Podnoszenie kwalifikacji: kiedy szef sfinansuje naukę

Dokształcanie, na które zdecyduje się pracownik, może iść w różnych kierunkach – zarówno tych związanych z wykonywanym zawodem, jak i zupełnie innych, zgodnych z rzeczywistymi zainteresowaniami pracownika i jego dalszymi planami dotyczącymi zmiany pracy.

Czy pracodawca bezwarunkowo musi się zgodzić na uczestnictwo swojego pracownika w zajęciach, jako że ma obowiązek wspierać go w podnoszeniu kwalifikacji? Otóż nie.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych zostało zdefiniowane i doprecyzowane bardzo szczegółowo w Rozdziale III Kodeksu pracy, co było wynikiem wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 31 marca 2009 r. (K 28/08, OTK-A 2009, nr 3, poz. 28), w którym Trybunał uznał art. 103 kodeksu pracy za niezgodny z Konstytucją (DzU nr 78, poz. 483 ze zm.) ze względu na konieczność określenia zakresu oraz warunków ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych w drodze rozporządzenia. Tego rodzaju odesłanie, które w swojej konstrukcji było nieprawidłowe, nie mogło prowadzić do wydania zgodnego z Konstytucją aktu wykonawczego.

Wyrok TK wymógł na ustawodawcy konieczność zdefiniowania podnoszenia kwalifikacji oraz warunków, na jakich ma się ono odbywać bezpośrednio w kodeksie pracy.

Związek z pracą

Podnoszenie kwalifikacji zostało określone jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. Wiąże się ono bezpośrednio z kompetencjami wymaganymi do wykonywania pracy na danym stanowisku lub stanowisku, które z różnych przyczyn jest planowane do powierzenia pracownikowi np. w wyniku awansu pionowego, poziomego czy też planowanej zmiany profilu pracy.

Określenie kwalifikacji oraz wiedzy wymaganych dla danego rodzaju pracy lub na danym stanowisku, powinno być uregulowane wewnętrznymi procedurami firmy, w tym regulaminami i opisami stanowisk pracy – jeśli wymogi dotyczące danego charakteru pracy i kwalifikacji koniecznych do wykonywania zawodu nie zostały uregulowane przez prawo nadrzędne.

Zgoda szefa

Podnoszenie kwalifikacji integralnie związanych z wykonywaniem pracy może nastąpić z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. Jeżeśli te warunki zostaną spełnione, mamy do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji i płynącymi z niego profitami dla pracownika. Jeżeli zaś nabywanie wiedzy nie jest związane z pracą zawodową, trudno mówić o podnoszeniu kwalifikacji, nawet jeśli pracodawca – wychodząc naprzeciw potrzebom pracownika, ułatwia zatrudnionemu uczęszczanie na zajęcia.

Jeżeli jednak ambicje pracownika co do poszerzania wiedzy są spójne z obszarami pracy, pracodawca może przychylić się do jego wniosku i wspierać w pozyskiwaniu nowej wiedzy.

Zgoda może zostać wyrażona w różnej formie, zarówno ustnej, pisemnej, jak i jednoznacznej postawy aprobującej ambicje szkoleniowe etatowca. Warunkiem jest bezsprzeczna, wyrażona w sposób dostateczny, wola pracodawcy potwierdzająca jego akceptację na podjęcie kształcenia.

Ważna forma kształcenia

Doszkalanie zapewniające kodeksowe profity, musi przybrać formę zorganizowaną. Natomiast szkolenia, na które może skierować pracodawca uznając, że nowa wiedza jest podwładnym niezbędna, takiej formy nie wymagają.

Szkolenie organizowane przez pracodawcę może mieć strukturę zorganizowaną lub też formę nabywania nowej wiedzy i umiejętności pod okiem trenera bądź współpracownika.

Szkolenie, z którego inicjatywą wyszedł pracownik, oczekując partycypacji w kosztach lub skorzystania z uprawnień kodeksowych, musi przybrać formę zorganizowaną.

