Do zwrotu nienależnie pobranej pensji stosuje się przepisy kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 409 k.c. wymóg wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony. Chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu. Przepis ten odpowiednio stosuje się także do stosunków pracy. Wynika to z art. 300 kodeksu pracy.

Zasadą jest więc, że jeśli pracownik zużyje lub utraci nienależnie otrzymane świadczenie, nie musi oddawać pieniędzy. Tak będzie, gdyby wydał nieprzysługujące mu wynagrodzenie, np. na konieczne opłaty, opał lub żywność.

W praktyce problematyczne jest zwłaszcza ustalenie, w jakich okolicznościach pracownik powinien był liczyć się ze zwrotem nienależnie wypłaconych mu pieniędzy. Ogólnie taka powinność dotyczy zarówno sytuacji, w której wzbogacony pracownik wiedział, że wypłata mu się nie należy, jak i takiej, w której był subiektywnie przekonany o tym, że mu się ona należy, chociaż na podstawie okoliczności sprawy powinien liczyć się ze zwrotem. Jeśli wiedział, że wypłacona kwota mu nie przysługuje lub mógł na podstawie obiektywnych okoliczności uzyskać taką wiedzę, powinien ją oddać.

Ścisła interpretacja

Według orzecznictwa sądowego zakresu powinności liczenia się ze zwrotem nie wolno jednak interpretować rozszerzająco, a wręcz przeciwnie – w stosunkach pracy należy go ograniczać. Ciężar dowodu faktów, na podstawie których twierdzi się, że pracownik powinien liczyć się z oddaniem korzyści, obciąża żądającego zwrotu pracodawcę. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 27 maja 1999 r. (I PKN 78/99).

Podobnie wypowiadał się SN w wyroku z 9 stycznia 2007 r. (II PK 138/06). Podkreślił, że pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem. Jego obowiązek liczenia się ze zwrotem ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia. Zatem wymóg oddania korzyści mógłby powstać tylko wtedy, gdyby można było podwładnemu przypisać złą wiarę w pobraniu nienależnego wynagrodzenia lub innego świadczenia wynikającego ze stosunku pracy. Analogicznie wskazał SN w wyroku z 8 czerwca 2010 r. (I PK 30/10).

Skoro pracownik nie zawinił ani nie przyczynił się w żaden sposób do wypłaty nienależnego mu składnika wynagrodzenia za pracę, to co do zasady nie musi liczyć się ze zwrotem takiej płatności ze stosunku pracy, choćby się mu nie należała. A to dlatego, że ma prawo swobodnie dysponować wypłaconą pensją, którą z reguły zużywa na własne potrzeby w taki sposób, że nie jest już wzbogacony. Orzecznictwo jest tu ugruntowane.

Przykład

Autopromocja
Nowość!

Trzy dostępy do treści rp.pl w ramach jednej prenumeraty

ZAMÓW TERAZ

Pani Anna otrzymywała wynagrodzenie określone stawką miesięczną oraz premię uznaniową od 10 do 30 proc. W lipcu i sierpniu 2012 r. dostała po 45 proc. premii. W październiku pracodawca wezwał ją do zwrotu 3000 zł. Podał, że tyle otrzymała nienależnie, gdyż księgowość omyłkowo wypłaciła jej zawyżone premie.

Gdy pracownica odmówiła twierdząc, że wydała te pieniądze na leczenie siebie i dziecka, szef wystąpił z pozwem do sądu, żądając od podwładnej 3000 zł. Sąd jednak oddalił jego powództwo.

Wskazał, że nie można przypisać pani Annie złej wiary w pobraniu tej części poborów, gdyż działała w zaufaniu do pracodawcy i pobierając to wynagrodzenie, nie miała świadomości, że jej ono nie przysługuje, a żądaną kwotę wydała w taki sposób, że nie jest już wzbogacona.

Ciężar dowodu

Jeśli pracodawca nie udowodni, że pracownik miał świadomość otrzymania nienależnej wypłaty, a ten wydał już otrzymane pieniądze, nie musi ich zwracać. W praktyce szef ma niewielkie szanse, aby odzyskać od podwładnego nienależne kwoty. Niewykluczone, że trudno też będzie wykazać, że pracownik miał świadomość, że wypłacone świadczenie mu nie przysługiwało.

Dotyczy to zwłaszcza takich sytuacji, gdy zatrudniony miał zmienne wynagrodzenie, np. powiązane z ilością wykonanej pracy (akordowe), liczbą godzin pracy (określone stawką godzinową) lub gdy w jego skład wchodziły zmienne premie. Większe szanse miałby szef wobec otrzymujących stałe miesięczne pobory.

Tu bowiem po otrzymaniu wyższego wynagrodzenia niż zwykle pracownik powinien mieć świadomość, że jest ono nienależne, chyba że była to nagroda lub premia uznaniowa. Przełożony może bowiem w każdym wypadku przyznać podwładnemu dodatkowe świadczenie. Zwracał na to uwagę SN w wyroku z 20 czerwca 2001 r. (I PKN 511/00).

Przypisanie pracownikowi powinności liczenia się ze zwrotem nienależnie pobranego wynagrodzenia za pracę musi uwzględniać, że zgodnie z art. 18 k.p. szef może indywidualnym aktem przyznać podwładnemu wynagrodzenie wyższe niż wynika z przepisów płacowych.

Aby zatem przypisać pracownikowi powinność liczenia się ze zwrotem, należy wykazać, że wiedział, iż pobiera świadczenie nienależne. A w każdym razie, że nie było podstaw faktycznych lub prawnych do tego, aby szef przyznał mu wyższe pobory niż wynikały z regulacji płacowych.

Przy ocenie stanu świadomości zatrudnionego co do otrzymania nienależnego świadczenia, istotne są też takie czynniki jak poziom wykształcenia tego pracownika, jego doświadczenie czy zajmowane stanowisko. Więcej bowiem można wymagać od tego, kto ma wyższe wykształcenie, długi staż pracy i zajmuje kierownicze stanowisko niż od młodego, szeregowego pracownika bez ukończonych studiów. Zawsze jednak jest to sprawa trudna dla szefa.

—Ryszard Sadlik sędzia Sądu Okręgowego w Kielcach