Jednolity Plik Kontrolny: przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania do e-kontroli

Nasza firma zatrudnia 50 pracowników. Wykorzystywana u nas infrastruktura i narzędzia IT są bardzo nowoczesne. Od lipca duże przedsiębiorstwa będą mogły stosować Jednolity Plik Kontrolny. My też byśmy chcieli, bo byłaby to dla nas oszczędność czasu i pieniędzy. Czy będzie to możliwe? Czy możemy „wejść" do systemu, skoro nie jest on dla nas na razie obowiązkowy? – pyta czytelnik.

Tak. Będzie to możliwe, ale nie obowiązkowe. Od 1 lipca 2016 r. rzeczywiście zacznie obowiązywać Jednolity Plik Kontrolny (dalej: JPK). To narzędzie, które ma usprawnić czynności kontrolne administracji skarbowej. Ta rewolucyjna zmiana będzie dotyczyć wszystkich przedsiębiorców prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. W pierwszej kolejności (od 1 lipca br.) obowiązkiem przekazywania danych w standardzie JPK zostaną objęte przedsiębiorstwa duże w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, czyli podatnicy zatrudniający średniorocznie co najmniej 250 pracowników lub których roczny obrót netto przekroczył równowartość 50 mln euro. W stosunku do małych i średnich przedsiębiorców wprowadzony został dwuletni okres przejściowy, w trakcie którego przekazywanie danych w formacie JPK będzie fakultatywne. W konsekwencji, jeśli mniejsze przedsiębiorstwo będzie chciało już w lipcu korzystać z JPK, bo tak jak w firmie czytelnika ma takie możliwości techniczne, to będzie mogło to robić.

JPK nie dotyczy przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi podatkowe w formie papierowej, a jedynie tych, którzy wykorzystują do tego programy komputerowe. Na tę chwilę nie ma przepisów nakładających na podatników obowiązek prowadzenia ksiąg w formie elektronicznej. Oznacza to, że przedsiębiorcy prowadzący księgi w formie papierowej są zwolnieni z przekazywania danych w standardzie JPK.

Siedem struktur

Jednolity Plik Kontrolny to ujednolicona postać elektroniczna ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, w której podatnicy oraz kontrahenci podatników będą zobowiązani przekazywać dane na żądanie organu podatkowego. Projekty omawianych struktur zostały opublikowane na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Określają one szczegółowy zakres i format danych, do których gromadzenia zobowiązany zostanie podatnik. Wśród zaprezentowanych przez resort projektów przeprowadzona została następująca klasyfikacja struktur:

- księgi rachunkowe,

- wyciąg bankowy,

Jak przygotować się do zmian

Rzeczpospolita

- magazyn,

- ewidencje zakupu i sprzedaży VAT,

- faktury VAT,

- podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz

- ewidencja przychodów.

Kłopotliwe systemy informatyczne

Jednolity Plik Kontrolny okazuje się być dużym wyzwaniem, nie tylko w zakresie księgowo-podatkowym, ale także w obszarze IT. Oprócz dostosowania procedur podatkowych do wymogów ustanowionych przez JPK firmy staną przed zadaniem wdrożenia nowych lub dostosowania obecnych systemów informatycznych, tak aby możliwe było generowanie danych w odpowiednim formacie wymaganym przez JPK. W tym celu należy oszacować różnice między wymaganymi strukturami danych a możliwościami raportowymi systemu księgowego. Jest to szczególnie istotne z perspektywy dużych firm korzystających z wielu systemów informatycznych, ponieważ konieczne stanie się ich zintegrowanie w celu uzyskania spójnych danych z zakresu wszystkich siedmiu struktur logicznych.

Obecnie nie wiadomo jeszcze, jakie będą szczegółowe zasady przekazywania danych, tj. czy możliwe będzie ich przesłanie w wiadomości e-mail, czy przekazanie będzie odbywać się za pomocą innych nośników danych. Kwestia ta zostanie uregulowana w rozporządzeniu ministra finansów. Zostanie w nim określony sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane. Sposób przesyłania ma zostać określony w taki sposób, aby uwzględnić potrzebę zapewnienia bez- pieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Ma być taniej i krócej

Celem wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego jest zmniejszenie kosztów wypełniania obowiązków podatkowych przez podatników oraz kontrahentów podatnika, zmniejszenie kosztów funkcjonowania administracji podatkowej, a także poprawa wyników kontroli. Korzyści z proponowanej zmiany to dostęp do danych w formacie łatwym do analizy, ułatwienie dla wewnętrznych i zewnętrznych audytorów, brak wydruków papierowych, szybsza kontrola, znaczny stopień automatyzacji.

Wprowadzone zmiany mogą się wydawać rewolucyjne z punktu widzenia przepisów krajowych. Warto jednak pamiętać, że wprowadzenie JPK jest zgodne z rekomendacją OECD, a zmiany w tym zakresie wprowadziło z powodzeniem już wiele państw Unii Europejskiej, m.in. Holandia, Austria, Portugalia, Słowenia, Estonia, Luksemburg. Jednolity Plik Kontrolny można więc traktować jako kolejny krok w stronę informatyzacji, a co za tym idzie, także automatyzacji administracji podatkowej w Polsce.

Po upływie siedmiu dni od zawiadomienia

Jeśli przedsiębiorcy wdrożą JPK, to powinni też pamiętać, że nadal będą ich obowiązywać regulacje dotyczące prowadzenia czynności kontrolnych przez urzędników fiskusa. Organy podatkowe muszą zatem zawiadomić kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jednak tu ważna uwaga: od 1 stycznia 2016 r. o zamiarze wszczęcia kontroli nie zostanie zawiadomiony przedsiębiorca, u którego przeprowadzana będzie kontrola o charakterze doraźnym, dotycząca sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej.