Metoda kasowa czy memoriałowa

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w uproszczony sposób jest łatwiejsze i pozwala szybciej pomniejszyć przychody o poniesione koszty. Ale może powodować dysproporcje między zaliczkami a podatkiem na koniec roku.

Publikacja: 26.02.2015 01:00

Metoda kasowa czy memoriałowa

Foto: Fotorzepa/Michał Walczak

Zamierzam otworzyć działalność gospodarczą w zakresie handlu (sklep z komputerami). Słyszałem, że są dwa sposoby prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na czym one polegają i czym się różnią? – pyta czytelnik.

Czytelnik ma rację, że są dwa sposoby prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. A dokładniej są to nie tyle dwie metody prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ile dwie metody ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodu. Jest to zatem tzw.:

- metoda kasowa (uproszczona) wynikająca z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT,

- metoda memoriałowa wynikająca z art. 22 ust. 6 w zw. z ust. 5–5c ustawy o PIT.

Wybór metody należy do podatnika, z tym zastrzeżeniem, że wybraną metodę powinien stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 7 marca 2008 r., IBPB1/415-324/07/ZK).

Pozostałe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w szczególności zasady ewidencjonowania przychodów, prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, prowadzenia ewidencji wyposażenia, czy kart przychodów są takie same w obu metodach prowadzenia podatkowej księgi.

Prostsze rozwiązanie

Metoda kasowa (zwana też uproszczoną) polega na księgowaniu kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w momencie poniesienia wydatków, bez względu na to, kiedy uzyskane zostaną przychody bezpośrednio związane z tym kosztem, czyli według zasad zawartych w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT. Oznacza to, że wydatki są kosztem w dacie ich poniesienia bez względu na to, jakiego okresu dotyczą. W przypadku metody kasowej nie stosuje się art. 22 ust. 5–5c ustawy o PIT przewidzianych dla podatników prowadzących księgi przychodów i rozchodów metodą memoriałową (por. interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 kwietnia 2009 r., ITPB1/415-75/09/WM i interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 7 marca 2008 r., IBPB1/415-324/07/ZK).

Inna klasyfikacja

Metoda memoriałowa polega na tym, że koszty uzyskania przychodów dzieli się na:

- koszty bezpośrednio związane z przychodami – są one potrącane generalnie w dacie uzyskania odpowiadających im przychodów (zob. art. 22 ust. 5 i 5a ustawy o PIT) >patrz ramka,

- koszty pośrednio związane z przychodami – są one potrącane w dacie ich poniesienia; wyjątek stanowią koszty, które dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, które są potrącane proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (zob. art. 22 ust. 5c ustawy o PIT) >patrz ramka.

Koszty podatkowe ponoszone przez podmiot gospodarczy podlegają podziałowi na koszty bezpośrednie i pośrednie. Koszty bezpośrednie obejmują wydatki, które są ściśle (bezpośrednio) związane z danymi przychodami, jakie osiąga podmiot gospodarczy. Natomiast do kosztów pośrednich zalicza się wydatki, które nie mają bezpośredniego odzwierciedlenia w osiąganych przychodach, jednak warunkują ich uzyskanie. Należy przy tym zauważyć, że ustawodawca nie zdefiniował pojęcia kosztów bezpośrednio związanych z przychodami. W związku z tym podział kosztów na bezpośrednie i pośrednie każdorazowo wymaga indywidualnej oceny w warunkach konkretnego stanu faktycznego. Podział ten ma istotne znaczenie w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, tylko w przypadku wyboru metody memoriałowej (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 24 kwietnia 2012 r., IPPB1/415-150/12-2/ES).

Uwaga! Stosowanie metody memoriałowej przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest uzależnione od spełnienia warunków określonych w art. 22 ust. 6 ustawy o PIT. Stale w każdym roku podatkowym księgi muszą być prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 28 sierpnia 2014 r., IPPB1/415-629/14-2/IF).

Pod datą faktury

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących księgi przychodów i rozchodów metodą memoriałową uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Pomimo że z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT wynika, że odwołuje się on do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową, to w praktyce się przyjmuje, że przepis ten obowiązuje wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, bez względu na metodę jej prowadzenia (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 28 sierpnia 2014 r., IPPB1/415-629/14-2/IF; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 7 lipca 2014 r., IBPBI/1/415-466/14/AP; interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 4 czerwca 2012 r., IPTPB1/ 415-185/12-2/KSU).

Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 6 lutego 2009 r. (ITPB1/415-682/08/MR): „(...) Innej definicji dnia poniesienia kosztu uzyskania przychodów w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera. (...)".

Uwaga! W przypadku niektórych wydatków ustawodawca w sposób szczególny ustala moment poniesienia kosztu – niezależnie od sposobu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przykładowo wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników są kosztami uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi są one kosztem w dacie ich wypłaty, dokonania lub postawienia do dyspozycji, tak jak to ma miejsce w przypadku przychodów m.in. zleceniobiorców i wykonawców dzieł osiągających przychody z działalności wykonywanej osobiście.

Wybór przedsiębiorców

W praktyce zdecydowanie bardziej powszechną metodą prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest metoda kasowa. Jest:

- korzystniejsza, bo pozwala wcześniej ująć poniesione wydatki w kosztach uzyskania przychodów,

- łatwiejsza w prowadzeniu, ponieważ nie wymaga podziału kosztów na koszty pośrednio i bezpośrednio związane z przychodami.

Przykład

Pan Zbigniew rozpoczął działalność gospodarczą 1 grudnia 2014 r. W grudniu 2014 r. podatnik poniósł m.in. wydatki na:

- zakup środków czystości,

- ubezpieczenie lokalu handlowego za okres od 1 grudnia 2014 r. do 30 listopada 2015 r.,

- zakup towarów handlowych (dziesięć sztuk laptopów, z czego pięć sztuk sprzedał w grudniu 2014 r., kolejne pięć szt. w styczniu 2015 r., a pozostałe w lutym 2015 r.).

Do zaewidencjonowania był też odpis amortyzacyjny od lokalu handlowego (środek trwały przedsiębiorstwa) za grudzień 2014 r.

Wariant I

Podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona metodą kasową

Wszystkie te wydatki podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów już w grudniu 2014 r., tj. w dacie poniesienia tych wydatków.

Wariant II

Podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona metodą memoriałową

Wymienione koszty podatnik ujmie w następujący sposób:

- odpis amortyzacyjny od lokalu za grudzień 2014 r. potrąci w dacie poniesienia, tj. w grudniu 2014 r.,

- wydatki na zakup środków czystości – potrąci w dacie ich poniesienia, czyli również w grudniu 2014 r.,

- wydatki na zakup laptopów ujmie w kosztach w dacie uzyskania przychodów z ich sprzedaży, tj. odpowiednio: w grudniu 2014 r. – w stosunku do pięciu szt., w styczniu 2015 r. – pięciu szt. i w lutym 2015 r. – dziesięciu szt.,

- wydatki poniesione na ubezpieczenie lokalu – będzie potrącał proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą, tj. po 1/12 poniesionego wydatku w każdym miesiącu, począwszy od grudnia 2014 r., a skończywszy w listopadzie 2015 r.

Uwaga! Warunkiem zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodu odpisów amortyzacyjnych jest ujęcie lokalu handlowego w ewidencji środków trwałych – niezależnie od sposobu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Można zmienić

Ani przepisy ustawy o PIT, ani rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie formułują zakazu zmiany raz wybranej metody księgowania kosztów. Podatnik może zmienić metodę ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów stosowaną przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów wraz z rozpoczęciem nowego roku podatkowego (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 7 marca 2008 r., IBPB1/415-324/07/ZK; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 10 stycznia 2008 r., IBPB1/415-170/07/KB).

Autor jest doradcą podatkowym

Tak jak w księgach rachunkowych

- U podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem art. 22 ust. 5a i 5b ustawy o PIT (art. 22 ust. 5 ustawy o PIT).

Zgodnie z art. 22 ust. 5a ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

1) sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo

2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

– są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

- Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w art. 22 ust. 5a pkt 1 albo pkt 2 ustawy o PIT, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie (art. 22 ust. 5b ustawy o PIT).

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to są kosztami uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c ustawy o PIT).

Zamierzam otworzyć działalność gospodarczą w zakresie handlu (sklep z komputerami). Słyszałem, że są dwa sposoby prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na czym one polegają i czym się różnią? – pyta czytelnik.

Czytelnik ma rację, że są dwa sposoby prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. A dokładniej są to nie tyle dwie metody prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ile dwie metody ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodu. Jest to zatem tzw.:

Pozostało 95% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe