Z pewnością, w celu zastosowania u pracownika 50-proc. kosztów autorskich, nie wystarczy samo jego oświadczenie w sprawie procentowego udziału pracy twórczej w ogólnym czasie pracy, która to proporcja ma wyznaczyć następnie odpowiednią wysokość przychodów ze stosunku pracy objętych kosztami autorskimi (zob. wyrok NSA z 7 marca 2019 r., II FSK 769/17).

Czytaj także: Wyższy limit 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu dla twórców

Ze względu na różne zasady organizacji pracy oraz brak uregulowań w ustawie o PIT określających sposób i rodzaj dokumentacji w zakresie uzyskiwanych przez pracowników przychodów z praw autorskich, nie można podać uniwersalnych zasad dokumentowania honorarium przyznanego pracownikowi za przeniesienie praw. Istotne jest jednak to, że pracodawca – jako płatnik PIT – może samodzielnie zdecydować o sposobie i formie wykazania przesłanek, od których ustawa o PIT uzależnia zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. W ramach takiej swobody, przyjmuje się, że zasady ustalania wynagrodzenia za pracę twórczą oraz za wykonywanie pozostałych obowiązków pracowniczych powinny wynikać z dokumentów regulujących stosunek pracy, tj. umowy o pracę lub wewnętrznych regulacji obowiązujących u danego pracodawcy.

Pracodawca powinien również prowadzić i posiadać ewidencję przekazanych przez danego pracownika utworów.

Organy podatkowe prezentują stanowisko, w myśl którego zastosowanie kosztów autorskich w ramach przychodów ze stosunku pracy wymaga również prowadzenia ewidencji czasu pracy o charakterze twórczym, która ich zdaniem pośrednio wskazuje na zasadność przyznania honorarium w określonej wysokości. NSA wyrokiem z 7 lutego 2019 r. (II FSK 422/17) uznał, że w kontekście kosztów, o których mowa w art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT, żaden przepis tej ustawy nie nakłada na pracodawcę (płatnika) obowiązku prowadzenia takiej ewidencji. Z wyroku wynika, że: „Pomimo wymogu rozróżnienia wynagrodzenia na część związaną z korzystaniem z praw autorskich związanych z eksploatacją dzieła oraz część związaną z wykonywaniem obowiązków pracowniczych (...) ustawodawca nie nałożył jednak obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika o charakterze twórczym. (...) wykazanie okoliczności uzyskania przychodu z tytułu korzystania przez twórcę z praw autorskich przede wszystkim wymaga wykazania faktu powstania konkretnego utworu, przeniesienia praw autorskich oraz wysokości wynagrodzenia uzyskanego z tego tytułu".

3 stycznia 2019 r. Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie internetowej projekt interpretacji ogólnej dotyczącej możliwości zastosowania 50-proc. kosztów uzyskania przychodu do części wynagrodzenia uzyskanego w ramach stosunku pracy. Interpretacja ta nie została jednak jeszcze wydana, choć mogłaby ona ułatwić w tych zasadniczych kwestiach stosowanie kosztów autorskich w ramach umowy o pracę.

Podstawa prawna:art. 22 ust. 2 i ust. 9 pkt 3, ust. 9b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1509 ze zm.)