Wolne na naukę

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje przysługuje prawo do płatnego zwolnienia z pracy, umożliwiającego mu uczestnictwo w zajęciach, przygotowanie i przystąpienie do egzaminów. Poza płatnymi zwolnieniami z całości lub części dnia pracy, które przysługują w wymiarze wynikającym z programu obowiązkowych zajęć i czasu potrzebnego na punktualne przybycie na nie, pracownik ma prawo do pełnopłatnego urlopu szkoleniowego w wymiarze:

- 6 dni – na egzamin eksternistyczny,

- 6 dni – na egzamin maturalny,

- 6 dni – na egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe,

- 21 dni – w ostatnim roku studiów, na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlopu udziela się w dniach pracy pracownika w terminie przez niego wnioskowanym. Niekoniecznie muszą się one pokrywać z datami egzaminów. Zatrudniony może chcieć wykorzystać przysługujące wolne na przygotowanie się do egzaminu i przełożony nie może mu tego odmówić.

Pomoc materialna

Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia. Takie postanowienie art. 1033 k.p. wskazuje na dobrą wolę pracodawcy. O ile przysługujące wolne na czas nauki i egzaminów stanowi bezdyskusyjne uprawnienie ambitnego zatrudnionego, o tyle partycypacja firmy w kosztach nauczania to przywilej. Firma może dofinansowywać opłaty za czesne, przejazdy, zakwaterowanie czy podręczniki lub nawet pokryć te koszty w całości.

Wymóg dofinansowania byłby zbyt daleko idącym oczekiwaniem. Stąd k.p. pozwala na dofinansowanie nauki, ale nie zobowiązuje do tego pracodawcy. Gwarancja pełnopłatnego wolnego na zajęcia i urlopu szkoleniowego jest dla niego wystarczającym obciążeniem.

Umowa przy odpracowaniu

Umowa o dokształcanie określa wzajemne prawa i obowiązki stron związane z okresem nauki oraz po jej zakończeniu. Nie trzeba jej zawierać, jeśli pracodawca nie planuje zobowiązać pracownika do odpracowania kosztów poniesionych na dokształcanie.

Umowę lojalnościową trzeba zawrzeć na piśmie przed rozpoczęciem procesu podnoszenia kwalifikacji.

W umowie tej strony mogą zastrzec wzajemne prawa i obowiązki na czas edukacji oraz zobowiązanie pozostania w zatrudnieniu na okres maksymalnie 3 lat od momentu jej zakończenia.

Zapisy umowy nie mogą być mniej korzystne dla pracownika od uprawnień kodeksowych. Umowa może zatem obejmować rezygnację z finansowania nauki, ale nie może pozbawiać pracownika podstawowego prawa do pełnopłatnego wolnego na czas uczęszczania do szkoły czy urlopu szkoleniowego.

Odchodząc w trakcie trwania umowy lojalnościowej pracownik musi zwrócić koszty w stopniu proporcjonalnym, adekwatnym do okresu zatrudnienia lub pozostałego do wygaśnięcia tej umowy.

Co istotne, pracodawca może dochodzić swych roszczeń wyłącznie w zakresie kosztów poniesionych w formie dofinansowania. Odpracowanie i żądanie zwrotu nie dotyczy wynagrodzenia za czas urlopów szkoleniowych czy też czasu płatnego zwolnienia na uczestnictwo w zajęciach.

Zainteresowania bez znaczenia

Pracownikowi wyrażającemu chęć rozwoju osobistego, poszerzania wiedzy i umiejętności, które nie są pokrewne potrzebom pracodawcy, firma może pomóc w formie umożliwiania uczęszczania na zajęcia, ale zupełnie dobrowolnie i bezpłatnie. Może też udzielić w porozumieniu z pracownikiem czasu wolnego na zajęcia lub urlopu bezpłatnego, jednak w żaden sposób nie jest do tego zobowiązana.

Kiedy szef zażąda zwrotu dofinansowania nauki

Gama sytuacji, w których pracodawca może żądać od pracownika zwrotu kosztów, jest zamknięta i obejmuje przypadki gdy:

1) pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

2) pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie,

3) pracownik w okresie obowiązywania umowy rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy w wyniku mobbingu,

4) pracownik w okresie obowiązywania umowy rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 k.p. (brak przeniesienia do innej pracy, mimo wskazań lekarskich lub ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika), mimo braku przyczyn.