O utracie faktur i rachunków fiskus musi wiedzieć

W miejscowości, w której znajduje się zakład, miała miejsce gwałtowna burza. Zalana została część budynku administracyjnego, gdzie było biuro i wszystkie inne dokumenty związane z prowadzeniem działalności. Czy trzeba o takim zniszczeniu poinformować fiskusa? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 32 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) płatnicy i inkasenci mają obowiązek przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta.

Nałożony przez ustawodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji przez płatników i inkasentów ma istotne znaczenie, ponieważ podmioty te są odpowiedzialne za niewykonanie lub nienależyte wykonanie tych obowiązków, a więc m.in. za brak dokumentów związanych z pobraniem i wpłaceniem podatku. Żaden przepis prawa nie zwalnia podatników od obowiązku posiadania stosownych dokumentów, które są niezbędne dla rozliczenia podatku w przypadku ich utraty, i to niezależnie od przyczyny (wyrok WSA w Poznaniu z 11 maja 2010 r., I SA/Po 209/10).

Aż do przedawnienia

Decyzja o odpowiedzialności może zostać wydana do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania. Generalnie okres przedawnienia zobowiązań płatników i inkasentów wynosi pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin pobrania lub przekazania podatku przez płatnika czy inkasenta. Wyznaczony przez ustawodawcę długi, pięcioletni okres przechowywania dokumentów księgowych, powiązany z ustawowym okresem przedawnienia zobowiązań podatkowych, jest konsekwencją wprowadzenia jako zasady w przypadku większości podatków samoobliczenia zobowiązania. Ma bowiem umożliwić wsteczną kontrolę takiego rozliczenia na podstawie dokumentów posiadanych przez podatnika i jego kontrahentów (wyrok WSA w Gliwicach z 5 sierpnia 2010 r., III SA/Gl 597/10). Jeśli bowiem podatnicy muszą wylegitymować się dokumentem, np. fakturą, uprawniającym do skorzystania z odliczenia podatku naliczonego, to muszą go posiadać przez okres, w którym ich rozliczenia mogą podlegać weryfikacji (wyrok NSA w Warszawie z 2 kwietnia 2008 r., I FSK 1407/06).

Trzeba przekazać albo zniszczyć

Po upływie terminu przedawnienia zobowiązania płatnicy lub inkasenci mają obowiązek przekazania podatnikom dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. Przekazanie powinno nastąpić w takiej formie, która pozwala stwierdzić, że faktycznie nastąpiło przekazanie dokumentów, co to są za dokumenty, jakie jest miejsce i czas ich przekazania oraz kto uczestniczył w tej czynności.

Jeśli natomiast przekazanie dokumentacji nie jest możliwe, to dokumenty podlegają zniszczeniu. W takim przypadku płatnik lub inkasent powinien sporządzić protokół zniszczenia zawierający wszystkie niezbędne dane pozwalające na ustalenie, kto, gdzie, kiedy i co zniszczył.

W razie likwidacji lub rozwiązania

Jeśli osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej zostaje zlikwidowana lub rozwiązana, to podmiot przeprowadzający taką likwidację lub rozwiązanie zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. Wykonanie tej czynności powinno nastąpić nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Podatników mogą dotknąć różne kataklizmy: powódź, pożar, katastrofa budowlana. Zawsze jednak w takiej sytuacji podatnicy muszą w jakiś sposób starać się odzyskać utracone dokumenty, związane z rozliczeniami podatkowymi.

Powódź lub pożar

W przypadku zdarzenia losowego, np. powodzi czy zalania, wskutek których zniszczeniu uległy dokumenty związane z poborem podatków od pracowników i inne dokumenty kadrowo-płacowe, płatnik powinien poformować o tym organ podatkowy, wskazując m.in. powód zniszczenia dokumentów i okres, jakiego to zniszczenie dotyczy. Przepisy nie wskazują terminu, w jakim takie zawiadomienie należy złożyć, jednak powinno to nastąpić niezwłocznie. Istotne jest bowiem, że kwestia zniszczenia – wskutek zdarzenia losowego – dokumentów może mieć znaczenie w przyszłości, np. w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej. Takie zawiadomienie leży w interesie podatnika, nie organu podatkowego.

Skutki utraty przez podatnika jego dokumentacji księgowej, kiedy nie podjął niezwłocznie działań w celu jej odtworzenia, nie mogą obciążać organów podatkowych (wyrok NSA w Warszawie z 18 lutego 2014 r., I FSK 247/13).

Konieczny jest protokół

W przypadku gdy dokumentacja mająca znaczenie dla rozliczeń podatkowych ulega zniszczeniu czy utraceniu, należy sporządzić protokół, który udokumentuje zniszczenie dokumentacji, a jednocześnie strony będzie informacją wskazującą, które dokumenty należy odtworzyć wszelkimi sposobami. W sytuacji utraty czy zniszczenia faktur VAT lub rachunków zakupowych podatnik może wystąpić do swoich dostawców o wystawienie duplikatów. W sytuacji utraty dokumentacji bankowej może się zwrócić do banku o wydanie duplikatów lub ponowne wydrukowanie wyciągów bankowych. Należy mieć na uwadze, że to na podatniku spoczywa ciężar dowodu, a nie na organie podatkowym w przypadku ewentualnej kontroli.