- Nasza firma często wysyła pracowników na kongresy i konferencje, krajowe i zagraniczne. Rezerwacje hotelowe zapewniające zakwaterowanie naszych pracowników w czasie tych imprez są zwykle dokonywane z dużym wyprzedzeniem. Z tego względu nie zawsze jesteśmy w stanie przewidzieć faktyczną liczbę pracowników uczestniczących w konferencji. Zdarza się także czasami, że konkretna osoba nie może uczestniczyć w takiej imprezie z przyczyn losowych. Czy opłaty za niewykorzystane rezerwacje mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów? Jeśli tak, to czy obowiązuje tutaj podatkowy limit noclegu ustalony dla danego kraju?
– pyta czytelniczka.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.
Przepis ten wskazuje na możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wszelkich wydatków poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, pod warunkiem że wydatki te nie zostały wyłączone z kosztów na mocy art. 16 ustawy o CIT. Przy określaniu, czy dany wydatek może być uznany za koszt, istotna jest jego celowość, tzn. konieczne jest, aby jego poniesienie było ukierunkowane na osiągnięcie przychodu.
Drugorzędne znaczenie ma przy tym to, czy wydatek ostatecznie doprowadzi do powstania przychodu. Ustawodawca, formułując taką regulację, położył nacisk na możliwość przypisania działaniom podatnika przymiotu celowości i zasadności, poprzez przyjęcie, że przychód, na którego osiągnięcie ukierunkowane są te działania, ma jedynie potencjalny charakter. Ponadto, powszechnie akceptowany jest pogląd, że nie jest konieczne, aby poniesiony wydatek można było powiązać z określonym przychodem w sposób bezpośredni.