatek dochodowy » Dochody pracownika i zleceniobiorcy » Świadczenia dla pracowników » Wypoczynek pracowników

» Podatki i księgi » Podatek dochodowy » Dochody pracownika i zleceniobiorcy » Świadczenia dla pracowników » Świadczenia z zfśs » Wypoczynek

»Dochody pracownika i zleceniobiorcy » Umowa zlecenia i umowa o dzieło

» Kadry i płace » ZUS » Składki ZUS » Świadczenia dla pracowników