Rozdział 8 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) „Ochrona danych" zajmuje się problematyką przechowywania dokumentów księgowych. Artykuł 71 uor stanowi, że księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane także zbiorami, muszą być przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W zależności od rodzaju dokumentów okres ich przechowywania może wynosić od pięciu do 50 lat lub też może występować konieczność trwałego przechowywania. Określając obowiązek przechowywania firmowych dokumentów, poza ustawą o rachunkowości należy brać też pod uwagę inne akty prawne, mianowicie:

- ordynację podatkową,

- ustawy o podatku dochodowym,

- ustawę o VAT,

- ustawę o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,

- ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych,

- uchwałę nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jeżeli termin przechowywania dokumentów księgowych został uregulowany przez więcej niż jeden akt prawny, to należy przyjąć najdłuższy wynikający z nich termin. Oczywiście jednostka może na własne życzenie przechowywać dokumenty dłużej niż stanowią to przepisy prawa, na przykład jeśli wynika to z jej wewnętrznych potrzeb czy regulaminów.

Autopromocja
CFO Strategy & Innovation Summit 2021

To już IV edycja kongresu dla liderów świata finansów

WEŹ UDZIAŁ

Zgodnie z art. 73 uor dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Z takiego postępowania są wyłączone dokumenty dotyczące:

- przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,

- powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,

- znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

Jednak warunkiem stosowania takiej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, jeżeli inne przepisy nie stanowią inaczej.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób opisany powyżej.

Dokumenty mogą być przechowywane poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów.

Listy płac i deklaracje ZUS

Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, powinny być przechowywane przez pracodawcę przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Wynika to z art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 748 ze zm.).

Z kolei dokumenty przekazywane do ZUS: kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik powinien przechowywać przez pięć lat od momentu przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego, na podstawie art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r. poz. 121 ze zm.). Ten okres obowiązuje od 1 stycznia 2012 r. Natomiast w odniesieniu do powyższych dokumentów przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r. obowiązuje 10-letni okres przechowywania.

Na podstawie ordynacji

Podatnicy przechowują księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej – stosownie do art. 86 § 1 ordynacji podatkowej.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 ordynacji podatkowej). Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez pieć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany.

Autorka jest biegłym rewidentem

Kto trzyma zbiory po likwidacji firmy

Zgodnie z art. 76 uor zbiory jednostek, które:

1) zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej – przechowuje jednostka kontynuująca działalność;

2) zostały zlikwidowane – przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Ponadto dla jednostek zlikwidowanych mają zastosowanie pozostałe przepisy ustawy o rachunkowości i innych ustaw.